En el entorno competitivo que vivimos actualmente, uno de los factores que las empresas usan cada vez más como ventaja competitiva es el conocimiento.
Tanto las empresas jóvenes en sectores altamente dinámicos (tecnologías de información y comunicación, biotecnología, servicios, entre otros) como las de sectores tradicionales maduros (agropecuario, alimenticio, etc.) hacen cada vez más esfuerzos por crear, usar y compartir el conocimiento.
Precisamente la gestión del conocimiento es eso: ¿cómo puede hacer la empresa u organización para que las personas que trabajan en ella logren crear, usar y compartir el conocimiento? Esto debe verse desde una perspectiva estratégica que va más allá del uso de sistemas informáticos.
Uno de los autores más importante en la materia, el profesor Nonaka, propone que hay dos tipos de conocimientos en las empresas y organizaciones. Uno que es explícito, por ejemplo, el que está contenido en los documentos oficiales, manuales y procedimientos de las empresas. El otro es tácito y no está escrito, se halla en las mentes y prácticas de las personas.
Un ejemplo concreto: en un restaurante el conocimiento explícito está en las recetas y procedimientos que sigue el chef y sus colaboradores, pero el tácito es aquel “toque personal” que solo el chef sabe y que incluso si le pedimos que lo razone, explique o escriba quizá no sepa hacerlo.
Entonces, ¿qué podemos entonces hacer en nuestras organizaciones para gestionar adecuadamente el conocimiento? ¿Solo las empresas grandes pueden hacerlo?
Las cuatro dimensiones
Iniciemos respondiendo la segunda pregunta. Toda empresa sin importar su tamaño o sector puede gestionar su conocimiento.
Siguiendo a Alegre y otros autores, hay cuatro dimensiones claves en las cuales se puede administrar o gestionar el conocimiento en las empresas:
1) La forma mediante la cual se crea el conocimiento internamente. En este punto es muy importante la relación entre el conocimiento explícito y tácito.
Un primer punto es el nivel de formación de nuestros colaboradores. Por ello es importante contar con políticas para incentivar la formación y capacitación de las personas. Segundo, crear los espacios para la generación del conocimiento, por ejemplo reuniones para compartir información, resolver problemas concretos, conocer mejores prácticas o simplemente aprender de los errores o aciertos de las personas.
Igualmente importante es incentivar el trabajo en equipo dentro de las empresas, preferiblemente mezclando personas con diversos saberes y perspectivas.
2) La forma mediante la cual se integra conocimiento externo a la empresa. Es la capacidad de la empresa para relacionarse con el entorno externo y aprender de él.
Conocer sobre los competidores y sus mejores prácticas, relacionarse con otras empresas y crear conocimiento conjunto (vía alianzas, acuerdos o sencillamente relaciones informales). Asimismo hay sectores como el académico, gubernamental y bancario que son importantes de considerar para aprovechar el conocimiento que se puede adquirir de ellos, por ejemplo, vía programas de capacitaciones, asesorías y asistencia técnica, entre otros.
Una vez que la empresa logra todo ese flujo y tránsito de ideas y conocimiento, hay que plantearse cómo lo almacenamos y hacemos disponible a toda la organización.
3) La forma mediante la cual almacenamos el conocimiento y lo hacemos de fácil acceso. En este sentido, las tecnologías de información y comunicación son la mejor aliada.
Esto implica por un lado, quizá, contratar asesorías y paquetes computacionales específicos o utilizar opciones abiertas en Internet. Estamos hablando, en los términos más sencillos, desde repositorios, bases de datos, uso de espacios virtuales (Intranet, bibliotecas virtuales, foros, wikis, videoconferencias, etc.) hasta sistemas informáticos a la medida de las necesidades de la empresa.
4) Cómo la cultura organizacional refuerza lo anterior . Esto es conformar una cultura empresarial proclive y abierta a la comunicación entre todos los niveles y formaciones, que propicie el diálogo y debate. Que la comunicación sea franca y abierta, donde se aprenda de los errores, haya confianza entre jefes y subordinados, donde se fomente la cooperación, el aporte de ideas, el compromiso con el mejoramiento continuo. Que exista cierta tolerancia al riesgo y los errores que esto con lleva.
Con esta conjugación de factores podemos propiciar cada vez más empresas y organizaciones que gestionen su conocimiento y con ello incrementen su competitividad.