Si hoy le llegara una notificación de la Dirección General de Tributación (DGT) en la que le indica que fiscalizará su negocio: ¿estaría preparado para recibir a un auditor fiscal? ¿Saldría victorioso si revisaran sus documentos contables?
La administración tributaria realiza investigaciones cuando tiene sospechas, generalmente fundadas tras realizar cruces de datos, de que hay malos manejos contables en una empresa.
Las pymes no están exentas de ser indagadas. Cualquier negocio, sin importar su tamaño, no escapa de las “garras” de la administración tributaria.
El Código de Normas y Procedimientos Tributarios y el Reglamento de Procedimiento Tributario se refieren a este procedimiento con el nombre de fiscalización, pero también se le llama auditoría.
Motivos y notificación
Rafael González Saborío, socio de impuestos de Deloitte, explicó que la administración debe notificarle a las empresas -en su domicilio fiscal- que serán investigadas y tiene que hacerse en un documento formal y escrito, en el que se expliquen los criterios objetivos por los cuales la empresa fue seleccionada para la fiscalización.
"No se vale que a mí me auditen porque le caigo mal al auditor. Tiene que haber una razón que la norma establece para que a mí me fiscalicen. Los grandes contribuyentes y las grandes empresas territoriales tienen garantizada una fiscalización cada cuatro años, pues uno de los criterios objetivos de selección es ser gran contribuyente. Para que a una pyme le toque la rifa es porque realmente hay algo", manifestó el abogado.
González enumeró algunas razones por las que pueden fiscalizar a una pyme:
1) Por ejemplo, si la empresa se aleja de los rangos esperados de utilidad en determinadas actividades, la administración puede revisar a qué se debe esto;
2) Si la empresa sale en informaciones periodísticas serias en la que se le cuestione financieramente,
3) Que las declaraciones informativas de la empresa reflejen datos distintos de los que evidencian las declaraciones de los proveedores, o viceversa.
El artículo 139 del Reglamento de Procedimiento Tributario señala que la notificación debe darse por lo menos cinco días antes de que se realice cualquier actuación.
En el documento también deben indicarse los nombres de los auditores fiscales, qué períodos se fiscalizarán, qué impuestos se revisarán, qué documentos debe tener listos el negocio, en qué fecha llegarán a la empresa y qué derechos tiene esta.
Es muy importante que esa información esté presente, forma parte de las garantías de la empresa.
Tributación puede decidir ampliar los períodos de investigación, pero debe notificárselo al negocio.
Se debe subrayar que la empresa tiene una serie de derechos: tener acceso al expediente, que resuelvan sus gestiones, recibir comunicaciones.
El auditor no puede levantar información sin ser autorizado, no puede abrir gavetas sin permiso, no puede secuestrar documentos sin una orden judicial.
Debe solicitar la información formalmente y recibirla de esa misma forma.
Según González, el plazo que generalmente da tributación para tener listos los documentos es de diez días hábiles, aunque el administrado puede solicitar una prórroga, si se justifica válidamente. Pero no hay que atenerse a esto.
Por ello, enfatizó en la necesidad de que las empresas tengan actualizado su domicilio fiscal (debe coincidir con el sitio en el que la empresa lleva a cabo su gestión administrativa).
"Si una pequeña empresa tiene una planta, pero las oficinas no están ahí, las tienen aparte y puse que mi domicilio fiscal es la planta, me puedo ver perjudiciado. Resulta que llega el auditor y entrega el documento al guarda, y él no dice nada. Resulta que está bien notificada, pero no respondí a tiempo los requerimientos porque no me enteré. Hay que estar 'vivo' con el domicilio fiscal", expresó González.
¿Qué le van a pedir?
Lo ideal es que tenga listos los estados financieros de la empresa, los comprobantes de ingresos, comprobantes de gastos, los contratos que haya suscrito la empresa (de alquiler, de leasing), los planes de inversión, comprobantes de compras, de importaciones, facturas de servicios profesionales, entre otros.
Recomendaciones
Tener una actitud confrontativa hacia el auditor fiscal, no es una buena idea.
"Aquel viejo truco de que agarraban al pobre auditor y lo metían en un cuarto lo más incómodo posible, con un montón de cajas, no parece muy elegante y no conduce a nada", advierte González.
Hay que saber atender la auditoría: tenga la documentación a mano, si le piden alguna información más detallada, no la entregue a la carrera, tómese el tiempo que le dan.
Sin que ello implique ocultar información, sepa qué le va a dar al auditor, no entregue cualquier cosa.
Durante el proceso de fiscalización, lo ideal es que nombre en su empresa a un vocero (contador, gerente financiero, o un profesional que maneje el tema), que sea el único canal de comunicación con el auditor, para evitar confundirlo y que este encienda las luces de alerta injustificadamente.
"Suele ocurrir que alguien dice algo, que no es lo correcto, y el auditor se hace una mala idea", advirtió el abogado.
De acuerdo con la experiencia de González, una fiscalización puede durar entre seis meses y dos años, no hay un plazo establecido.
La notificación del inicio de la fiscalización interrumpe el plazo de prescripción de la obligación. Pero si la administración detiene por más de dos meses las actuaciones, por causas derivadas de ella, la interrupción se tendrá como no efectuada, es decir, sigue corriendo el plazo de prescripción.
Luego de la fiscalización, la administración le ofrecerá a la empresa una propuesta de regularización provisional con sus conclusiones.
La pyme tiene diez días hábiles para presentar pruebas adicionales.
Posteriormente, la DGT presentará una propuesta de regularización definitiva. El negocio puede aceptar la propuesta y pagar el monto que la administración fije en un plazo de 30 días hábiles o firmar un arreglo de pago. En este supuesto, la multa por pagar puede reducirse.
Pero, la empresa también puede mostrarse en contra de la decisión de la administración.
Bajo este supuesto, la administración le notificará lo que se conoce como el acto de liquidación de oficio.
La empresa tiene 30 días para presentar un recurso de revocatoria (ante la DGT), de apelación (ante el Tribunal Fiscal Administrativo) o ambos.
La legislación dice que para interponer recursos, la empresa igual debe pagar el monto fijado por la administración o rendir garantías, pero esto fue suspendido por la Sala Constitucional mientras se determina si es conforme a la Constitución Política la realización de ese pago previo sin que el caso esté resuelto definitivamente.
El contribuyente también puede decidir no agotar la vía administrativa y presentar su demanda directamente ante el Tribunal Contencioso Administrativo.
Prevención
No espere a que lo auditen para llevar en orden su contabilidad.
Tenga copias de los contratos que suscribe, facturas de gastos, de compras, no bote los documentos.
Además, recuerde que es muy probable que la auditoría abarque dos o tres períodos fiscales anteriores. Tenga respaldos de ellos.
González recomendó que la contabilidad refleje la realidad de la empresa, que lleve todos los pasos y subrayó que siempre se deben dejar rastros y pruebas de las actuaciones de la empresa para salir airosos frente a una auditoría.