A diferencia del turismo tradicional, el sector MICE (por las siglas en inglés de reuniones, incentivos, conferencias y exhibiciones) se enfrenta a una espera promedio de dos años entre el momento de la reserva y la celebración de las actividades. Esta realidad hace que los promotores de las actividades en Costa Rica se preparen para ver frutos a partir de 2023.
En diferentes foros desarrollados a partir de la reapertura de fronteras, los segmentos especializados del turismo MICE han compartido estrategias y expectativas para la reactivación. La actividad es una de las apuestas económicas recientes del país, tras la inauguración del Centro de Convenciones de Costa Rica, en abril de 2018. Los esfuerzos de posicionamiento desarrollados desde entonces han sido reconocidos (Vea: Buena reputación)
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Según datos del Boureau de Convenciones de Costa Rica, los esfuerzos de promoción hicieron que el país pasara de tener 12.700 congresistas anuales en 2018 a 21.105 congresistas anuales en 2019, un aumento de un 66%.
Pero el panorama ha cambiado tras la pandemia y el sector sabe que le espera trabajo continuo para recuperar el ritmo que traía: los compradores de nuevos eventos tienen parámetros distintos para evaluar y elegir, y la conducta cambiante en el consumo general también se refleja en la selección de sedes MICE. (Vea: Consideraciones)
Además, el país tiene el reto de reconquistar a quienes atendieron el llamado de posponer reservas en lugar de cancelarlas. Esta clientela, potencialmente cautiva, ahora también cuenta con la opción de desarrollar actividades virtuales, una estructura que se ha visto robustecida por la pandemia.
Dos eventos referentes del turismo MICE en el país son ejemplo de esta tendencia: la Buyers Trade Mision 2020 (misión de compradores), organizada por la Promotora de Comercio Exterior (Procomer) y la Expotur, liderada por la Asociación de Profesionales en Turismo (Acoprot) con el apoyo del Instituto Costarricense de Turismo (ICT).
En ambos casos, las organizaciones admiten que la virtualización de eventos llegó para quedarse. El desafío del sector MICE es que ahora, para justificar una actividad presencial, el destino debe aportar muchísimo más valor que antes.
Recuperar y ganar espacios
Las grandes reuniones y actividades regionales o globales tardarán en llegar. Durante el foro Rutas Estratégicas para la reactivación MICE, Alexandra Torres, representante de Latinoamérica y el Caribe en la Asociación de Congresos y Convenciones Internacionales (ICCA por sus siglas en inglés) proyectó que el 2020 cerrará con muchos espacios en blanco, incluso si se flexibilizan las condiciones actuales.
El sector espera a corto plazo eventos pequeños, locales y de carácter asociativo: que reúnen profesionales o actividades de un mismo tipo y que obtienen ganancias de sus actividades. Torres proyectó que reactivarán sus actividades canceladas este año, pero probablemente las programarán para 2021.
Luego seguirán las actividades sociales, educativas, militares y religiosas: exámenes, graduaciones y similares van a empezar a hacerse, pero con una migración hacia eventos híbridos.
Torres apuntó que es un buen momento para que los centros de convenciones y similares organicen sus propios eventos, aprovechando las fortalezas del país. Y a la hora de ir en busca de clientes potenciales, la recomendación es acercarse a los segmentos que recibieron impactos positivos de la coyuntura de la crisis,
“Hay segmentos en los que Costa Rica tiene fortaleza extraordinaria, como call centers, sostenibilidad, gobernanza, financieros, tecnología, marketplaces, juegos, plataformas, investigación médica y farmacéutica: son eventos que Costa Rica está en toda la posibilidad de liderar”, aseguró la especialista.
| Consideraciones |
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| Prioridades al acercarse a un cliente potencial: |
| -Generación de confianza: ¿Cómo hace un destino, venue, los profesionales de esta industria, para que el cliente y el asistente recuperen la confianza? Como pueden ayudarle al cliente a generar esa confianza en sus públicos meta. -Honestidad y transparencia: qué pueden esperar el cliente y qué no, cuán flexibles se puede ser con cancelaciones y cambios. -Flexibilidad: Discutir con los clientes en dónde está su mayor dolor y cómo seles puede ayudar. Sensibilidad en el cobro del suelo, porque ahora todo necesita áreas mucho más grandes. |
| Fuente: Alexandra Torres, ICCA Latinoamérica y el Caribe |
En el campo de los incentivos, que son los viajes otorgados como premio a colaboradores, ejecutivos o equipos destacados, los especialistas apuntan a que las compañías reprogramen, pues tienen un compromiso adquirido con sus colaboradores, y es difícil sustituir la experiencia de un viaje por otro tipo de compensación.
Mauricio Arévalo, presidenten para Centroamérica de la Sociedad para la excelencia en viajes de incentivos (SITE por sus siglas en inglés), aseguró que las cancelaciones recibidas en el 2020 son premios que la gente se ganó durante 2019 y ya se han comenzado a distribuir entre 2021 y 2022.
