Queda poco más de un mes para el cierre fiscal, que será el 30 de setiembre, de manera que los negocios aún tienen oportunidad de corregir cualquier error en su contabilidad y mejorar sus prácticas contables, con el fin de presentar correctamente sus respectivas declaraciones ante la Dirección General de Tributación (DGT).
Todas las transacciones económicas de los comercios, realizadas entre el 1 de octubre del 2013 y el 30 de setiembre del 2014, deben estar debidamente contabilizadas y registradas para presentar la Declaración Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos (D-151), que hay tiempo de presentar hasta el 30 de noviembre.
Igualmente, todo debe estar en orden para presentar la declaración anual sobre utilidades (declaración de renta), cuyo límite de entrega es el 15 de diciembre.
Guillermo Smith Ramírez, presidente del Colegio de Contadores Públicos Autorizados, recomendó a los negocios revisar que haya un adecuado registro de los ingresos y gastos de la empresa e identificar si hay algún error para proceder a hacer las correcciones.
"Es importante llevar registros auxiliares detallados y en orden. Si hay duda de las transacciones o de cómo estoy haciendo las cosas, es oportuno que las pymes se asesoren. Si el contador no está debidamente preparado, entonces que se busque uno que lo esté. La fecha máxima para corregir cualquier error es el 30 de setiembre", subrayó.
En materia de gastos, advirtió tener cuidado y recordar que no todos los gastos son deducibles, por lo que se debe chequear exhaustivamente cuáles lo son y cuáles no, así como evitar errores en la determinación del monto que se debe pagar de impuestos.
"En las pymes a veces el comerciante incluye todas las facturas (en la contabilidad), las de combustible y otras de orden personal. Debe hacer la separación del negocio con las facturas de uso propio", aconsejó el contador.
Si se consignan mal los gastos, se calcularía mal el impuesto por pagar y la administración realizaría un ajuste, que obligaría a la empresa a pagar el monto correcto.
Toda esta situación genera gasto de tiempo e implica incurrir en incomodidades de índole económico, por lo que es mejor prevenir.
Cuidados
Smith, del Colegio de Contadores Públicos, recordó la resolución 17-2013 de la DGT que no permite deducir gastos o costos pagados en efectivo a un mismo proveedor si superan tres salarios base (más de ¢1.198.200), por lo que las pymes deben procurar realizar los pagos a través de otros medios como transferencias bancarias o el uso de tarjetas de crédito o de débito.
Es importante tener cuidado con esto, ya que una pyme podría verse expuesta a pagar un impuesto mayor sin ninguna necesidad, pues quizás existían gastos legítimos que se habrían deducido si se hubiera pagado por otros medios que no fuesen efectivo.
Asimismo, cuando se realizan gastos que sean deducibles, hay que recordar solicitar factura y verificar que efectivamente esté autorizada por el fisco, pues de lo contrario no podrán rebajarse.
Las transacciones deben estar registradas y la contabilidad debe basarse en las Normas Internacionales de Información Financiera. "Esto debe ser una preocupación del representante de la pyme y no solo del contador", advirtió Smith.
Si las pymes incurren en errores o no realizan las declaraciones y el pago de los impuestos, sin duda se enfrentarán a sanciones económicas y al pago de intereses, cuando corresponda.
Si no se presentan las declaraciones de renta en el tiempo preciso, el período de prescripción de la obligación podría pasar de 4 a 10 años. "Se debe cumplir con las fechas formales que están estipuladas", añadió.
Por otro lado, si no se lleva contabilidad del todo o si se incurre en otros actos impropios, las sanciones se clasifican desde leves hasta muy graves.
"Por ejemplo, si se determina que una pyme debe pagar ¢5 millones, que dejó de acreditar en esa declaración de renta, y la administración la clasifica como una sanción grave, va a tener que pagar ¢5 millones adicionales", advirtió.
Smith también les recordó a las pymes conservar los comprobantes de su contabilidad por un período de cinco años máximo, pues así lo exige el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.