A partir de enero del 2021, la Municipalidad de San José habilitará una Ventanilla Única de Inversión (VUI) para aquellas personas o empresas que quieran solicitar una patente comercial —y otros trámites para operar en el cantón central— de manera digital.
El “proyecto país” lanzado el 3 de diciembre, y liderado por la Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica (Procomer) con el apoyo del Ministerio de Comercio Exterior (Comex) y el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) tiene como meta simplificar, automatizar y centralizar los procesos y trámites asociados para que las empresas puedan iniciar operaciones de una manera más ágil y expedita.
Natalia Gamboa, directora de control urbano de la Municipalidad de San José, y Procomer explicaron a EF el paso a paso de cómo funciona este nuevo sistema, y los requisitos que se le piden a los usuarios para realizar la apertura de su empresa por medio de la web.
1. Módulo de registro: Lo primero que le pide el sistema al usuario es que se registre como persona física o jurídica. Los datos básicos que se tienen que colocar son: nombre completo, número de cédula, correo electrónico, y contraseña del usuario.
El sistema tiene una particularidad y es que está preparado para aquellas personas que aún no tengan firma digital y quieran solicitar la patente, los que ya la tienen pues solo la validan.
2. Una vez inscrito el usuario, el sistema le va a indicar los posibles trámites a realizar. Hay tres opciones: registrar una empresa ya existente en la VUI, ver las empresas que el usuario ya tiene registradas, y la apertura de una empresa desde cero, la cual es la que le permite al usuario obtener los diferentes requisitos para abrir una compañía en Costa Rica, sin la necesidad de presentarse físicamente a cada institución a hacer entrega de los documentos.
3. Al ingresar al proceso, se presenta un mapa de las etapas. Existe un botón de “ver requisitos previos”, donde se pueden consultar los documentos necesarios para realizar el proceso de la mejor manera.
ETAPA A
En esta primera etapa el usuario deberá completar los siguientes datos para el registro de la empresa: 1) información de la empresa, 2) ubicación del local y 3) actividad económica.
1.1 Identificación de la empresa: tipo de identificación, nombre completo, nombre comercial, empresa en zona franca (si fuese el caso).
1.2 Validaciones: son las certificaciones de estar al día con las diferentes instituciones involucradas.
1.3. Representantes legales de la empresa: se deberá seleccionar al menos uno.
1.4. Datos de contacto: teléfono/celular, correo principal, sitio web y apartado postal.
ETAPA B
1. Uso del suelo: es el primer requisito municipal para solicitar la patente. Aquí la persona necesitará digitar: el número de finca, el número de plano e indicar si está visado o no, detallar el área total, entre otros.
“Estamos pasando de un requisito del uso del suelo que teníamos a un plazo de 10 días hábiles, inclusive con una salvedad de que podría ampliarse hasta un mes, a que el proceso sea inmediato”, señaló Gamboa.
2. Permiso sanitario de funcionamiento del Ministerio de Salud en sus categorías A, B y C: preguntas al usuario y datos de la actividad económica a desarrollar como: número de empleados, hora de apertura y cierre del local, fecha de inicio de la operación, entre otros.
La actividad puede ser de riesgo alto, medio o bajo, es decir A, B o C. Si es de riesgo C, la autorización sale de manera automática. Si se trata de otros riesgos se va a requerir de un poco más de tiempo para que se le otorgue el permiso.
ETAPA C
1. Registro único tributario (RUT): “base de datos que contiene la información identificativa de contribuyentes, declarantes y responsables tributarios; así como de los deberes formales que les corresponde, de conformidad con las actividades económicas que realizan”, señala el Manual de Usuario de la VUI de Procomer.
2. Póliza de riesgos de trabajo del Instituto Nacional de Seguros (INS).
3. Patente: campos requeridos para realizar la solicitud de un certificado de patente comercial a través de la VUI.
4. Asociación de Compositores y Autores Musicales de Costa Rica (ACAM): solicitud de la licencia de Autorización de la Comunicación Pública extendida ACAM. Esta permite a los usuarios de la música utilizar el repertorio mundial debido a los convenios de representación recíproca con las distintas sociedades a nivel mundial, adscritas a la Confederación Internacional de Sociedades de Autores y Compositores (CISAC).
5. Inscripción patronal ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS).
“En esta plataforma se hizo como un orden de las cosas, y también se estandarizó el tipo de actividad para que así todas las instituciones hablaran el mismo lenguaje y el usuario no tuviera la oportunidad de cambiar durante el proceso algún dato”, explicó Gamboa.
ETAPA D
1. Documentos: aquí se encuentran las respectivas declaraciones juradas de los diversos trámites abarcados a lo largo del proceso. Al finalizar, se deben aceptar los términos y condiciones para ir al siguiente paso.
2. Pago: puede ser a través de transferencia bancaria (SINPE) o pago directo con tarjeta de crédito o débito.
3. Resumen de la solicitud: al usuario se le presentará un PDF con toda la información registrada a lo largo del procedimiento, y si da al botón “confirmar”, el envío completo del trámite será remitido a las entidades correspondientes.
Según explica Gamboa, una vez que sale el pago de la patente, el mismo usuario puede imprimir la resolución y comenzar a operar inmediatamente.
Y a los tres días de que sale la resolución, un inspector municipal realizará una visita al local que indicó el usuario para verificar de manera presencial que la persona o empresa registrada existe, que tienen una cédula y que la actividad económica pertinente es la que está operando.
Además, la municipalidad le lleva a la persona la declaración jurada para que la firme de manera física. Esto será un aviso para todas las instituciones que formaron parte de la autorización de esa actividad para comenzar a operar su patente.
“Lo que queremos con esta plataforma es que las personas no dejen de formalizarse y tengan la facilidad de hacerlo”, dijo Gamboa.
Aspectos importantes:
- Si la persona logra tener todos los datos “a mano”, es decir, los datos de todas las instituciones involucradas, el recorrido general se hace en 24 horas.
- Si la actividad que desea desarrollar el usuario se ubica en una zona residencial, se requiere de una inspección previa por parte de la municipalidad antes de poder imprimir la resolución. Todas las demás zonas, comerciales y mixtas, no requieren inspección previa.
Gamboa, además asegura que están trabajando en un chat en conjunto con Procomer por si el usuario tiene dudas de cómo funciona la plataforma o de un dato en particular.
“Es un proceso que va a llevar tiempo para prever movimientos en el sistema que tal vez aún no se tengan contemplados”, concluyó.