El inicio del año siempre sirve para pensar lo que cada persona quiere lograr durante los siguientes 12 meses. Lo mismo ocurre con los negocios.
Muchas empresas, de hecho, toman cada mes de enero para planificar sus proyectos, establecer objetivos, determinar metas, definir cómo las logrará y establecer indicadores y mecanismos de monitoreo.
Todo eso puede ser complicado si no se sabe cómo hacerlo y las micro y pequeñas empresas pueden implementarlo de forma sencilla. Lo que se requiere es el hábito y enfocarse.
“A nivel empresarial, las variantes de la metodología son mínimas respecto a las metas personales”, dijo María Ibarra, administradora de negocios y especialista en el manejo del tiempo.
Ibarra trabajó con Microsoft durante cinco años y con el fabricante Ericsson durante otros 13 años. En esta firma sueca le correspondió desplegar proyectos de telecomunicaciones en varios continentes, incluyendo África, específicamente en Sudáfrica y en Nigeria (donde se debía lidiar con el grupo terrorista Boko Haram).
Regresó a Costa Rica en 2017 para retomar su vida, familia y amistades. Fue cuando creó The Full Planner, una agenda que se comercializa en Costa Rica y México, cuyo objetivo es ayudar a las personas a administrar su tiempo y a alcanzar metas.
Para esto utiliza una metodología que es fácil de implementar por todas las personas, en la cual se plantea: primero, las áreas a cambiar o mejorar; y, de seguido, que se debe empezar a trabajar de manera constante para lograrlo.
Ibarra también incluye en su metodología la programación neurolingüística (para tener mejor comunicación interna y con los demás, por eso se hacen preguntas sobre lo que emociona a las personas, que lo piensen y que tomen consciencia de lo que es importante) y coaching ontológico (lo que comúnmente se conoce como coaching de vida para hacer preguntas sobre lo que funciona o no funciona).
Ella brinda talleres de manejo efectivo del tiempo y coaching individual para mejorar la planificación y el emprendedurismo. En setiembre de 2020 empezó operaciones en México. “Como emprendedora hay que desarrollar cualidades personales. No solo es un producto o servicio”, recalcó Ibarra.
El planeamiento debe incluir los propósitos financieros y el presupuesto que se puede disponer, recordaron Guillermo Vargas Siles, socio director de Vargas Vargas & Asociados, y la firma Brother International. La ausencia de esta planificación dificulta la supervivencia de los proyectos.
Haga su cierre
Lo primero que debe hacerse, a nivel personal y de negocios, es hacer una análisis de lo que pasó en el año anterior. Eso incluye revisar los objetivos y metas planteados, los logros, el resultado financiero y especialmente las lecciones aprendidas.
“Es muy importante hacer el cierre de lo que pasó. no sólo es cómo estuvieron las finanzas, sino también de lecciones aprendidas”, dijo Ibarra.
Como en todo negocio, se deberá apoyar en el análisis de los resultados del año (ingresos, costos, utilidad, rentabilidad, endeudamiento), de los proveedores (calidad, puntualidad en entregas, precios), entre otros. Evidentemente, para esto deberá apoyarse en una contabilidad que esté actualizada ya sea mediante una simple hoja de cálculo o con un programa contable más sofisticados.
“Estas herramientas nos permiten no solo tener una visión detallada del funcionamiento de una empresa. También nos brindan la oportunidad de realizar comparativas y proyecciones con un par de clics y, además, generar informes fácilmente”, dijo Rodrigo Urrego, cofundador de MedicApp, una aplicación de economía colaborativa en el sector de la salud en Colombia.
El repaso de las lecciones incluye analizar las prácticas en mercadeo, por ejemplo, que funcionaron y cuáles no funcionaron. Lo mismo aplica en producción, ventas, atención al cliente, promociones, manejo de cuentas por cobrar y relación con proveedores y clientes, laborales, entre otras áreas.
Determine cómo se encuentra cada área para luego definir qué desea cambiar o mejorar. Puede hacer una lluvia de ideas, que es una técnica que acelera el proceso de análisis y de decisión.
