La naturaleza de un negocio que está iniciando o uno que por sus actividades haya ido dejando de lado la posibilidad de establecerse en un edificio específico hacen que un nuevo protagonista salte a la escena: el teletrabajo. Pero su ejecución requiere de ciertos requisitos que garanticen el máximo aprovechamiento del tiempo.
Para nadie es un secreto que en la actualidad cientos de proyectos salen adelante por el trabajo de personas que viven no sólo en distintas ciudades, si no también en distintos países y se comunican instantáneamente por diversas aplicaciones de mensajes y programación de tareas.
Existe además, Todoist una exitosa aplicación de productividad que permite aprovechar al máximo el trabajo fuera de la oficina y con el que puede estar conectado con su equipo y las tareas que cada cual realiza.
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Y aunque las posibilidades están dadas para que las asignaciones fluyan, existen otros elementos clave que podrán hacer del trabajo remoto un éxito para su organización.
1. Tener claras las reglas. "Lo más importante es que tanto el jefe inmediato como el colaborador tengan claro qué y cómo hay que desarrollar cada proyecto, y a la misma vez conocer la fecha y hora límites para la entrega del mismo. El colaborador debe contar con un sistema de programación de cosas por hacer, donde pueda priorizar aquellas tareas más urgentes e importantes para entregarlas en el tiempo requerido", explicó Manuel Montero, Director General & Facilitador de Operaciones y Finanzas de Propyme.
2. Un equipo de trabajo independiente. El mundo de los negocios de hoy nos pone el reto de atender las necesidades de nuestro público de manera más rápida. "Quizá hace algunos años por las limitaciones de tecnología los clientes entendían que una petición comercial podía tomar días y hasta semanas. Hoy con los diferentes recursos existentes se pide algo y se espera respuesta en tan sólo unas horas. Esto obliga a los directores a tener que contar con colaboradores autosuficientes, con elevados niveles de autoridad e iniciativa para que la entrega del sea la más veloz y eficaz posible", detalló Montero.
3. El teletrabajo genera incentivos. El trabajo a distancia genera más motivación porque la persona se auto supervisa. Esto a su vez genera más productividad. Sin embargo, el seguimiento de parte de las jefaturas es básico para asegurar que el modelo funcione y se sostenga a través del tiempo.
4. Herramientas y aplicaciones para el trabajo. La tecnología provee de herramientas muy útiles como WhatsApp, Skype y Outlook que son ideales para planificar, reportar y dar seguimiento.
"Ya no hay que verse en un punto para hacer una reunión; ahora puede hacerse virtualmente por Skype. El Whatsapp nos permite girar instrucciones a un grupo de individuos que necesitan escuchar la misma dirección con gran facilidad. El envío de reportes e indicadores vía Outlook facilita saber qué nivel de avance llevan las personas a nuestro cargo que trabajan remotamente", especifica Montero.
Pero además, puede contarse con Slack, una aplicación de mensajería para colaboración en equipos o Google Docs, que permite compartir y tener los documentos en sintonía.
5. Conozca bien su negocio. “Un emprendedor debe saber qué necesita su público meta, quién lo está ofreciendo en este momento, qué brechas existen entre lo que se ofrece y lo que se necesita, y finalmente acoplar su producto a ese mercado meta”, dijo el Director General de Propyme.
"A lo largo del tiempo hemos visto que esto no es suficiente. Hay emprendedores que conocen muy bien su mercado y su producto, pero no saben cómo mercadearlo, cómo administrar el dinero, o a la gente que opera dentro de sus equipos de trabajo”, añadió.
6. Actualizarse en línea. La práctica de negocios en línea es la tendencia corporativa del hoy. Conocer los paquetes de computo y redes dejó de ser un plus en el currículum para convertirse en una necesidad. El líder de un equipo que labora de forma remota puede fácil y rápidamente saber cuál es el nivel de avance de cada proyecto, y en caso necesario hacer modificaciones sin esperar a que sea demasiado tarde.