Tener control absoluto de los ingresos y egresos es fundamental para las compañías pues permite medir la liquidez. Si este proceso no se lleva a cabo de manera organizada, no se podría tener certeza de la cantidad de dinero con la que cuenta para solventar los gastos operativos.
Habitualmente, las compañías hacen un control manual, por ejemplo, del dinero que ha ingresado, del que está guardado en el banco y del que corresponde a los pagos a proveedores, lo que puede resultar muy lento. Sin embargo, hoy es posible agilizar este proceso. ¿Cómo? Con la utilización de sistemas de planificación de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning (ERP, por sus siglas en inglés). Estos permiten realizar diariamente la medición del flujo de caja. Para lograrlo, cada empleado de tesorería (operario) ingresa la información. Posteriormente, el tesorero o financiero (un superior) genera y revisa el informe de flujo de caja.
Cuentas claras. SAP Business One es uno de los ERP disponibles en Costa Rica. Su particularidad es que crea informes de flujo de caja, lo cual agiliza el proceso y permite tener un panorama claro de la liquidez de la empresa. Estos documentos pueden contener las tres divisiones de flujos de caja (operaciones, de inversión y de financiamiento), lo cual hace que sea posible saber con precisión cuál es el origen y el destino del dinero del negocio.
La generación de estos informes se puede realizar también comparando la información actual de la empresa con la de meses o períodos anteriores, lo cual, es de suma importancia para los gerentes financieros, pues les permite medir la administración del dinero.
SAP Business One también brinda la posibilidad de crear informes de flujo de caja proyectados. El gerente selecciona el horizonte de visualización de los datos (rango de fechas), y la forma de visualizarlos (diario, semanal o mensual). El sistema toma en cuenta los saldos de bancos para conformar un saldo inicial, filtra la fecha de vencimiento de todas las facturas de clientes (para determinar cuándo se debería recibir ese dinero) y considera el vencimiento de las facturas de proveedores para determinar cuándo se deberían hacer los pagos de las mismas.
De esta manera, la herramienta realiza una acumulación de los saldos para determinar si la empresa tiene la posibilidad de hacer frente a sus obligaciones. Además, SAP también permite programar o hacer las estimaciones correspondientes para estos análisis, tales como los pagos de planillas, los de impuestos o los ingresos.
"Con esta herramienta se puede generar el informe del flujo de caja de la compañía en el tiempo que se requiera (semanal, quincenal o mensual, por ejemplo). El informe es alimentado por los usuarios del sistema cada vez que realizan una transacción de entrada y salida de efectivo, mediante la asignación de partidas individuales de flujo de caja, en cada uno de los documentos que corresponden a cuentas contables relevantes para dicho control", explicó Rodolfo Mora, consultor de preventa de Software & Consulting Group (SCG), firma que distribuye esa herramienta en Costa Rica.
Lo anterior facilita la labor del Departamento Financiero, pues posteriormente solo hay que generar el informe y analizar la información.
Adicionalmente, SAP Business One crea informes proyectados que toman como base la información del sistema de la compañía. De hecho, la herramienta permite hacer informes comparativos, por ejemplo, de dos meses de diferentes años, o bien, de dos meses del mismo año.
Beneficios reales. "Considerando el alto volumen y complejidad operacional que emana de todas las áreas, el flujo de caja en SAP permite lograr ese control, algo que manualmente sería muy difícil y con un margen de error. El gerente financiero, aprovechando las ventajas de SAP, crea la estructura de flujo de caja acorde a la compañía, por lo general se hacen tres grupos (actividades de operación, actividades de inversión y actividades de financiación). Dentro de cada grupo se pueden abrir los subgrupos y partidas que se consideren necesarias, por ejemplo, en nuestro caso, ingresos alimentos y bebidas, pago de proveedores, energéticos y, dentro de este mismo, el pago de electricidad y de diesel", aseguró Alfredo Ruiz, gerente financiero del Costa Rica Country Club, firma que utiliza SAP.
Ruiz agregó que, para garantizar que cada registro o asiento contable quede asociado a una partida, se hace obligatorio a nivel de sistema, de modo que se tenga –en tiempo real– un reporte detallado, preciso y confiable del monto en cada partida. Según dijo, esta herramienta les permite tomar decisiones adecuadas.
Clasificaciones del flujo de caja:
- Flujos de caja operacionales. Efectivo que sale o entra a la empresa debido a las actividades económicas base de la empresa, como compra de papelería o de suministros de oficina.
- Flujos de caja de inversión. Dinero utilizado para la adquisición de inmuebles o equipo que ayudarán a que crezca el negocio, como maquinaria nueva o inversiones, por ejemplo.
- Flujos de caja de financiamiento. Efectivo que ingresa o sale de la empresa como resultado de actividades financieras como pago o recepción de créditos bancarios, compra de acciones o pago de dividendos.