Mida las cargas de trabajo de sus colaboradores y no descuide el servicio

Carlos Cordero

pymes@elfinancierocr.com

En las empresas es común que los colaboradores se quejen sobre la cantidad de trabajo que tienen. Sin embargo, se debe tener claro sí realmente hay exceso de responsabilidades y actividades en un puesto, ya que tal situación puede causar inconvenientes y afectar la calidad de la fabricación de los productos, del servicio y de la atención a los clientes, así como la salud de trabajador.

El problema incluso puede afectar el mismo desempeño del emprendedor o de la emprendedora, que abrumados por la cantidad de responsabilidades y decisiones pendientes de resolver pueden afectar la agilidad con la cual la empresa responde a las demandas de los clientes en particular y del mercado en general.

Existen varias formas para determinar las cargas de trabajo en un puesto.

TAREAS SEGUN ESFUERZO FÍSICO

El Centro Nacional de Condiciones de Trabajo, con sede en Barcelona, España, define la carga de trabajo como "el conjunto de requerimientos psico-físicos a los que el trabajador se ve sometido a lo largo de la jornada laboral".

Aquí el análisis se centra en el esfuerzo físico que debe realizar un colaborador, lo que implica valorar la carga, el esfuerzo físico necesario y la capacidad física que tiene la persona para ejecutarlo.

En este caso se evalúan aspectos como el consumo de energía, el esfuerzo físico requerido o trabajo muscular para tener la fuerza necesaria que exige la tarea, si la contracción de los músculos es continua y se mantiene durante un cierto período de tiempo (dinámico) y la frecuencia cardiaca para calcular el consumo energético. Otro aspecto que se analiza es si la carga es ligera o pesada en comparación con el metabolismo.

También se evalúa la postura: sentado, de pie, arrodillado o incluso de cuclillas, y si en cada caso se hace el trabajo de manera normal, curvada o con los brazos por encima de los hombros,

La evaluación requiere una metodología, la recopilación de datos y su procesamiento para estimar si un trabajador está realizando una tarea que excede su capacidad física o que puede causarle serias lesiones.

Pero puede que solo se requiera una mejor organización del trabajo, ya sea mejorando los métodos y medios de trabajo o tan solo la introducción de tiempos de reposo.

JORNADA LABORAL, TIEMPO REQUERIDO POR TAREA

También hay que considerar la carga laboral o carga de trabajo a la está sometido el trabajador a lo largo de su jornada laboral.

En este caso se analiza el tiempo que invierte un colaborador para realizar una tarea específica, siguiendo la norma de ejecución ya establecida o indicada por el propietario, el gerente o jefe de la unidad.

Si bien se considera que con los avances tecnológicos hay una disminución del esfuerzo físico y un aumento de los requerimientos mentales, especialmente en sectores como servicios, comercio y gerencia, un colaborador puede estar sofocado por la cantidad de tareas y responsabilidades asignadas.

Para saberlo se recomienda realizar una evaluación de las cargas, utilizando algunas herramientas tan simples como una tabla donde se registren la información recopilada sobre cada puesto (véase foto en esta misma página).

Esta tabla incluyen las tareas asignadas a cada puesto, los requisitos específicos de cada acción, el tiempo promedio estimado que implica ejecutar cada tarea, la cantidad de veces que debe repetir cada tarea.

De esta forma se puede determinar el total promedio de horas que cada puesto requiere y al compararlo con la jornada laboral ordinaria se puede concluir si el colaborador puede o no cumplir su trabajo en esa jornada.

Con esta evaluación se definen las brechas existentes, la cantidad de personal necesario o la redistribución de las tareas (probablemente algún colaborador tenga menos tareas asignadas que otro).

TRABAJO VERSUS DEMANDA

De acuerdo a los especialistas de la Universidad de Costa Rica (UCR) en el análisis se debe determinar la demanda que enfrenta la empresa, el horizonte de tiempo en el cual se debe atender a los clientes y la capacidad existente versus la requerida.

Aquí puede que se enfrente una situación de saturación de trabajo provocada al asumir compromisos de cumplimiento que no son realistas o porque se necesite aumentar la cantidad de colaboradores.

El análisis de la demanda también permite establecer cuál es la cantidad de personal necesario ante incrementos temporales o constantes de la demanda. Así una tienda o un hotel puede identificar cuántos puestos necesitará para la temporada alta, de forma que -además de atender la cantidad de clientes que recurren a su negocio- no se afecte la salud psicofísica de los colaboradores.

"Si se requiere mayor cantidad de personal, se debe procurar los medios para brindar el servicio adecuado o tomar la decisión de sacrificar el servicio por un periodo específico", indican los especialistas de la UCR. "Si, por el contrario, se tiene capacidad de sobra, la dirección debe tomar la decisión de qué hacer con esta capacidad de sobra, si tiene alguna asignación especial en que utilizarlo o ponerlo a disposición de otros departamentos que tengan necesidades de capacidad adicionales para el periodo de tiempo específico".