Soy una gran defensora de las alegrías del trabajo. Sin embargo, no todas las partes de todos los empleos son disfrutables. Aunque todos queremos encontrar un nivel de significado y de propósito en nuestro trabajo, muchas veces alguna fracción de nuestro tiempo debe dedicarse haciendo tareas que carecen de significado intrínseco y no cumplen más propósito que el de ayudar a que los trenes de la oficina sigan funcionando.
Esto puede ser especialmente difícil de aceptar para los profesionales en el arranque de su carrera, especialmente aquellos en puestos de nivel inicial. La vida universitaria suele ser flexible, desafiante y comprometedora, y después de cuatro años de eso puede ser complicado sentarse en una oficina por horas, haciendo tareas administrativas. Sin embargo, no son sólo los recién graduados los que batallan con el trabajo monótono. Los trabajadores de cualquier edad podrían pensar que su rol únicamente debería comprender tareas emocionantes o satisfactorias, y que el trabajo monótono no está a su altura y debe ser problema de alguien más.
Sin importar el origen, el sentir que se merecen privilegios es un asesino de carreras laborales. Si los empleados a quienes dirige se quejan con usted sobre la cantidad de trabajo monótono que tienen, usted debe descubrir una forma de ayudarlos a superar la frustración y entender que todos en el equipo tienen algo de trabajo monótono por hacer, además de aprender a manejar su tiempo, de forma que no queden cortos en actividades de mayor valor. (Para efectos de este artículo, estoy suponiendo que, como gerente, usted ha asignado dichas tareas con justicia, y que los empleados no están realmente saturados con demasiadas tareas que no destacan.)
He aquí algunas técnicas para ayudar a los trabajadores a reducir la cantidad de tiempo que pasan en trabajo monótono, pero sin dejarlo incompleto:
— Imponga limitaciones: Si una empleada está llenando sus días con tareas de bajo nivel, que podrían completarse en mucho menos tiempo, imponga una limitación de tiempo. Por ejemplo, establezca que los correos electrónicos matutinos necesitan estar respondidos a las 10:00 a. m., que las llamadas deben devolverse en un lapso de una hora, o que los datos de la semana pasada deben estar compilados y reportados para el lunes a las 4:00 p. m.
Muchos necesitan ayuda para aprender la habilidad de administrar el tiempo, y como jefe usted quizá necesite ser el maestro. Espere algo de reticencia — probablemente un empleado dirá que no puede completar X tarea en la mitad del tiempo. Sin embargo, empújelo para que al menos lo intente.
— Cuelgue la zanahoria: Ayude a los empleados a visualizar las nuevas oportunidades que pueden complementar labores ordinarias. Puede hacerlo acompañando a la empleada con un trabajador más maduro, que pueda guiarla en el manejo del tiempo e inspirarla con un vistazo a los diferentes tipos de trabajo en los que se involucra la firma. Añadir trabajos más atractivos al portafolio de sus empleados los impulsará a reducir la cantidad de tiempo que pasan en labores de menos valor.
— Sacuda el palo: La zanahoria es motivación positiva, pero las consecuencias también pueden ser efectivas. Los empleados que pasan horas en labores que no son tan importantes no están gastando su tiempo en las cosas correctas. Establezca metas para el trabajo valioso, y consecuencias si los empleados no cumplen esos objetivos.
Reducir la cantidad de tiempo que sus empleados pasan en labores aburridas debería ayudarlos a mitigar su frustración de tener que hacerlas. De no ser así, quizá necesite tener una conversación más amplia acerca de las metas de carrera del empleado y sobre si él puede cumplirlas en su rol actual, o incluso dentro de la firma.
— Recuerde a los empleados que el positivismo en sí mismo ayuda a los ascensos: Cuando contrata o asciende personas, es debido a las labores que usted cree que ellos pueden hacer para su organización. Sin embargo, también quiere contratar personas que tengan buena actitud — que darán un paso al frente y harán lo que se requiera. Algunas veces el ocuparse del trabajo monótono se trata de mostrar que puede ser jugador de equipo y tener buena actitud. Si los directivos pueden confiarles las cosas aburridas a los trabajadores, entonces definitivamente podrían confiarles los temas emocionantes. Recuérdele a sus empleados que algunas veces no se trata de lo que se hace, sino de la actitud con la que se hacen las cosas.
— Modele el comportamiento: Mucho del trabajo es invisible. Sabemos en qué estamos gastando el tiempo, ¿pero lo sabe alguien más? Cuando los empleados se quejan acerca del trabajo trivial que tienen que hacer, probablemente sea porque no ven cuánto de ese trabajo todos –incluyendo a su jefe- tienen que hacer. Haga que el trabajo en su equipo sea más transparente. Hable con los empleados acerca de cómo todos tienen que pasar un cierto porcentaje de su tiempo en esa clase de tareas. Asegúrese de que ocasionalmente el equipo lo vea a usted realizándolas.
Amo la historia que se cuenta acerca de Sam Pitroda, entonces jefe de C-DOT, una empresa de telecomunicaciones hindú. C-DOT tenía como espacio de trabajo dos pisos de un hotel de cinco estrellas. Habían llamado a una persona a reparar la perilla de la puerta de la sala de juntas. Terminada la reparación, él guardó sus herramientas y se preparó para irse –dejando tanto la sala de juntas como el desorden que había hecho mientras realizaba la reparación. Pitroda pidió una escoba, invitó al hombre a sentarse y procedió a limpiar el desorden mientras el reparador observaba. Esta es una gran lección que debería enseñarse en más lugares de trabajo. Dichas labores repetitivas no están por debajo del CEO o de nadie más.
Quizá reconozca que, en este escenario, usted no es el jefe, sino el empleado. Estas técnicas también funcionarán para usted. Bosqueje sus propios objetivos y practique la disciplina necesaria para lograrlos. Establezca límites de tiempo para lograr tareas desagradables y agende tiempo para completar los proyectos menos emocionantes –y recompénsese por alcanzar esas metas–. Imponga consecuencias negativas cuando no haga el esfuerzo. También reconozca que esta es una oportunidad para brillar. La inexperiencia tiene la ventaja de ojos frescos. Si parte de su trabajo consume demasiado tiempo, trate de innovar un proceso más eficiente, que todavía no se le haya ocurrido a su jefe o a sus compañeros. Cuando se trata de luchar contra el sentir que se merece privilegios, un buen autocontrol es el arma más poderosa.
Whitney Johnson es instructora ejecutiva, conferencista y pensadora de innovación.