Usted tiene contratado el servicio de vigilancia o el de limpieza de su oficina, fábrica, local o instalación con una empresa proveedora externa.
Con la pandemia tuvo que reducir el espacio que ocupaba su empresa, se vio en la situación de desocupar el local que alquilaba, se redujo la necesidad de los servicios de limpieza o vigilancia o tuvo que suprimir el servicio contratado.
En todos los casos hay contratos o acuerdos verbales de por medio, con los cuales deberá actuar proactivamente para llegar a un arreglo.
¿Qué puede hacer? ¿Sirve la pandemia como justificación para reducir, incumplir o romper un contrato?
“Lo más importante es que las partes tienen que entender que por sí sola la pandemia no justifica ni faculta para incumplir”, advirtió Arnoldo Acuña, abogado de litigios de Sfera Legal.
Se debe analizar cada caso y en cada caso hay que evaluar qué se debe mantener, modificar o terminar.
“Debe existir una afectación tan grave que no permita cumplir. Hay casos donde se puede ir de buena fe o que son obvios, pero en otros no son tan obvios y hay que demostrarlo”, insistió Acuña.
Fuerza de ley
Las empresas deben recordar y tener muy presente que los contratos tienen fuerza de ley entre ellas, de acuerdo al artículo 1022 del Código Civil de Costa Rica.
Eso significa que es obligatorio para las partes cumplir con los deberes establecidos en los contratos.
Acuña recordó que hay contratos escritos que requieren formalidades (escritura, por ejemplo) y otros que no lo requieren.
Entre los que requieren formalidades se encuentran los de traspaso de un bien inmueble o vehículo, donde se recomienda que las partes verifiquen que quede debidamente inscrito en el Registro de la Propiedad y que no se desentiendan.
Los arrendamientos también tiene cierta formalidad, pues deben cumplir ciertos requisitos, por lo que siempre es conveniente que lo revise una especialista en leyes.
Existen contratos que pueden ser sencillos, sobre un servicio y que no incluyen especificaciones del trabajo que se hará, pero que sí tienen validez.
También están los acuerdos verbales y estos son válidos siempre que la ley no establezca que deben cumplir con la formalidad (como el caso de traspaso de bienes).
Incumplir
¿Qué ocurre cuando no se puede cumplir debido a situaciones de fuerza mayor?
Acuña explica que la los códigos de Comercio y civil establecen este tipo de situaciones.
El artículo 428 del Código de Comercio indica: “La cláusula penal no podrá exigirse cuando el incumplimiento del contrato se deba a fuerza mayor, caso fortuito, falta del acreedor, o cuando se hubiere aceptado sin reservas el cumplimiento verificado”.
El artículo 702 del Código Civil es similar: “El deudor que falte al cumplimiento de su obligación sea en la sustancia, sea en el modo, será responsable por el mismo hecho de los daños y perjuicios que ocasione a su acreedor, a no ser que la falta provenga de hecho de éste, fuerza mayor o caso fortuito”.
También el artículo 633 del Código Civil establece: “Las obligaciones se extinguen: por el pago, por la compensación, por la renovación, por la emisión, por confusión, por el evento de un obstáculo que haga imposible su cumplimiento, por la anulación o rescisión y por la prescripción”.
Cómo se procede
Cuando una contraparte descubre que no puede cumplir sus obligaciones, debido a razones que califican entre las que se indicaron, debe notificar formalmente, por escrito y a través del medio establecido a la otra contraparte para que ésta brinde la respuesta.
En la medida que cada una es distinta, la situación específica debe ser valorada. En unas podría ser que es imposible cumplir totalmente; en otras podría ser que se pueda cumplir solamente una parte de lo convenido.
En todo caso debe probarse que no se puede cumplir por medio de documentos como los estados financieros, declaración de una parte, prueba testimonial, peritaje o incluso fotografías o videos.
El incumplimiento debe ser justificado y demostrado, si bien todas las relaciones comerciales se basan en la buena fe, la equidad y la equivalencia de prestaciones (que lo que una contraparte obtiene de la otra corresponde a lo que recibe).
La buena fe implica que se tiene que evitar a toda costa y dentro de las posibilidades causar un daño a la contraparte.
“Si no se puede, se debe ponderar los intereses, que se busque el menor impacto”, explicó Acuña.
En las negociaciones entre las contrapartes se busca ese punto de menor impacto.
Por ejemplo, si una empresa debe reducir a la mitad o menos la cantidad de personal de vigilancia o de limpieza se puede llegar a un convenio donde se extiende el plazo del contrato.
Hay empresas que tratan de aprovechar la situación para incumplir un contrato, pero en realidad no es afectada ni puede justificarlo.
Es el caso de compañías que más bien se han visto beneficiadas por la crisis dado que están en un giro de negocios donde aumentó la demanda.
Otras, como las relacionadas con turismo, es obvia la afectación.
Nuevo acuerdo
El nuevo acuerdo entre ambas partes debe ser también por escrito, ojalá una adenda al contrato o, si se comunicó por correo electrónico la imposibilidad de cumplir, que exista una respuesta también por escrito aceptando las nuevas condiciones.
Debe quedar evidente que el consentimiento tiene que ser expresado como una manifestación de voluntad, que se dio de forma libre y espontánea, y sin presión alguna.
Si una de las partes se quiere echar para atrás, respecto al nuevo acuerdo, se deberá renegociar.
Acuña también explicó que cuando se realiza una acción por mucho tiempo donde se incumple lo acordado, lo que vale es lo establecido en el contrato.
“La tolerancia de una parte no genera derecho”, agregó.
Por ejemplo, si el contrato establece que se debe pagar el 1° de cada mes el alquiler del local y el inquilino siempre cancela a mediados del mes.
En este caso la ley indica que se tiene hasta el día 8 para pagar y el día 9 puede iniciar el desahucio.
De buena fe la contraparte puede notificar el incumplimiento, pero puede iniciar el procedimiento de reclamo sin hacerlo, a menos que el contrato establezca que cualquier acción en ese sentido debe ser notificada.
Si el contrato establece que debe notificar y no se notifica, el procedimiento puede quedar nulo.
Acuña recomendó siempre intentar lograr un acuerdo.
“Se debe trabajar juntos”, recalcó. “La idea es reducir el impacto”.