Conocer cada uno de los movimientos y las transacciones de la empresa es una tarea necesaria para tener control absoluto sobre el negocio, pero no siempre es una labor sencilla.
Con el paso de los años, las compañías generan mucha información en sus bases de datos relacionada con su negocio, como registros de ventas, compras que han realizado y registros de estacionalidad en las ventas.
Es tal el volumen de datos que llega un momento en que es difícil manejar y procesar tanta información con una simple herramienta no automatizada, precisamente en un momento en el que el cruce de información es vital para la toma de decisiones. Ese análisis de datos es lo que se llama inteligencia de negocios.
Más allá de llevar un simple control de las transacciones de la compañía, la inteligencia de negocios brinda la oportunidad de conocer información específica de un área de interés para la empresa y favorece el cruce de todos esos registros, de manera que es posible tomar las decisiones acertadas que beneficien a la compañía. De ahí su importancia para la subsistencia de las pequeñas y medianas empresas (PYMES).
Ante esa realidad, los sistemas de planificación y recursos empresariales o Enterprise Resource Planning, conocidos como ERP (por sus siglas en inglés) son una alternativa para clasificar y procesar ágilmente y darle valor agregado a toda la información de las empresas.
Solución al alcance. Uno de los ERP disponibles en Costa Rica es SAP Business One, el cual, a diferencia de otras herramientas, incluye la parte transaccional y la de inteligencia de negocios.
"Para desarrollar esa inteligencia, la mayoría de ERP tienen que adquirir herramientas de terceros, para procesar y transformar la información de manera que sea comprendida por estas herramientas, comprar hardware adicional, como servidores de aplicaciones o tener que indexar dicha información para realizar cálculos complejos. Por el contrario, SAP Business One, con su plataforma Hana, integra todas esas herramientas", explica Grettel Alfaro, gerente comercial de la compañía Software & Consulting Group (SCG), firma que distribuye SAP Business One en Costa Rica.
De hecho, SAP Business One cuenta con instrumentos adicionales que permiten crear reportes y visualizar información. Tal es el caso de SAP Lumira y SAP Crystal Reports.
SAP Lumira se puede conectar a cualquier repositorio o fuente de información (SAP Hana, SQL, Excel u Oracle, por ejemplo). La ventaja es que sirve para hacer comparativos de información, aún cuando se cambie el sistema de Información. SAP Lumira es comercializa junto con SAP Business One y su costo es de $479.
Un nivel superior. SAP Business One cuenta, además, con una novedosa tecnología que facilita la inteligencia de negocios por medio del manejo de big data. Se trata de SAP Hana, el cual es el motor de base de datos creado por la marca. Este trabaja en la memoria RAM, lo que permite acceder a los datos de manera más eficiente y, además, refleja los cambios automáticamente, por lo que la información siempre va a estar actualizada en tiempo real.
Con el manejo de big data, las empresas pueden, por ejemplo, rastrear si sus clientes o la gente hablan de ellas, qué dice y cuál segmento de la población es la que comenta. Lo anterior, brinda la oportunidad, por ejemplo, de que las compañías reaccionen o saquen campañas antes de que algún factor externo las perjudique.
Para sacarle el máximo provecho a esta plataforma, es aconsejable enfocarse en la información y los registros que son realmente importantes para satisfacer las necesidades y expectativas del negocio.
Beneficios a la vista. El uso de SAP Business One ayuda a ahorrar tiempo y recursos, pues los informes de obtienen de manera ágil, sin necesidad de que los empleados inviertan tiempo adicional.
"Con SAP Business One operado por SAP Hana, hemos mejorado sustancialmente la operación de servicio al cliente y la manufactura", aseguró Sergio Quirós, gerente General de la firma Quirós y Compañía, empresa que utiliza SAP Hana.
Movilidad: un plus de los ERP
Hablar de SAP Business One es sinónimo de movilidad, pues esta herramienta permite que los gerentes o las personas encargadas de tomar las decisiones puedan acceder a todas las áreas del negocio desde el smartphone o la tableta.
Este sistema ofrece aplicaciones que se consiguen en AppStore o en PlayStore y sirven para revisar informes, aprobar facturas, hacer solicitudes o realizar cualquier otra gestión, tal como normalmente se hace en la computadora. Además, envía alertas para que el encargado esté al tanto de todo lo que sucede en su negocio.
En caso de que en ese momento la persona no tenga conexión a internet, esta herramienta brinda la posibilidad de trabajar offline en el dispositivo. Posteriormente, esta sincroniza la información automáticamente con el ERP.
Por otra parte, SAP ofrece aplicaciones que tienen funciones limitadas, con licencias que son más económicas. Por ejemplo, cuenta con la SAP B1 Sales, la cual es para vendedores y tiene un costo de $450.
Esta sirve para que ellos gestionen pedidos, vean la existencia del inventario, tengan a mano los precios y conozcan la información de los clientes, entre otros trámites.
¿Cómo funciona esta app? Lo primero que hay que hacer es descargarla. Posteriormente, los encargados de TI de la empresa la conectan a su base de datos, establecen los parámetros de seguridad y se ajustan a ellos. De esta manera velan por la seguridad de la información.
En detalle. SAP Business One tiene un núcleo que trabaja con datos maestros, todos los módulos están integrados directamente a ese núcleo, lo que permite un control integral del negocio.
Para poder realizar todos los procesos empresariales, se requiere de una base tecnológica, que puede ser una infraestructura física, como los son los servidores, o en la nube. La elección de la base tecnológica depende de las necesidades y del presupuesto de cada negocio.
En el caso de los motores de base de datos, SAP Business One trabaja con SQL, un motor de base de datos, creado por Microsoft. Asimismo, cuenta con SAP Hana.