Por: Carlos Cordero Pérez.   15 julio

Hay un momento cuando la operación crece y se debe pensar en contratar más personal. ¿Y si todavía no da para eso?

Impact Hub es una firma que ofrece servicios en áreas de administración, contabilidad y finanzas, y recursos humanos, entre otras. (Foto cortesía de Impact Hub)
Impact Hub es una firma que ofrece servicios en áreas de administración, contabilidad y finanzas, y recursos humanos, entre otras. (Foto cortesía de Impact Hub)

La Fundación Árboles Mágicos, una organización sin ánimos de lucro enfocada en proyectos ambientales, decidió delegar en una empresa externa la gestión de su operación. Lo mismo ocurrió con la administración de la Editorial Pucci.

La Fundación desarrolla programas de educación y reforestación, tanto a nivel rural como urbano. La Editorial Pucci, publica libros y calendarios con fotografías sobre bosques y árboles en Costa Rica.

Como se trata de organizaciones pequeñas no hay muchos recursos y la contratación de una asistente administrativa, que se hiciera cargo de diversas tareas de distribución de los productos, no era una carga liviana.

“No podemos incurrir en grandes gastos ni contratar personal”, explicó María Teresa Brenes, gerente de proyectos y operación de la Editorial y administradora de la Fundación.

La opción elegida fue contratar los servicios de la empresa Impact Hub, una firma europea con más de 100 sedes a nivel local y operaciones centrales en Austria.

Las tareas que la Editorial y la Fundación le encargaron a esta firma tienen que ver con el manejo y actualización de los inventarios y gestión de los 80 puntos de distribución de los libros (que los venden mediante consignación), así como facturación electrónica.

La Editorial Pucci publica libros sobre ambiente. (Foto archivo GN)
La Editorial Pucci publica libros sobre ambiente. (Foto archivo GN)

La gestión de estos puntos implica, además, generar proformas y coordinar envíos y entregas.

Adicionalmente Impact Hub se hace cargo de las cuentas por cobrar, fundamental para la recuperación de los dineros y el financiamiento de los programas de la Fundación.

También suman recursos cuando viene la temporada alta de turismo, pues aumenta la demanda y compra de los libros, por lo que hay que mantener los stocks en esos puntos.

Brenes respondió que los costos de apoyarse en este tipo de servicios son menores que la contratación de una persona, incluyendo las cargas sociales.

Además, no solo es más eficiente –sin errores– sino que la eficiencia, la calidad del servicio, la capacidad y tiempo de respuesta, y los resultados son superiores.

“Hicimos un avalúo”, explica Brenes. “Medimos, por ejemplo, cuánto tiempo dura hacer las facturas, la cantidad de facturas, y calculamos el costo”.

Otro aspecto que evaluaron fue la confianza, pues no se entrega la información de la operación a un tercero así de fácil.

Se disponen herramientas en la Nube para verificar el cumplimiento de las tareas contratadas y obtener reportes. (Foto cortesía Impact Hub)
Se disponen herramientas en la Nube para verificar el cumplimiento de las tareas contratadas y obtener reportes. (Foto cortesía Impact Hub)

Los servicios de Impact Hub se conocen como de back office, pues se trata de tareas que son requeridas para la operación de las empresas, como las de administración, contabilidad y manejo de recursos humanos.

“Los servicios de back office son para que la pyme se enfoque en su negocio y en su estrategia, para que pueda escalar”, explicó Cristina Masís, administradora y socia de Impact Hub San José. Su sede se encuentra en Los Yoses.

Puede incluir estudios de factibilidad, investigación de mercados, manejo de proveedores, y procesos administrativos (manual de control interno para manejo de caja chica, por ejemplo).

Otra línea de servicios incluye factura electrónica, asesoría para cobro del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y para pago del impuesto de la renta.

En recursos humanos se ayuda a las pymes en el manejo de planillas y gestión de los expedientes del personal, por ejemplo.

También se disponen herramientas o sistemas informáticos en Internet (en la Nube) para que la persona emprendedora verifique el cumplimiento de las tareas contratadas y obtenga reportes cuando lo requiera.

Los servicios se contratan por paquetes o planes personalizados que van desde $10 por hora en el área administrativa, así como en ventas y servicio al cliente, y $15 en el área financiera.

La tercerización de servicios ha sido una estrategia muy utilizada a nivel corporativo y cubre una amplia gama de áreas.

Las pymes también han recurrido a terceros externos (abogados y contadores, por ejemplo).

Pero la disponibilidad de servicios y su pago por paquetes o planes por horas de parte de firmas especializadas empieza a ser más común a nivel de los pequeños negocios.

Masís indica que la ventaja de los servicios que brindan es la comprensión de la realidad de las pequeñas empresas.

Cada mes se realizan reuniones de coordinación y reportes de avances y resultados. Dependiendo de paquete contratado pueden ser una o más reuniones por mes.

El plan de 20 horas tiene un costo de $300, con dos sesiones al mes. El plan de 40 a 60 horas, con seis sesiones por mes, tiene un costo de $800.

María Teresa Brenes, de la Fundación y de la Editorial Pucci, asegura que cuando ha requerido un reporte o una ayuda de última hora siempre obtiene la disposición necesaria.

La empresa Impact Hub incluso es muy abierta sobre sus horarios para tener claridad sobre la rapidez en cualquier urgencia.

Brenes también indicó que el cumplimiento de las horas contratadas es muy preciso, lo que genera mucha confianza en la relación.