“Otro factor es que, normalmente, el corporativo que va a traer el grupo escoge el destino con dos años de anticipación, o al menos año y medio antes, porque a los futuros ganadores les tienen que presentar el concurso un año antes. Eso quiere decir que nosotros en este momento nos estamos abocando a los programas del 2023, 2024 y 2025. Debemos ampliar la visión”, advirtió Arévalo.
El desafío adicional es que los clientes corporativos variaron los indicadores con los que evalúan los destinos. Antes buscaba la relación entre el precio más bajo con la mayor cantidad de servicios. Ahora, privilegia el valor total: la calidad de la experiencia, el sentido, el propósito del viaje.
“Estamos refinando todo lo que estamos haciendo, porque ya no es la cantidad de elementos que le agregamos, sino el significado de cada una de estas cosas. Tenemos que hacernos expertos en ir reconociendo estas nuevas conductas”, aseguró Arévalo.
| Buena reputación |
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| El 16 de noviembre se dio a conocer que San José obtuvo el reconocimiento World Travel Awards 2020 como la ciudad líder de Centroamérica y México en destino de conferencias y reuniones. Esto confirmó la tendencia marcada en 2018, cuando Costa Rica ocupó el primer puesto en la lista de mercados emergentes para reuniones e incentivos del 2019 de la Global DMC Partners, la red global más grande de compañías de gestión de destinos. En 2020, además del reconocimiento a la ciudad, los World Travel Awards destacaron el trabajo del Centro de Conferencias Intercontinental, Costa Rica DMC y el Centro de Convenciones de Costa Rica. El país también recibió distinciones en otras áreas del turismo. El presidente del Bureau de Convenciones, Dennis Whitelaw, afirmó que estos reconocimientos son muestra del trabajo en alianzas público-privadas para posicionar a Costa Rica como un destino relevante para convenciones y reuniones. |
| Fuente: Bureau de Convenciones |
De virtual a híbrido
El sector de reuniones se ha encontrado con que las actividades virtuales también dan resultados y generan negocios, aunque sean más difíciles de cobrar.
Para referencia podemos consultar hechos recientes: Procomer desarrolló la edición 22° de la BTM en formato virtual. Durante tres semanas participaron 338 compradores de 45 países, sobrepasando la cantidad de compradores y países participantes en relación con la edición presencial del 2019, a la que asistieron 315 compradores de 40 países.
Se concretaron 2.344 citas de negocios, las cuales tuvieron una duración de 45 minutos, mientras en la edición presencial eran de 25 minutos.
Pedro Beirute Prada, gerente general de Procomer, afirmó que el modelo virtual permitió darle continuidad a la actividad generadora de negocios en medio de una coyuntura incierta, permitió espacios más amplios para las reuniones, más días de evento y mayor alcance, así como menos cancelaciones porque no implicó un viaje del comprador.
“Nuestros exportadores lograron tener acceso a 338 compradores de 45 países, muchos de los cuales no podrían haber visitado el país por los cierres de fronteras y cuarentenas causadas por la pandemia. Estamos convencidos que estos resultados son prometedores, tuvimos un total de 907 oportunidades de negocios por un monto de intenciones de negocios cercano a los $33 millones”, enfatizó Beirute.
Otro ejemplo es el de Expotur, la bolsa de comercialización turística más importante del país. Este año convocó cerca de 250 compradores internacionales, de 33 países diferentes, con 260 expositores locales, como tour operadores, hoteles, líneas aéreas y otros.
La actividad contó con una plataforma tecnológica que permitía mantener registro y trazabilidad en tiempo real de las citas de comercialización, acceso a seminarios y a oportunidades de networking. Además, representó una oportunidad para todas aquellas empresas locales que anteriormente no podían desplazarse al extranjero.
Pero el terreno virtual también presenta desafíos: la coordinación de horarios para citas en tiempo real, la posibilidad de hacer varias cosas a la vez que puede generar expectativas irreales y el riesgo de que la calidad de Internet esté por debajo de las necesidades, son algunas de las preocupaciones.
Beirute, de Procomer, aseguró que se puede mejorar el posicionamiento del país en actividades virtuales, mientras que Sylvia Sáurez, vicepresidenta de Acoprot abogó por experimentar con iniciativas híbridas.
“Estamos trabajando para que sea un evento híbrido, para de esta forma tener un mayor alcance con los mayoristas. Además, pensamos en que no podemos dejar de lado el avance de la tecnología y de que se mantenga este nuevo modelos de hacer negocios”, comentó Sáurez.
Irene Dobles, miembro del consejo asesor en Latinoamérica de la Asociación Mundial de Profesionales en Reuniones (MPI por sus siglas en inglés) señaló que el sector está en proceso de aprendizaje para aprender a adaptar la experiencia esperada, las activaciones y la participación de patrocinadores, además de encontrar vías para mantener la atención de los asistentes.
“Todo esto es un desafío, porque no tenemos una respuesta certera. Es un reto que haya rebrotes: estamos listos para comenzar a hacer eventos pequeños, pero un rebrote sería algo preocupante”, advirtió Dobles.
Los diferentes componentes del sector MICE están en proceso de reentrenamiento tecnológico, de flexibilidad y de negociación, para encontrar nuevas vías hacia la rentabilidad, y proteger el avance hecho por el país en los dos años previos a la pandemia.