¿Le ha sucedido que en su empresa no hay claridad de qué le toca realizar a cada empleado, lo cual genera duplicidad de funciones? ¿O que no se han establecido cuáles son las prioridades del negocio?
El no tener definidos estos elementos puede derivar en una disminución de la productividad, pérdida de recursos y de tiempo.
Sin embargo, existen una serie de herramientas tecnológicas -generalmente gratuitas y sencillas- que le pueden ayudar a optimizar el desempeño de sus trabajadores, de una manera personalizada y según sus habilidades.
Fabrizio Barth Milano, consultor en tecnología digital, expresó que antes de implementar cualquier aplicación tecnológica es importante que el dueño o líder de la pyme conozca bien a cada empleado e identifique qué requiere para mejorar en la realización de su trabajo.
La mejor forma de saber cómo es un empleado es trabajar con él, tomarse por lo menos dos semanas para conocerlo bien: en qué es bueno, en qué no tanto, cómo puede mejorar.
“Si tenés 25 labores y tienes 10 personas para hacerlas, lo que tiene más sentido es agarrar a cada persona que hay dentro de tu equipo, analizar cuáles son sus skills (habilidades) y comenzar a esquematizar sus labores”, expresó Barth, quien es project manager de la empresa Big Web Noise.
Agregó que es importante que el trabajador tenga claro qué tareas son prioridad y cuántas de ellas debe tener listas en un día, para así optimizar su tiempo.
Y en esto pueden ayudar las apps de móviles.
Aplicaciones sencillas, pero útiles
En el mercado existen varias aplicaciones que se pueden instalar en el celular y que ayudan a mejorar la eficiencia en el trabajo.
Una de ellas es Clear, que se instala en celulares Iphone. En ella, el empleado puede anotar las tareas que debe realizar en su trabajo. Las tareas más urgentes se muestran de un color rojo más intenso y las menos prioritarias en amarillo claro.
Una vez que el trabajador realiza las tareas, va marcando que ya las efectuó. Además, a lo largo del día, recibe notificaciones sobre las tareas por realizar para evitar olvidarlas.
Otra aplicación similar a Clear es Wunderlist, que funciona con diferentes plataformas como iOS, Android, Mac OS X y Windows. Es gratuita. Wunderlist brinda la oportunidad de crear listas de tareas y mantener sincronizadas las labores que tiene que realizar cada persona en la empresa.
“Permite tener un control sobre lo que tu equipo está haciendo y, además, te permite a vos saber qué tienes que hacer en orden de prioridad y puedes definir un deadline (fecha límite) de cuándo se tiene que entregar algo, cuándo tiene que salir esto”, detalló Barth.
Otra aplicación gratuita se llama Evernote, que posibilita organizar la información personal a través del archivo de notas. Es gratuita y se puede sincronizar en diferentes dispositivos electrónicos.
“Wunderlist y Evernote tienen la gran ventaja de que permiten tener una cuenta madre desde la cual le asignás tareas a la gente de tu equipo”, destacó Barth.
Aplicaciones como estas ayudan a las empresas a saber qué es prioritario y cuándo tienen que entregarlo, pues agilizan la operación y evita que a las 5 p .m. haya sorpresas por tareas o entregas pendientes que se debieron cumplir durante el día.
Las personas que se dedican a temas de servicio al cliente, o a labores en las que interactúan mucho con el público, pueden instalar aplicaciones para mejorar el uso de su correo electrónico y asegurarse que se contestan los correos de los clientes.
Una de esas aplicaciones es Mailbox, es gratuita para celulares que usan iOS, Android y OS X. Esta app permite establecer recordatorios, posponer un e-mail, recordar tareas, compromisos y reuniones de los próximos días.
"Es muy útil, permite tener ordenado el correo y, el tener esto, va a mejorar el desempeño de la empresa”, dijo Barth.
Dropbox también es una opción bastante útil para tener todos los archivos de la empresa sincronizados. Todos los empleados pueden tener acceso a ellos.
Otra herramienta es el calendario Sunrise, que tiene una interfaz gráfica bastante amigable para saber qué actividades se tienen en el día.
"Analiza a la gente con la que te estás reuniendo. Por ejemplo, ingresa a los perfiles sociales de las personas (Facebook o Linkedin) y te dice con quién te vas a reunir, su experiencia de trabajo. Entonces, ya sabés a qué tipo de reunión es a la que vas”, indicó Barth.