Poseer una empresa pequeña, lo que llamamos pymes (en algunos países mypes) conlleva numerosos obstáculos que empresas de mayor tamaño no tienen. Si bien las pequeñas empresas son únicas en el sentido de que una o dos personas (dueños) pueden supervisar la mayoría de los departamentos, proyectos y objetivos diariamente, también puede ser muy exigente. Dejarlo todo a mano de los propietarios, puede tener un efecto negativo y generar un agotamiento a veces innecesario.
¿Cómo puede afectar el agotamiento a una pequeña empresa? El agotamiento tiene muchos impactos negativos, comenzando a menudo desde la cúpula directiva y extendiéndose a otros departamentos y sus empleados. La desorganización es un efecto claro. No cumplir con los plazos, tener demasiadas tareas pendientes y ser incapaz de concentrarse o establecer prioridades son todos síntomas del agotamiento, lo que finalmente resulta en no poder hacer el trabajo correctamente.
El agotamiento es mucho más que simplemente sentirse abrumado y exhausto. Puede ser costoso para la empresa.
Dos de las variables más visibles que generan agotamiento son las siguientes:
1. Falta de equilibrio entre trabajo y vida personal: No es tarea fácil separar la vida laboral y personal, especialmente en el mundo constantemente conectado de hoy. Es tan difícil que la mayoría de los dueños de empresa no pueden hacerlo cuando trabajan donde viven y viven donde trabajan. Este es uno de los principales ingredientes del agotamiento. Desconectar la vida laboral, incluso un día a la semana, es crucial para reiniciar y lograr sentirse mejor y más claro mentalmente. Igualmente se puede establecer una política para los empleados que ayude a definir mejor esta perspectiva y porque no hacerlo parte de esa “cultura” laboral deseable.
2. Objetivos poco claros: Los objetivos permiten tener un propósito y a menudo obligan a la empresa a organizarse. Es muy difícil llegar a algún lado sin la debida planificación y mucho menos sin objetivos organizacionales. Sin una clara idea de hacia dónde se camina (metas) se puede caer en la “rueda del hámster”, donde se corre mucho pero no se logra nada. Establecer objetivos, claros y bien definidos y a su vez comunicarlos a los demás colaboradores pueden crear una cultura de sentido y propósito para todos, incluyendo la vida personal de cada individuo.
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Igualmente se identifican las principales señales comunes de agotamiento para los dueños de empresas:
Facilidad para frustrarse: Cuando hay que luchar para constantemente mantenerse a flote, los eventos y sentimientos se manifiestan de muchas maneras diferentes, y una de ellas es tener poca paciencia. Cualquier decisión que haya que tomar provoca una reacción. La lógica comienza a desaparecer y la frustración se hace presente. Esta irritabilidad puede ser perjudicial para la reputación de quien cumple el papel de líder. El equipo resiente la tensión, las personas dejarán la comunicación a un lado, dejan de solicitar orientación y guía, causando un perjuicio enorme a la cultura laboral y sana que se necesita.
Disminución del rendimiento: la productividad disminuye considerablemente cuando el agotamiento se presenta en la empresa. Es muy poco probable que con malabarismos se pueda mantener todo a flote de manera efectiva; los plazos se pasan por alto y las tareas se completan con menos calidad. Los elementos se realizan solo para marcarlos como terminados, y el rendimiento en general se resiente. El cliente además se asusta y puede alejarse completamente por una mala gestión.
Agotamiento crónico: El agotamiento también se manifiesta como un estado constante en las personas. Se siente una gran presión a cada minuto. Emocionalmente el agotamiento mina las fuerzas, la creatividad y el buen ambiente que debe prevalecer. Peor aún, estos sentimientos comienzan a afectar a todos inclusive de manera física. Estar en un constante estado de cansancio, abrumados produce un sentido de apatía y mal humor que se refleja invariablemente ante la mirada de clientes y proveedores.
Dificultad para concentrarse: es muy probable que se administre en múltiples direcciones a la vez, sin objetivo claro. El llamado multitasking (hacer muchas cosas al mismo tiempo) puede evitar zonas de enfoque y concentración. En lugar de centrarse en una tarea prioritaria, siempre se está mirando muchas tareas, con premura y sin un análisis integral, mucho menos, estratégico.
Consejos para lidiar con el agotamiento como propietario de una pequeña empresa:
Encontrar el equilibrio entre trabajo y vida personal: incrementar la conversación con colegas, unirse a comunidades centradas en liderazgo, priorización del equilibrio entre trabajo y vida personal; hablar con mentores e iniciar un mayor enfoque en aspectos de la vida personal cada día.
Buscar apoyo adecuado: una buena iniciativa es unirse a comunidades con líderes afines, de empresas del mismo sector, o tamaño, cámara de negocios, asociaciones, clusters o bien entre familia y amigos personales. Es importante permitir que otras personas colaboren en este proceso de mejora para desahogar emociones y aceptar consejos.
Aprender a delegar: Por más que los líderes empresariales quieran supervisar y controlar tantas tareas como sea posible, se debe poder confiar en el equipo de trabajo. Delegar tareas y elementos que otros puedan manejar para así liberarse a fin de lograr mayor foco en aquellas tareas inminentemente a cargo de la jefatura. Permitir que otros se involucren les dará más responsabilidad y confianza en beneficio de la organización.
Automatizar procesos: solidificar procesos para aumentar la productividad y combatir el agotamiento. Se deben desarrollar una lista de elementos y tareas que puedan integrarse a procesos automatizados. Eliminar el peso de las tareas mundanas y necesarias en métodos que funcionen para la empresa.
Aprende a decir que no: hay que saber decidir si se tiene la capacidad de enfrentar una nueva tarea. Delegar es necesario o al menos poder decir que no es una prioridad o necesidad en ese momento. Mientras mejor se puedan definir las prioridades, más estratégico y significativo será el trabajo que realizar.
Programar momentos de descanso: aunque se pretenda ser “superhéroes”, se necesitan descansos. Deben tener prioridad, al igual que la planificación de las metas semanales, mensuales o trimestrales. Estos descansos deben también programarse, sea en forma de vacaciones o simplemente reservar espacios para otras actividades que satisfagan nuestras necesidades.
Es fácil dejarse llevar por las tensiones diarias de dirigir un negocio propio o bien liderar una empresa, pero es fundamental para nuestra salud y el bienestar de la empresa dar un paso atrás, hacer una revisión o alto, a fin de evitar el agotamiento. Se estima que, en Costa Rica, mas del 95% de las empresas son pequeñas y medianas empresas, y ese número va en significativo ascenso.
Miguel López A. es socio director de Recluta Talenthunter.