Obtener contratos y aumentar ingresos como profesionales independientes depende la calidad, el costo y el mercadeo de los servicios, tanto como en una empresa. También, de si cumple con las obligaciones, incluyendo la inscripción ante la Dirección General de Tributación.

Las entidades públicas y las empresas normalmente requieren y exigen a sus proveedores que, por el dinero que van a pagar, se les brinde factura electrónica como mínimo. Algunas incluso establecen el requisito de estar al día en las obligaciones tributarias y de seguridad social, como en el caso de las contrataciones públicas.

No hacerlo implica pérdidas de potenciales contratos e ingresos, así como riesgos legales y sanciones. Pero si Usted dejó de brindar servicios de forma independiente, y estaba inscrito, deberá proceder a la desinscripción, nada de lo cual es complicado. Solo hay que tener la información y cumplir.

“Cualquier razón legítima para el cierre de operaciones es aceptada para que el Ministerio de Hacienda autorice la desinscripción como contribuyente”, recordó Pablo González, director de impuestos de Sfera Legal.

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Téngase en cuenta que cualquier actividad está sometida a las posibilidades de cese de operaciones o cierre por quiebra y también debido a fusiones, compras y transformación en otro tipo de empresas y de servicios. Es parte de los ciclos de vida de los negocios.

Tanto cuando están en operación o se brindan servicios como cuando se cierran operaciones, lo que no se puede olvidar es hacerlo en forma correcta, ordenada y tratando de no dejar cabos sueltos. No se vale poner el candado y lavarse las manos.

A lo legal

Toda persona física, establecida en Costa Rica, que perciba ingresos por sus servicios y actividades independientes debe estar inscrita ante Tributación, incluso si el beneficiario es un no domiciliado en el país, como cuando se diseña una página web a clientes locales o que están en el exterior.

“Existen otras situaciones, como podría ser el caso de que reciban otro tipo de rentas como lo pueden ser inmobiliarias o mobiliarias”, dijo Alberto Porras, socio director del Grupo de Consultores Financieros (GCF).

Porras agregó que la primera obligación es, precisamente, registrarse y mantener tal registro actualizado.

“Los profesionales que ejerzan su profesión liberalmente deben de inscribirse, pero los trabajadores que tengan uno o varios trabajos no deben de hacerlo”, afirmó Guillermo Smith, presidente del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.

El registro se realiza sin costo a través del sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV). En el caso de profesionales independientes extranjeros el trámite es presencial, pues se les asigna un número de identificación especial llamado Nite. El Ministerio de Hacienda constantemente incorpora servicios en sus plataformas, por lo que se debe estar pendiente.

Una vez registrada, la persona debe cumplir con las obligaciones de emitir factura electrónica al brindar el servicio, para lo cual hay diversos servicios en el mercado, y realizar la declaración y pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA), antes del día 15 de cada mes (puede extenderse si el 15 no es día hábil).

Otra obligación es la presentación, autoliquidación y pago del impuesto de la renta, la cual es anual y debe cumplirse a más tardar el 15 de marzo de cada año (existen períodos especiales y también se extiende en el caso de que el 15 no sea día hábil).

Asimismo, los pagos parciales de renta, que se deben cumplir cada trimestre: a más tardar el último día de junio, setiembre y diciembre de cada año.

Otro debe es presentar las declaraciones informativas (como la D-150, D-151, D-152) en donde lo que se realiza es indicar de manera anual a la Administración Tributaria ciertas operaciones realizadas dentro del periodo.

En todos los casos, la persona a cargo de la contabilidad podrá ayudarle con estas tareas.

Las mismas obligaciones deben cumplirse cuando se crea una pequeña empresa y se realiza el registro ante el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) y el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), en el caso de emprendimientos de este sector.

Porras afirmó que ambos regímenes brindan tratamientos favorables en IVA y beneficios en renta para las pymes registradas, gozando de descuentos en la tarifa del impuesto en los primeros años.

Por ejemplo, en el caso de las pymes registradas ante el MAG pueden comprar insumos con IVA reducido (al 1%), indicó González.

Los contribuyentes inscritos en el régimen simplificado deben recordar que, a la hora de declarar y pagar el IVA y renta, deben utilizar un factor específico autorizado que se aplica sobre el total de las compras realizadas durante el periodo a declarar, el cual deben tener presente o consultar a su contador.

Smith recordó para registrarse en el régimen simplificado las personas físicas o jurídicas deben cumplir con ciertos requisitos, incluyendo que sus ventas no superen los 150 salarios base anual incluyendo el monto del IVA, que no necesite más de cinco personas para llevar a cabo sus operaciones, que no sea una franquicia o taxi y que el valor de los activos fijos utilizados para generar la actividad no supere los 350 salarios base.

“Es importante aclarar que los profesionales independientes no pueden optar por este régimen”, dijo Smith.

Desinscripción

La desinscripción tiene validez legal si la persona física o su empresa (cuando se cuenta con personería jurídica) deja de ofrecer y brindar servicios, pierde la facultad de recibir ingresos y no incurra en gastos operativos. En caso de fallecimiento, el trámite le corresponderá al albacea.

Recuerde que las obligaciones tributarias se mantienen si deja de brindar servicios y no realiza la desinscripción. Puede hacerlo en caso que desee asumir el costo respectivo y en espera de brindar servicios a futuro.

“El obligado tributario tiene el deber de desinscribirse ante la Administración Tributaria cuando cesen sus actividades lucrativas u operaciones o cuando deje de realizar el hecho generador o las actividades establecidas por ley”, reiteró Smith.

El trámite de desinscripción también puede realizarse a través del ATV. “No hay requisitos, más que completar la declaración jurada D-140 de desinscripción como contribuyente”, explicó González, de Sfera Legal.

En este formulario se indica la razón del cese y la fecha del mismo. “Deberá presentarse una última declaración de renta”, advirtió Solano, de GCF.

Si realiza la desinscripción y mantiene la actividad lucrativa será acreedor de sanciones administrativas y multas: medio salario base por cada mes o fracción de mes en que esté incumpliendo. Claramente, la desinscripción aplica si deja de realizar la actividad generadora de ingresos.

El cese de actividad o cierre operativo no implica que Tributación no pueda realizar una auditoría de cualquier período fiscal que se encuentre en el plazo de prescripción tributaria de cuatro años o 10 años (en “supuestos especiales”). Es decir, en cualquier momento, puede pedir cuentas.

Tal situación amerita que los contribuyentes deben almacenar y mantener guardados en medios electrónicos todos los comprobantes digitales que soportaron sus declaraciones de impuestos y requieran ser compartidos con Tributación.

Porras indicó que todos los respaldos de la operación deben mantenerse al menos por el plazo de cinco años, de acuerdo con el artículo 234 (inciso d) del Código de Comercio.

“Luego de desinscrito un contribuyente, es bueno revisar si en los sistemas de consulta de Hacienda su estado de cuenta está en cero y si no aparecen omisos de alguna declaración impositiva”, recomendó González.

El Colegio de Contadores Públicos recomendó acompañarse de un profesional, ya sea un contador público utorizado o un despacho de contadores autorizados, y revisar su página web para verificar que el contador se encuentra al día. Adicionalmente, el Colegio cuenta con el Departamento de Consultoría Técnica y realiza diferentes actividades durante el año sobre estos temas, las cuales están abiertos al público.