La diferencia entre un proceso complicado para llegar al cierre fiscal y otro más sencillo está en utilizar un sistema perpetuo automatizado de inventarios.
Con este tipo de tecnologia se puede llevar el control diario de la entrada, salida y demás movimientos de la mercancía, así como la administración de la bodega o almacén, a través de códigos de barras según los estándares de GS Uno.
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De acuerdo con Guillermo Varela, director ejecutivo de la asociación GS Uno Costa Rica, las maneras de procesar el cierre fiscal cambian con el tiempo.
Por eso hay que estar al tanto de las diferentes herramientas disponibles para gestionar sus operaciones, en especial el manejo de sus inventarios. Así, cuando llegue, el cierre fiscal será un proceso más simple y transparente.
El inventario perpetuo automatizado depende, fundamentalmente de la forma en que se implemente la colocación de códigos de barras, del control de movimientos de entrada y salida, y los lectores ópticos, entre otros controles del producto.
El software propiamente debe incluir:ingresos, ubicaciones, salidas o facturaciones, devoluciones y mermas. Varela recomienda que el sistema como mínimo trabaje con esas variables.
Las pequeñas y medianas empresas pueden contratar el desarrollo de su sistema o recurrir a varias opciones locales para contar los sistemas necesarios para el manejo de sus inventarios y ventas.
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Con el sistema de inventario se obtiene información actualizada de la utilidad bruta, existencias de mercancías, rendimiento de ventas, pérdida o robo de productos, etc.
Lo que se quiere es evitar son las dificultades que suelen enfrentar algunas empresas, como la pérdida de ventas por cierre del local durante algunos días para realizar el inventario. Asimismo, las empresas enfrentan la presión de terminar el cierre contable según lo establecido por la normativa tributaria.
"Al automatizar el proceso, el inventario se podría realizar con un solo clic", afirmó Varela.
Más allá de las auditorías, el cierre fiscal debe significar una oportunidad para mejorar la eficiencia de las empresas a lo interno. Un cierre de inventarios deficiente trae consigo una serie de consecuencias, como la pérdida de ingresos y de mercadería o menos oportunidades de financiamiento.
Se puede implementar sistemas de lectores ópticos que permitan escanear los códigos de barras de los productos y sus cajas (corrugados)en cada una de las etapas en la cadena logística (entrada al almacén, ubicación, salida, etc).
Para empresas con mayor volumen de mercancías los sistemas de radio frecuencia utilizando el Código Electrónico de Producto (RFID/EPC) son de gran utilidad. Usar estas soluciones dependerá del tamaño de la empresa o bien de la complejidad de su negocio.
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Freddy Gutiérrez, propietario de Importadora Arcoíris Guqui S.A., pyme afiliada a la Asociación GS Uno, afirmó que el cierre fiscal debe verse como una oportunidad de evaluar las estrategias de promoción, hacer un análisis de los productos de menos venta yexaminar el comportamiento de los consumidores de cara a un posible replanteamiento de las acciones comerciales.
Por otra parte, GS Uno recomienda además adoptar la factura electrónica como un aliado para mantener un control interno y promover la eficiencia a lo largo de todo el año, que no solo simplifica el acceso a la información contable, si no que establece un canal transparente con los proveedores, compradores y Tributación.