Planifique
Una vez que hizo el cierre, identificó las lecciones aprendidas, determinó las áreas a mejorar, tiene una lluvia de ideas, depuró la lista y priorizó, avance al siguiente paso: empiece a diseñar su plan, indicando las fechas o el tiempo límite para conseguir las metas y las acciones para lograrlas.
En el inicio del proceso de planificación, piense en cómo y dónde se quiere ver en el largo plazo (digamos: cinco años) y luego establezca cómo y dónde debería estar en el mediano plazo (cada año) y en el corto plazo (cada semestre y cada mes). Así podrá determinar lo que debe lograr cada semana.
Se puede pensar en varios escenarios distintos y qué se podría hacer en cada caso.
Al final de cada periodo (día, semana, semestre, año) debe revisar lo que se realizó y lo que no; cuáles compromisos se cumplieron y cuáles no; lo que quedó pendiente; lo que funcionó y lo que no; y las lecciones aprendidas.
Es importante recibir retroalimentación de clientes, proveedores y especialistas en cada campo. “La magia es lo que ocurre cada semana”, advirtió Ibarra.
Parte de la planificación es plantearse la reducción de las deudas (préstamos, cuentas por pagar), establecer nuevas fuentes de ingresos (el 2020 demostró que la diversificación es fundamental) y determinar cuánto va a ahorrar (tanto de las utilidades obtenidas como de los ingresos) para reinversión en el negocio.
“Una lección vital que nos dejó el 2020 es que ningún negocio está totalmente preparado. Hay situaciones que se salen de nuestro control, pero siempre es útil contar con un fondo de emergencia”, recomendó Astrid Encarnación, fundadora de Ases Services, una firma de servicios de desarrollo estratégico de empresas y profesionales de República Dominicana
En todas las acciones, planes y proyectos piense cómo digitalizará operaciones y el negocio.
Y prepare un presupuesto, basándose en los datos de los años anteriores y proyectando las ventas. “Se debe preparar un presupuesto el cual nos debe ayudar como un mecanismo de control y como una forma de tener claro cuál es nuestra situación actual y futura. Este presupuesto debe, al menos, ser proyectado a un año”, recomendó Vargas.
La firma Brother International recomienda considerar tres escenarios (ventas altas, moderadas y bajas) para tener una previsión y tomar decisiones conforme avance el año.
“Los líderes de negocios deben tomar en cuenta que un presupuesto balanceado no implica que una empresa estará fuera de peligro, hay que considerar escenarios”, dijo Alejandro Carbonell, CEO y cofundador de Tutorez, una plataforma de educación en línea con sede en Panamá.
Ejecute
Inicie. No espere a que todo esté preparado o a que usted se encuentre totalmente preparado. Evite el bloqueo.
“Una de las cosas que más bloquea el progreso de las personas y de los emprendedores es el perfeccionismo: creer que todo debe estar listo para que sea perfecto. Eso bloquea y paraliza”, advirtió Ibarra.
Para evitar el bloqueo, Usted debe tener presente su propósito principal y cuál es el núcleo, producto o servicio y la actividad central de su negocio. Apenas lo tenga, empiece, que lo prueben sus clientes. Luego agregue lo que faltó y realice cambios mínimos a partir de la retroalimentación.
No se preocupe por la capacidad de adaptación. El 2020 demostró que todos podemos adaptarnos a las circunstancias y a los cambios de las reglas de juego (con excepción de quienes prefirieron evitar el cambio y pensaron que podían sobrevivir manteniéndose tal como estaban antes de la pandemia).
Aprenda
La capacidad de adaptación también implica que se debe tener una mentalidad abierta para aprender todos los días. Se pueden cometer errores (de hecho, normalmente cometemos errores). Lo que debemos hacer es evitar errores graves y aprender de todos.
La mentalidad de aprendizaje constante implica estar abiertos a solicitar y recibir ayuda: siempre hay alguien que sabe más y que está dispuesta a ayudar. Si no se tienen recursos para contratar asesorías, se puede recurrir a las personas de la red de contactos (networking). Incluso, se plantea en redes sociales y alguien se ofrece voluntariamente.
“El 2021 es el año de retomar lo que nos merecemos”, insistió Ibarra. “La pandemia no nos puede detener. No puede ser una excusa. Hay que retomar lo que para cada persona es importante”.