El trato, la vestimenta, la forma de saludar, la manera en que se escribe un correo electrónico y los gestos son elementos importantes a los que las empresas deben prestarles mucha atención, pues son parte de los factores que los consumidores toman en cuenta para decidir si establecen una relación con un negocio o, si ya son clientes, si la mantienen.
No se debe ver como un tema accesorio o superficial, todo lo contrario: estos aspectos representan la carta de presentación de una empresa.
Christy Marín Fonseca, experta en protocolo de la empresa Protocolocr.com, expresó que los colaboradores, lo quieran o no, son la imagen de la empresa, incluso fuera del trabajo.
“La gente los puede recordar en la calle, aunque estén haciendo compras el domingo en el supermercado. La gente va a decir: ‘mirá al muchacho de tal banco o de la agencia que me vendió el vehículo’. Tal vez no se acuerdan del nombre, pero sí recuerdan la cara. Por eso es importante cuidar la imagen en todo momento”, manifestó Marín.
Oria García-Ordás Barrera, directora de la Escuela Internacional de Protocolo y Marketing, manifestó que todos los trabajadores de la empresa –desde los puestos de menor rango hasta los de mando- deben cuidar su forma de desenvolverse.
“El protocolo y la etiqueta son importantes porque es el primer impacto que se tiene de la empresa. Por eso requiere que sea perfecto, porque es la imagen con la que se va a quedar la persona que te está viendo. Si la imagen es buena y tu forma de hablar es buena, lógicamente la imagen de tu empresa va a ser mejor", explicó la especialista en etiqueta y protocolo.
Entre tanto, Andrea Acosta Feoli, consultora de la empresa Uno Protocolo y Etiqueta Corporativa, recomendó a los negocios contar con códigos de vestimenta, así como con protocolos -para evitar situaciones inconvenientes- cuando sus empleados o directores van a asistir a un evento en el cual la empresa busca establecer contactos.
“Si vamos a competir por un puesto en una empresa o si es una pequeña empresa que se está lanzando al mercado por una licitación en condiciones iguales con otra, ¿qué puede marcar la diferencia? El trato que le vaya a dar la persona. Me voy a distinguir de la competencia y voy a tener pautas de qué comportamientos son correctos o apropiados e inapropiados”, dijo Acosta.
¿Cómo presentarse y actuar en un evento?
Si un empresario es invitado a una cena o a un cóctel en el que tendrá la posibilidad de establecer contactos, no debe olvidar que no está invitado a título personal, sino debido al cargo que ostenta dentro de la empresa.
“Es una invitación laboral, no es una invitación social. Por eso no puede ni comportarse ni vestir de una manera relajada, como lo haría a título personal”, advirtió Marín.
Generalmente, el anfitrión del evento es quien presenta a los invitados. Sin embargo, si no lo hace, dado a que es una actividad multitudinaria, el empresario se puede presentar a sí mismo. El momento de presentarse es ideal para entregar una tarjeta de presentación.
Una recomendación básica es que se deben evitar los besos, no importa el sexo de la persona a quien se salude.
“Decimos nuestro nombre y nuestro primer apellido si es un evento social. Siempre daremos la mano para presentarnos, pues a esa persona no sabemos si le gusta que le besen o el contacto físico. Si es un evento empresarial, diremos el nombre, el primer apellido y la empresa en la que trabajamos. También damos la mano, jamás besos”, dijo García-Ordás, de la Escuela Internacional de Protocolo y Marketing.
Cuando se está en eventos o en reuniones, se recomienda apagar el teléfono y, mientras se habla con alguien, no mandar mensajes ni revisar el celular. Esto es algo básico, de educación, pero dada la dependencia a la tecnología en algunas personas, a veces se incurre en ese error.
Si en el evento ofrecen licor, se debe consumir moderadamente, para evitar papelones. Además, evitar contar chistes y realizar preguntas personales.
Hay que recordar que se trata de un evento empresarial, cuyo objetivo es alcanzar clientes.
Vestimenta y maquillaje
Si se va a asistir a un evento formal en el que se va a tener contacto con clientes, Marín recomendó, en el caso de las mujeres, evitar escotes, trajes transparentes o muy cortos y zapatos de plataforma o que sean muy brillantes.
En cuanto al maquillaje, Marín dijo que, si es un evento de día, lo mejor es usar tonos tenues. Si se trata de un evento de noche, el maquillaje se puede cargar un poco más, pero sin exagerar. En cualquiera de los casos, Marín recomendó evitar usar tonos rojos, muy naranjas o fucsias, así como sombras negras.
Acosta, de Uno Protocolo y Etiqueta Corporativa, sugirió que si las mujeres deciden pintarse las uñas, ya sea que tengan una reunión o que vayan a una actividad especial, lo ideal es que estén bien pintadas, no deterioradas. Asimismo, si los pies no están bien arreglados, inclinarse por el uso de zapatos cerrados.
En el caso de los hombres, Marín, de Protocolocr.com, sugirió usar trajes negros, que tienden a ser los más elegantes, y si el evento es muy formal evitar el uso de corbatas con dibujos. Además, les recomendó usar zapatos con cordones y cerciorarse de que estén limpios.
Si se va a usar perfume evitar que sea muy fuerte y aplicárselo al menos una hora antes de la actividad, no minutos antes de llegar, dijo Marín.
Acosta enfatizó en que se debe ser muy formal. “Es mejor pecar por formal, que por informal”.
García-Ordás recomendó seguir los protocolos. Por ejemplo, si en la invitación se señala cómo debe ser la vestimenta, seguir estrictamente lo que se indica.
Cuide el lenguaje no verbal
Los gestos también dicen mucho de una persona. A veces cuesta controlarlos.
Las expertas recomendaron evitar gesticulaciones exageradas, evitar estar tocándose el cabello, no cruzar las piernas y no estar moviendo el pie, ya que eso puede proyectar una imagen de impaciencia o hasta de inseguridad.
Envío de un correo electrónico
Los correos que se envíen deben contar con un saludo (se recomienda usar la palabra don o doña o señor o señora), una despedida, y se debe cuidar escribir bien el nombre de la persona a la que se está dirigiendo, ya que escribirlo mal puede generar molestias. Si no se sabe cómo se escribe, investigar en Internet.
Marín recomendó –cuando se usa el correo de la empresa- no incluir citas religiosas ni pensamientos, pues se puede dar la imagen de que se quiere imponer una forma de pensar a otros.
Tampoco enviar los llamados “correos cadena”, ni usar emotiones o ilustraciones ni palabras que indiquen risas (como “ja, ja”). Siempre se debe mantener la formalidad.
García-Ordás aconsejó utilizar una firma al final del correo, que incluya todos los datos de la persona, su contacto, dirección y el logotipo de la empresa.
Además, indicó que es importante cuidar la ortografía, para lo cual lo ideal es utilizar el corrector ortográfico.
Tampoco se debe escribir en mayúsculas, pues se da la idea de que se está gritando.
Una buena tarjeta de presentación
La tarjeta de presentación debe ser sencilla, estar limpia, sin arrugar y se deben incluir todos los datos de la persona y del puesto que ostenta dentro de la empresa.
Se recomienda usar un tarjetero para evitar que estas se arruguen.
Es indispensable dar tarjetas de presentación cuando se está en el evento y, si al empresario le entregan una, corresponder con la entrega de la suya.