El jueves 12 de agosto el Centro de Convenciones de Costa Rica (CCCR) anunció que servirá como sede para que diversos gremios del entretenimiento reactiven sus eventos.
La información se dio conocer en el marco del tercer aniversario del Centro, donde se firmó un convenio con ocho agrupaciones de la industria de reuniones y eventos ―las cuales representan a más de 184 empresas― para favorecer su reactivación.
EF conversó con Juliana López, presidenta de Grupo Heroica ―operador del CCCR― para conocer con detalle la dinámica de funcionamiento del espacio durante esta crisis sanitaria, así como las nuevas estrategias que implementarán una vez que se reactiven los eventos en el país.
Con respecto a la transformación que ha experimentado la industria de reuniones a nivel global y por supuesto acá en Costa Rica, ¿cómo han afectado al Centro de Convenciones las restricciones de viaje, los cierres y las limitaciones al aforo?
Ha sido un proceso de adaptación rápida a la circunstancia que vivimos en cada momento. Desde que tuvimos que analizar y ajustar todo nuestros procedimientos para acoger las nuevas normas de bioseguridad ―que fue muy rápido y el Centro de Convenciones de Costa Rica realmente lo hizo muy rápido―; hasta empezar a trabajar con nuestros clientes para ver cómo hacemos viables sus eventos con los aforos que están permitidos; el cómo gestionamos con el Ministerio de Salud la tranquilidad de que nuestros protocolos están correctos y no ponen en riesgo a la población, porque finalmente es lo más importante.
Ha sido un reto no solo desde el punto de vista operativo, sino también desde el punto de vista de tecnología, de poder entender cuáles son las tendencias, cómo podemos ponernos nosotros a la altura de lo que nuestros clientes necesitan y sobre todo mucha comunicación con ellos.
Es cómo hacemos para poder dar esa viabilidad conjunta a los eventos. Los clientes están tan interesados en realizar sus eventos, como nosotros en recibirlos en el Centro de Convenciones.
¿Cómo se mantuvieron económicamente mientras todo estuvo detenido, y actualmente, aunque hay menos de restricciones se está lejos de volver a una “normalidad”?
Hicimos todo un plan de contingencia que nosotros llamamos un plan de hibernación. Fue hacer una reducción bien importante en materia de costos y gastos, pero desde la óptica de que no pusiéramos en riesgo el mantenimiento del edificio, sino que pudiéramos permanecer vigentes y activos en la mente de nuestros clientes y en contacto con ellos.
Ha sido el reto de todos los centros de convenciones del mundo realmente. Pasar esta etapa de una forma responsable con austeridad, pensando además pues que nos vamos a recuperar en un futuro cercano cuando nuevamente podamos tener una dinámica más ágil de eventos.
¿Cuáles fueron los objetivos que se propusieron en 2018 (año de su apertura) y que por motivos de pandemia no han podido alcanzar?
En 2018, nos propusimos ser un referente en Latinoamérica en materia de servicio, y lo logramos con creces. Nos fue tan bien en el 2019, que estamos ahí todavía capitalizando sobre ese año tan bonito de ejecución y del periodo del 2018. Es un objetivo estratégico que hemos logrado con creces y que nos va a permitir estar en el radar de todos esos clientes latinoamericanos tan pronto volvamos a tener eventos.
Nos habíamos propuesto tener un equipo humano supremamente capacitado, muy entrenado y también con estándares internacionales, y lo logramos también. Tenemos profesionales que tienen certificaciones internacionales y trabajamos activamente con ellos. Y en este 2021, realmente seguimos trabajando con nuestro equipo en formación para que estén listos.
Hablábamos de todo el tema de sostenibilidad y lo hemos logrado también. Tenemos nuestra bandera azul, todos nuestros protocolos para reciclaje muy en línea con lo que está sucediendo ahorita como tendencia, ya que Costa Rica ha sido un referente en el mundo en materia de sostenibilidad.
Si nos preguntas, los objetivos estratégicos que nos planteamos en 2018, los hemos encaminado muy bien. Obviamente, con los eventos de alguna manera ahorita no podemos hacer nada, se sale de nuestras posibilidades más que estar listos para arrancar tan pronto como se pueda.
¿Desde qué momento entró en juego la virtualidad para el Centro de Convenciones?
El mundo de los eventos hace rato venía con un tema digital ―no tan afianzado como el que obviamente vemos hoy― pero ya veníamos trabajando en eso. Nosotros tuvimos en Colombia el primer evento virtual que se llamó “Conversaciones productivas del sector construcción” el 26 de abril del 2020 con 5.000 inscritos. Entonces, prácticamente pasando la pandemia, nos tocó montarnos en ese barco de la digitalidad.
Costa Rica tuvo toda una plataforma ―y que hasta el sol de hoy la tiene vigente― para cursos y capacitaciones y otras versiones de conversaciones productivas. Yo creo que desde el momento cero en el que hubo la pandemia, inmediatamente comenzamos a trabajar en todo el tema digital.
Los estudios de televisión estuvieron listos prácticamente a uno o dos meses que habíamos arrancado la emergencia sanitaria. Ha sido un proceso inmediato.
¿Cuál es la estrategia a partir de ahora con los recursos actuales, con una vacunación más avanzada, un aforo mayor, un plan de inversión más libre?
Lo que tenemos que hacer ahorita de forma muy directa es seguir esa conversación con nuestros clientes para hacer viables sus eventos. Es compartir el riesgo, porque obviamente todos estamos nerviosos, de si yo concreto mi evento pero vuelve a salir una restricción ¿qué vamos a hacer?... Y lo que queremos es que nuestros clientes sepan que estamos con ellos dispuestos a compartir el riesgo entre todos, para poder sacar adelante los eventos.
Esa es la misión ahorita, una comunicación permanente con nuestros clientes que nos permita ir entre todos reactivando de manera responsable la realización de eventos.