Carlos Cordero
pymes@elfinancierocr.com
Los clientes exigen más rapidez en el servicio, en la entrega de los productos y en la comunicación, todo lo cual obliga a las empresas a utilizar la tecnología para producir, atender, tomar decisiones y responder a tiempo.
Un cliente que llama a la empresa y no le responden o que no tiene cómo comunicarse con el empresario -porque éste no usa ni correo electrónico ni celular- es un comprador pérdido, alguien que le va a contar a otros prospectos también pérdidos.
Sin embargo, no se trata de adoptar la tecnología de información y de telecomunicaciones así porque así, aunque sepamos que también nos ayudará al manejo de la gerencia, las finanzas, y la productividad.
De acuerdo Emanuel López, gerente regional de EMC, una reconocida compañía internacional de tecnología, hay varias claves que se deben seguir para que la adopción y uso de sistemas de informática y de comunicaciones valga la pena, sea rentable y beneficiosa para la empresa, y le dé los resultados esperados a las empresas.
1 IDENTIFIQUE LAS NECESIDADES
Evalué “los procesos críticos” del negocio dentro de la empresa. En toda compañía hay procesos que son los centrales para su funcionamiento y que –como todo- pueden ser realizados de una mejor forma utilizando la tecnología.
Con ello elevará la productividad y la eficiencia, al tiempo que deberá buscar una reducción de costos para ofrecer mejores precios a los clientes y no perder, manteniendo o incluso incrementando su rentabilidad.
¿Cómo puede obtener mejores resultados en el menor tiempo posible y con el mínimo esfuerzo e inversión?
2 TENGA LOS OBJETIVOS CLAROS
Todas las empresas, incluyendo a las Mipymes, deben tener claro cuál es el objetivo del negocio y del uso que le darán a la tecnología.
“La adopción de tecnología por sí sola no llevará al éxito si no se tiene definido qué es lo que se tiene que hacer”, advierte López.
¿Cómo le ayudará esa tecnología que adquiere a actualizar y mejorar sus productos y servicios?
No se vaya por la moda ni se deje llevar por el convincente discurso del vendedor de celulares o de computadoras.
Tenga clara sus necesidades (punto 1) y los objetivos a la hora de analizar las opciones de equipos, software, redes y servicios de información y telecomunicaciones.
Manténgase enterado a través de la prensa de las tendencias tecnológicas y de los pros y contras de las nuevas soluciones a nivel personal y empresarial, de manera que se le facilite la escogencia.
3 VEA RESULTADOS
Mida los resultados: ¿aumentó la productividad, la eficiencia, la rentabilidad y la atención de los clientes? ¿Recuperó la inversión realizada en equipos, sistemas y telecomunicaciones?
En síntesis: ¿aumentaron las ventas y las utilidades?
Establezca las razones tanto cuando obtiene buenos resultados como cuando los frutos no son tan buenos. Fíjese si se está aprovechando la tecnología, si hubo cambios en la manera de hacer las cosas y si la cultura de la empresa evolucionó para aprovechar más la tecnología.
Dele seguimiento a qué pasó con la tecnología en la empresa: ¿facilita la atención de los clientes, sus compras y sus pagos?
El enfoque debe ser hacia el cliente, como garantizar y acelerar su compra y cómo facilitarle que pueda pagar (utilizando servicios bancarios en línea o sistemas como PayPal, como lo demuestra la experiencia).
4 EN CUAL TECNOLOGIA INVERTIR
Se debe elegir la tecnología que aumente la efectividad, la productividad y que simplifique la administración de la empresa, con mayor conectividad tanto cuando se está en la empresa como cuando se visitan clientes, manteniendo o incrementando la seguridad existente y el resultado del análisis de la información.
Para ello es conveniente tener una estrategia que permita decidir el presupuesto que dedicará a la inversión de tecnología, comentó López, de EMC.
Tome en cuenta la oferta local de soluciones, que pueden adaptarse de la misma forma a sus necesidades, propósitos y precios.
5 EDUQUE, CAPACITE Y CAMBIE MENTALIDADES
No siempre usamos los sistemas en todo su potencial. Por eso es muy importante que al implementar una tecnología en la empresa se capacite a todos los colaboradores sobre cómo usarla y aprovecharla.
También es bueno educar a los clientes en cómo aprovechen la tecnología (sitios web, celulares, transferencias bancarias, fax, etc.) para comunicarse, comprar y pagar.
Lo más importante es quitar el temor a la tecnología. A partir de ahí será más sencillo que cualquier cambio pueda ser aprovechado por la empresa y sus clientes.
6 INFORMACIÓN EN SU CAJA FUERTE
La seguridad de la información es clave: no deje planes de negocios o proyectos a la vista de todo el mundo.
Usted no se los comentaría a la competencia, a menos que vea una oportunidad de aliarse con otra empresa para atacar un mercado; y aún así mantendría información clave de su compañía bajo tanto secreto como dicen que se resguardó la formula de la Coca Cola.
Lo mismo debe hacerse a nivel informático y de telecomunicaciones. Los hackers no solo atacan a grandes empresas; ellos saben que las pequeñas son vulnerables porque tienen menos recursos para resguardar sus sistemas.
Pero las Mipymes pueden adoptar sistemas y medidas de protección de su información confidencial: datos financieros, derechos de autor, clientes, proyectos y planes, proveedores, y distribuidores, entre otros.