Carlos Cordero
pymes@elfinancierocr.com
Para ser proveedora de bienes y servicios a una institución pública las empresas deben seguir reglas diferentes que en el caso de otras empresas, reglas que deben ser conocidas y dominadas para incrementar las posibilidades de obtener licitaciones y contratos con el Estado.
“Existe todo un ‘protocolo’ a seguir”, dice Sylvia Aguilar, coordinadora ambiente y desarrollo de Cegesti, una organización sin fines de lucro y de asesoría empresarial.
Ese protocolo tiene reglas que deben ser respetadas, las cuales están indicadas en la Ley y en el reglamente de contratación administrativa, así como en las especificaciones que se indiquen en el respectivo cartel elaborado por el Ministerio o la institución pública que va a realizar la compra.
Aguilar dice que no se cuenta con datos sobre la participación de las Pymes en las compras públicas. Sin embargo, en el 2008 se mostraba que de 15.000 proveedores registrados en Comprared, unas 500 eran Pymes, lo que equivalía a un 3%.
Comprared es el sistema de compras públicas desarrollado por el Ministerio de Hacienda y que cubre el 20% de las adquisiciones estatales. El otro sistema es Merlink y hay varias entidades con sus propios mecanismos electrónicos de licitaciones y compras directas.
Para Aguilar las Pymes deben ser conscientes de la necesidad de fortalecer su posición como proveedores del Estado, pues se presentan nuevas tendencias de compra como los convenios marco, donde un proveedor deberá tener la capacidad de brindar servicios en diferentes áreas y zonas del país, afectando a las empresas locales y a las que no alcance esa capacidad como proveedores.
CONDICIONES MÍNIMAS
-Estar en capacidad de ofrecer un producto o servicio en la cantidad y calidad requerido, a un precio competitivo según el presupuesto destinado para la compra.
-En compras mayores –recordar que el monto para que una compra sea licitación depende del presupuesto de la institución- debería estar en capacidad económica para poder participar, lo que implica tener acceso a financiamiento para aportar la garantía de participación (que va del 1% al 5% del monto de la licitación) y para la garantía de cumplimiento (que va del 5% al 10%).
-Tener capital de trabajo: En ocasiones, las formas de pago ofrecidas por el sector público no son beneficiosas para la PYME, pues normalmente no se adelanta ningún pago (como si se negociaría en el sector privado).
-La empresa debe estar capacitada en el proceso de contratación administrativa, de manera que conozca los trámites y formalidades que implica la contratación e incluya cualquier costo adicional requerido en su oferta (por ejemplo, si se requiere la entrega de informes de avance, entregas de muestras u otras.) El Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) y AP Corporate Training, conocida como Apoyo a Pymes, realizan cursos sobre compras de la Administración Pública.
MEJORAR POSICIÓN PARA GANAR
¿Cómo pueden mejorar las Pymes su posición como proveedoras del Estado?
Aguilar, de Cegesti, recomienda:
-Conozca cómo opera este mercado, pues rigen las normas de la Ley y del reglamente de contratación administrativa, así como las especificaciones que se indiquen en el respectivo cartel.
-Defina una estrategia para ganar: Analice cómo se evaluará una oferta y qué posibilidades tiene la empresa de ganar.
Si en la licitación el precio recibe el 80% de la calificación y el 20% restante es por alguna característica que el producto de su empresa no tiene: ¿Conoce cuál es el precio de su competencia? ¿Considera Usted que aún sin este 20% usted tiene posibilidades de ganar? Tenga en cuenta cuál es el presupuesto que la institución ha definido para la compra (información que es pública y viene en el mismo cartel).
-Una vez presentadas las ofertas, involúcrese en el proceso de adjudicación. Por ejemplo, si el competidor está ofreciendo un precio ruinoso, Usted tiene derecho a denunciarlo.
También debe estar pendiente de las evaluaciones técnicas y económico-financieras que realice la institución de las ofertas, de las propuestas de adjudicación y de la adjudicación misma.
Hay casos como el de las licitaciones que puede apelar una adjudicación si considera que la decisión institucional no fue correcta, perjudica a la entidad y a su empresa, de acuerdo con la Ley y los reglamentos de contratación administrativa.
-Cuando se le adjudica la oferta, conozca en cuáles casos se puede renegociar precios o aumentar el monto del contrato, así como cómo gestionar cambios en el alcance del contrato.
ELIMINE OBSTÁCULOS
-Cuando el cartel no indica el monto de la garantía de participación
El artículo 37 del reglamento de contratación administrativa indica que la garantía de participación se solicitará cuando se estime conveniente o necesario.
Sin embargo, muchas instituciones la solicitan de manera automática y asociado con el tamaño del concurso, cuando lo ideal sería que fuera a partir de consideraciones relacionadas con la evaluación del riesgo.
A pesar de ello, el mismo artículo indica que si en el cartel se omite la indicación del porcentaje de esa garantía, se entenderá que éste será de un uno por ciento (1%).
-Cuando el tamaño del concurso también puede representar un obstáculo
Aguilar advierte que si bien es cierto no es legal fraccionar compras (por ejemplo, ejecutar varias contrataciones directas para evitar tener que hacerlo por licitación), esta subdivisión en lotes facilita el acceso a las PYME.
Ese fraccionamiento ayuda a la empresa en términos cuantitativos (el tamaño de los lotes puede corresponderse mejor con la capacidad productiva) y cualitativos (puede haber una correspondencia más estrecha entre el contenido de los lotes y el sector de especialización).
-Facilitar la presentación de ofertas en consorcio
Como crear un consorcio lleva su tiempo, sería deseable que el anuncio de la contratación se realice también con suficiente tiempo y que inclusive se haga explícito en el cartel la posibilidad de realizar ofertar en consorcio (tal cual se indica en el artículo 72 del reglamento de contratación administrativa).