Las autoridades y los mismos ciudadanos cada vez demandan más un uso eficiente de los recursos por parte de las instituciones públicas, semiautónomas y autónomas.
Esto ocurre no solo por la necesidad de percibir más orden en las finanzas del país sino también para responder a exigencias de organismos internacionales como la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE). Por esta razón, estas entidades deben trabajar por encontrar estrategias que les permitan maximizar sus recursos y ejecutar correctamente el presupuesto asignado.
Un grupo de instituciones nacionales ha venido implementando estándares mundiales y ha experimentado un aumento significativo en la eficiencia de sus operaciones.
Se trata de la Caja Costarricense de Seguro Social, el Instituto Nacional de Seguros, la Empresa de Servicios Públicos de Heredia, el Ministerio de Justicia y Paz, y el Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.
Esto es de gran beneficio pues han logrado ahorrar millones de colones evitando pérdidas de productos, cuentan con un inventario claro y al alcance, y pueden planificar adecuadamente los faltantes para evitar compras de más, entre otras cosas, gracias a una automatización en los procesos.
La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) es la primera institución que comenzó con la implementación de buenas prácticas logísticas bajo estándares y herramientas tecnológicas, con las que ha percibido un retorno de por lo menos ¢1.000 millones al año.
Para una institución que maneja miles de medicamentos y equipos médicos, entre otras cosas, se requiere no solamente un control eficiente del inventario sino también trazabilidad de los productos. De esto estaba consciente el Almacén General cuando decidió implementar los estándares.
Para la CCSS es especialmente importante contar con un proceso sistematizado debido a los grandes volúmenes de compra y el amplio número de proveedores, que, dicho sea de paso, deben contar con los mismos estándares.
De cara a los pacientes, se garantiza la disponibilidad y uso correcto de medicamentos y equipos médicos en general.
La Empresa de Servicios Públicos de Heredia (ESPH) es otro caso de éxito, pues han conseguido con la automatización una mejor disponibilidad de los materiales en inventario, lo que permite a las cuadrillas contar con lo necesario y en el tiempo oportuno para ofrecer un mejor servicio a los usuarios.
Al contar con un almacén que administra por lo menos 7.000 códigos (lo que equivale a productos) se requiere mantener un orden desde el momento en que ingresa. Con los estándares, los registros se hacen en forma inmediata evitando pérdida de información y ofreciendo una mayor visualización de la ubicación de los materiales.
La entidad se encamina a implementar otras herramientas que le permitan un mejor control del inventario, evitar faltantes y, sobre todo, compras innecesarias, en camino a maximizar los recursos disponibles.
En resumen, reducción en las pérdidas de inventarios, compras eficientes, transparencia, garantías de disponibilidad de productos e información de calidad pueden marcar la diferencia en la efectividad de las instituciones públicas, semiautónomas y autónomas.
Se trata incluso de promover con la automatización una cultura nacional consciente de la importancia de maximizar recursos gracias a herramientas tecnológicas y estándares mundiales.
Eso es lo que necesita el país para alcanzar el grado de desarrollo ideal y, sobre todo, como una muestra de respeto hacia todos sus ciudadanos.
El autor es director ejecutivo de la Asociación GS Uno Costa Rica.