Llevar los registros contables, los archivos, los libros y toda la información de relevancia tributaria es una obligación de toda empresa. Este control se puede hacer de forma impresa con formato de documento, en soporte técnico o en cualquier otro medio tecnológico.
Lo novedoso es que los registros contables y financieros se pueden llevar a cabo mediante sistemas informáticos, tales como los sistemas de planificación y recursos empresariales o Enterprise Resource Planning, mejor conocidos como ERP, por sus siglas en inglés.
El requisito de esta herramienta es que la contabilidad cumpla con los principios de registro e información establecidos en las normas reglamentarias y que estén acordes a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica (CCPCR), según estipula el Ministerio de Hacienda de Costa Rica.
En regla
En suelo tico, las empresas no escapan a la tendencia de utilizar un ERP para realizar los estados financieros. Una de las herramientas disponibles es SAP Business One, la cual cumple con el manejo de las NIIF para el registro de información contable.
Aunque este sistema no incluye los reportes de las declaraciones de impuestos propias de la legislación costarricense, como las D104 y D151 (la del impuesto sobre las ventas y la declaración de clientes, proveedores y gastos específicos, respectivamente), la firma Software and Consulting Group(SCG) –que distribuye SAP en Costa Rica– sí desarrolló esos reportes.
"Estos están creados según la legislación local, para ser generados desde el ERP, como parte de los informes de impuestos que tiene el sistema. La fácil generación de los mismos permite a los contadores tener los resultados necesarios para realizar la respectiva declaración en los diferentes portales que suministra la administración tributaria, para la presentación de declaraciones", explicó Rodolfo Mora, consultor de preventa de SCG.
Por ejemplo, Marta Sánchez, de Europartes Vega, negocio que utiliza esa herramienta, afirmó que con el reporte D151 ahorra tiempo, ya que, en cuestión de minutos, brinda la información que se necesita, ya sea mediante el número de cédula, el nombre o el código asignado al socio de negocios. "De esta manera, se facilita la entrega de esa declaración informativa requerida por la Dirección General de Tributación (DGT)", dijo.
Completo. SAP Business One es un sistema global que se adapta a las leyes de cada país y a las necesidades de cada empresa. Es un sistema confiable que se puede auditar.¿Cómo funciona? Por ejemplo, cuando el usuario registra una factura, esta herramienta automáticamente crea el asiento de esa venta, aseguró Mora.
Además, si se utiliza una norma relacionada con el tema de activos fijos o de precisión de activos fijos, SAP brinda el precio tal como lo establecen las NIIF. Asimismo, SAP posee procesos automatizados de diferencial cambiario y de conversión cambiaria que permiten hacer ese tipo de registros y cumplir con las normas.
El beneficio para los negocios es que si el contador o los usuarios registran oportunamente la información en SAP, es posible generar las declaraciones de impuestos e informativas (como las de sueldos) de forma automática y entregarlas en el tiempo correspondiente.
"Esta herramienta brinda la posibilidad de hacer una revisión más ágil y precisa de la información. Contribuye a presentar a tiempo las declaraciones de impuestos al Ministerio de Hacienda", explicó Mora.
Lo anterior cobra aún más relevancia, ya que, tal como lo establece la ley, el pago de tributos realizado fuera de término conlleva la obligación de costear un interés junto con el impuesto adeudado. Esta obligación también se produce cuando no se realizan los pagos parciales.
Beneficios reales. "Al contar con SAP, que es un sistema todo integrado, la labor contable es más eficiente, se puede revisar fácilmente la trazabilidad de todos los registros y consultar información al instante. Es muy seguro porque permite dar diferentes permisos a cada uno de los usuarios para que ejecuten únicamente las funciones asignadas a su puesto. Además, los informes financieros se pueden generar en el momento que se desee, ya sea en Excel o PDF, igual que los libros contables digitales", afirmó Sánchez.
ERP en detalle
Los sistemas de planificación y recursos empresariales o Enterprise Resource Planning, mejor conocidos como ERP, por sus siglas en inglés, integran todos los departamentos del negocio para brindar control e información completa y relacionan el trabajo de todos ellos para lograr equilibrio. Es decir, permiten consolidar la información estratégica, trabajar con mayor visibilidad, coordinar mejor el trabajo de todas las áreas y automatizar los procesos.
Así, las empresas pueden registrar y procesar toda la información en tiempo real, evitar compras innecesarias y ahorrar los gastos en software para cada área.