Carlos Cordero
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Como en la casa muchas veces la distribución del espacio en las oficinas y plantas se cambia con el propósito de renovar el ambiente, sin ponerle atención a la fuga de costos que se puede estar generando debido a deficiencias en este campo.
"La distribución de los recursos humanos, materiales, maquinaria y equipos en una empresa de manufactura (fábrica) o de servicios (oficinas) que no estén ubicados estratégicamente dentro de la organización, es decir, que no se tenga un proceso ordenado secuencialmente, afectará a los colaboradores en su producción", advirtió Rafael Gutiérrez Brenes, de la Escuela de Ingeniería en Producción Industrial del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
Gutiérrez explica que la mala distribución de los insumos y espacios lleva a la realización de tareas innecesarias, "más de las debidas", generando en estos fatiga, ineficiencia, hasta mala ejecución de las mismas, incurriendo la empresa en altos costos operativos por desperdicio de los materiales, desorden en el inventario en tránsito o exceso de papeleo para las oficinas), saturación del espacio, incumplimiento en la entrega de los pedidos, y obligando a la extensión de la jornada laboral y al pago de horas extra.
Medidas para mejorar
Gutiérrez recomienda aplicar una metodología japonesa llamada 5S (cinco eses), donde la idea central es “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” y que consiste en: “1S Despejar”, “2S Organizar”, “3S Limpieza”, “4S Bienestar Personal” y “5S Disciplina”.
Esta metodología está orientada en obtener espacios seguros, confortables y productivos, así como lograr que las personas tengan una mejor disposición para elaborar productos de alta calidad y brindar un servicio excelente a los clientes.
Para elevar la producción se debe analizar el recorrido que hacen los materiales para la fabricación de los productos en todo el proceso, con el propósito de eliminar excesos en los recorridos: en transportes, en almacenamientos en tránsito, y en demoras de los materiales.
El especialista indica que en el caso de las empresas de servicio es el mismo procedimiento, solo que dándole seguimiento a la información. El resultado será una eficiente distribución o redistribución.
Errores comunes
El primer error es no estudiar la “localización” para una empresa. El estudio de la "ubicación" de una empresa nueva o de la “relocalización” para una empresa existente ayuda a establecer claramente cuál debe ser el lugar idóneo para ubicar la empresa, sea por medio de compra o alquiler de un terreno o de una nave (lugar de “cuatro paredes” diseñado para albergar cualquier tipo de organización, su característica principal es su flexibilidad para el acomodo de maquinaria, equipo, materiales y recurso humano).
Aquí hay que analizar los clientes, proveedores, terreno, edificio en sus características, materias
primas, energía eléctrica, telecomunicaciones, medios de transporte, y accesos, entre otros, anticipándose de esta forma a un gasto que podría ser innecesario para la empresa.
"De lo anterior (la falta de estudio de la ubicación) surge otro error igual o más grave", advierte Gutiérrez. "Comprar o alquilar una casa o un edificio, que no estén acondicionados adecuadamente para la debida instalación del recurso humano, material, maquinaria y equipo".
Un error adicional es "ubicar al recurso humano donde más le guste", ya que esto ocasiona ineficiencia y altos costos operativos en su proceso, además de no considerar la parte ergonómica para los diferentes puestos de trabajo de todos los colaboradores en cualquier tipo de organización.
Inversión
Gutiérrez indica que todo depende del edificio donde se encuentre la organización.
La inversión podría ser elevada si, por ejemplo, el local tiene todas sus paredes de concreto y que se deba que eliminar dos o tres paredes, si por ahorro de espacio se compra una maquinaria o equipo diferente, si se debe mejorar los accesos de entradas y salidas.
Si todo está bien, la inversión es mínima.
La ampliación del edificio (o la búsqueda de otro local) se debe considerar cuando una empresa tiene un crecimiento en ventas. Pero para dar el paso se debe hacer un estudio o investigación de mercado que contemple pronósticos de ventas con un horizonte de cinco años. Tal información ayudará a determinar en metros cuadrados, así como la posible ampliación o búsqueda del local.
También es necesario verificar que el lugar sea adecuado para el desarrollo de los productos o servicios. Aquí se debe considerar clima, vecinos, impuestos, costos de transporte de recursos humanos, materia prima y otros insumos, y productos.
"Al hacer un estudio de diseño y planeación de instalaciones hay que considerar el manejo de materiales, para alcanzar de esta forma la excelencia en la cadena de suministros", recalcó Gutiérrez.