Usted tiene el tiempo para cumplir con sus obligaciones, quizás son muchas, pero lo tiene. Sin embargo, va posponiendo y posponiendo eso importante que tiene que hacer y se dedica a atender otros asuntos que pueden parecer urgentes, pero que quizás son irrelevantes.
El sonido del celular, la tentación de estar revisando el muro de Facebook o las actualizaciones de las personas a las que sigue en Instagram empeoran las cosas, su mente está en otro lado.
¿Le ha sucedido que cinco de sus ocho horas de trabajo se las pasó en Facebook, curioseando en las fotos de sus amigos, o viendo videos en YouTube?
Cuando quedan tres o dos horas para la fecha límite de entrega al cliente, usted apenas está empezando a realizar esa tarea importante.
Procrastinar es una palabra originaria del latín (procrastinare) que se utiliza para describir este comportamiento. Significa aplazar las cosas, postergarlas, demorarlas.
Quizás usted llegó a incurrir en esta conducta cuando estaba en el colegio o en la universidad y tuvo que sacrificar sus horas de sueño para terminar un trabajo o estudiar para un examen, porque lo dejó para el último momento. Al final, puede que saliera victorioso, se sacó un 100, mientras otros compañeros estudiaron con tiempo y sacaron un 90.
Hay casos de personas que confían en su inteligencia y habilidades y dejan todo para el final. “Yo puedo hacerlo”, “todo saldrá bien”, se dicen.
Pero, ¿se justifica esta conducta en su negocio, en el cual hay clientes de por medio a quienes se les debería cumplir con la mayor calidad posible?
¿Qué pasa si no llega a dar la talla?
¿Por qué se incurre en esta conducta?
El psicólogo y coach empresarial, Jack Raifer, considera que es una conducta común en las personas y que todos alguna vez hemos incurrido en ella.
Según Raifer, en parte esto se debe a que en la actualidad hay muchos distractores a los que se les da carácter de urgente.
“Por ejemplo, el celular. Cada vez que el celular suena, de repente sentimos que si no contestamos estamos perdiendo la llamada más importante del mundo o el mensaje más importante del mundo, cuando en realidad no es ni importante, ni urgente”, reprochó el coach.
Ligia Olvera, coach ejecutiva, expresa que hay varias causas por las que se procrastina y los aspectos emocionales también pueden influir.
Por ejemplo, una emoción que no se quiere enfrentar, como el miedo o la sensación de incomodidad.
“Se procrastina lo importante porque la gente se siente abrumada y ocupada por lo urgente, porque lo que se pospone -aunque sea necesario hacerlo- puede tener consecuencias inciertas y no se está familiarizado a lidiar con la incertidumbre, porque se teme a fallar, porque se tiene pereza de realizar una tarea que se percibe aburrida o a la que le tememos las consecuencias, por ejemplo”, explica la coach ejecutiva.
Olvera contó que, en su experiencia, ha observado que las personas que procrastinan, no solo lo hacen en el ámbito profesional, sino también en el personal.
“A veces viven situaciones personales indeseables también”, relató.
Consecuencias
Cuando se está manejando una empresa, la procrastinación puede convertirse en un problema, pues al tener tantas actividades y postergarlas, se empieza a escapar el tiempo de las manos y vienen los fallos.
Por ejemplo, el dueño de una pyme que está empezando o en crecimiento y llega tarde a las reuniones, porque no tiene tiempo, o empieza a mandar las cosas tarde.
Al final, dice Raifer, se perpetúa la cultura tica generalizada en la que se cree que “llegar un poquito tarde no es ningún problema o atrasarse un día no es ningún problema”.
Luego, germinan los pretextos del empresario, el cliente puede llegar a exasperarse y hasta decidir romper relaciones con la empresa y difundir una mala fama de ella.
“Esos atrasos, o falta de comunicación con el cliente, o falta de veracidad, lo que conlleva es a que paso todo el tiempo peleando con clientes y teniendo que poner excusas de por qué me atrasé y nunca estoy haciendo lo que tengo que hacer”, mencionó Raifer.
Olvera ofreció algunos ejemplos en los que se deja para después la toma de decisiones claves, lo cual puede afectar internamente a la empresa, como no confrontar a un integrante del equipo que está incumpliendo sus compromisos, porque se teme desmotivarlo. Sin embargo, hay un proyecto de la empresa que es importante y en el que es necesario que ese miembro cumpla con sus deberes.
Puede que los dueños de las empresas aplacen y aplacen una decisión que es dura, pero a veces es lo mejor para la empresa, como despedir a alguien en quien no se confía o que es incompetente.
Estrategias para cambiar
No existen fórmulas mágicas, pero hay algunos tips que puede aplicar para evitar la procrastinación:
1-Tenga una relación diferente con la tecnología, no permita que lo distraiga, ni que esta lo maneje.
“Hay que aprender a apagar el teléfono, a no ponerle atención durante cierto tiempo del día para poder enfocarnos en lo que estamos haciendo, empezar a dejar esa idea de que todas las llamadas son urgentes e importantísimas, porque no es cierto”, sugirió Raifer.
2-Sea honesto con sus clientes. Si un trabajo le va a tomar más tiempo, indíquelo, no ponga plazos con los que no puede cumplir. Pero, si los pone, sea diligente y acátelos.
3-Organice su tiempo de la mejor manera: distribuya una cantidad de horas para atender determinadas actividades y trate de apegarse a ello.
“Decir: voy a dedicar una hora a la mañana solamente a contestar correos, pidiendo que no me interrumpan, no le pongo atención al celular, después lo reviso. Entonces, me da tiempo realmente de enfocarme en una cosa”, recomendó el experto Raifer.
4-Si ya ha intentado por sus medios cambiar su conducta de aplazar las cosas y no lo ha logrado, Olvera aconseja buscar a un profesional que le dé acompañamiento. También hay literatura que le puede guiar, dijo la experta.
Y, aunque aburra, conviene repetirse y aplicar el cliché “no dejes para mañana lo que puedes hacer hoy”.