Una empresa puede gastar hasta cuatro semanas por año buscando información sin archivar. Además, más del 65% de los negocios pierde datos por la desorganización.
Estas estadísticas –publicadas por la Asociación Global de Empresas de Manejo de Información (PRISM, por sus siglas en inglés)– dan cuenta de una necesidad a la que cada vez más compañías ticas le están prestando atención.
El crecimiento de la industria de la custodia de archivos en el país así lo demuestra.
La gestión de registros en papel, registros híbridos, protección de datos vitales y la destrucción de documentos en caso necesario son parte de los servicios.
Esta dinámica llamó la atención de la multinacional estadounidense Retrievex, ya que hace casi un año escogió a nuestro país como la sede de su primera oficina en Latinoamérica.
Para hacerlo, invirtió $5 millones en la compra de la empresa costarricense Seguridoc, fundada en el 2002.
Ahora, Retrievex Costa Rica cuenta con más de 6.000 metros cuadrados en bodegas para gestionar documentos y reporta crecimiento de ventas de hasta un 25% anual.
Según José Fabio Garnier, gerente general de la compañía, cerca del 50% de sus 400 clientes proviene del sector financiero, mientras que un 20% se dedica al campo farmacéutico.
Las nuevas políticas de “Conozca a su cliente” dictadas para el sector bancario han sido parte del impulso vivido por esta industria.
Banco Popular, Pfizer, Universidad de Costa Rica, Procomer, Ministerio de Hacienda, Clínica Bíblica y Registro Nacional destacan entre los clientes de Retrievex.
El principal competidor de la multinacional en el país es Guardadocumentos, división del Grupo Mudanzas Mundiales.
Alejandro Chinchilla, director del negocio, indicó que desde ahí se atiende una cartera 500 empresas de los sectores bancario, gubernamental, industrial y de servicios.
Chinchilla añadió que Guardadocumentos maneja una capacidad de 510.000 cajas en instalaciones de más de 10.000 metros cuadrados.
Por su parte, Archivos Beeche S.A. –primera compañía dedicada a la custodia de datos físicos en el país– cuenta con 200 clientes (BAC Credomatic, Dipo, Walmart y Durman Esquivel, entre otros) y dos sedes ubicadas en Rohrmoser y Tibás.
De acuerdo con Marianela Beeche, vocera de la empresa, el espacio de las bodegas alcanza los 3.125 metros cuadrados, pero ahora se enfocan en ampliar su división digital.
Seguir creciendo
La llegada de Retrievex a Costa Rica es solo el primer paso de la expansión del conglomerado en la región.
José Fabio Garnier dijo que ya se sostienen conversaciones con organizaciones del sector en Panamá. La idea es adquirir operaciones ya existentes primero en Centroamérica y luego en el sur.
De hecho, en Costa Rica se podrían concretar otras compras de empresas competidoras antes de que finalice el primer trimestre.
Al respecto, EF consultó con Archivos Beeche y Guardadocumentos. La primera empresa evadió la pregunta y la segunda aceptó haber recibido cinco ofertas de compra en los últimos años, pero no ahondó en detalles.
Según Garnier, para tales efectos, Retrievex estará destinando cerca de $5 millones, con lo cual espera hacer crecer sus ventas en un 40%. Asimismo, la empresa se concentrará en atraer más clientes del Gobierno.
Información que es necesaria mantener en papel como expedientes de clientes, datos financieros de la compañía, pago de planillas, etc. son algunos documentos que se custodian.
Retrievex: Es una compañía estadounidense que, en octubre del 2012, fue adquirida por Access, la empresa norteamericana más grande de la industria. Ahora su plan es comprar más compañías en Costa Rica, Centro y Suramérica.
Archivos Beeche: Fundada en 1988, es la primer compañía del sector en el país. Ahora busca expandirse a nivel digital.
Guardadocumentos: Fundada en 1989, atiende a 510 clientes con sus 40 colaboradores.
Fuente Consulta a empresas.