El pasado 15 de enero anterior el Área de Tesorería de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) comunicó que para efectos de pago a sus proveedores de bienes y servicios "se requerirá la presentación de la factura electrónica en forma impresa".

Precisamente ese fue el día cuando la factura electrónica empezó a ser obligatoria para profesionales independientes y empresas del sector salud, de acuerdo a las resoluciones del Ministerio de Hacienda y de la Direcció General de Tributación (DGT).

A los proveedores, la entidad les indicó que "inclusive no habilitará ninguna dirección de correo electrónico para su recibo".

La Caja justificó la medida debido a "la gran dispersión del proceso de contratación a nivel institucional en múltiples unidades ejecutoras, así como también la gestión del proceso de pago en más de 30 unidades".

La otra razón que esgrimió es que las resoluciones del Ministerio de Hacienda "no establecen la obligatoriedad de su uso comercial, pues están orientadas al control fiscal".

"No ha existido ninguna reforma legal que varíe el uso de las facturas comerciales", respondió Erick Solano Víquez, tesorero general interino de la CCSS.

Descoordinación

Mientras los contribuyentes de diferentes sectores empiezan a utilizar la factura electrónica, la confusión y el atraso en los ajustes administrativos y tecnológicos recorre por los pasillos y oficinas de buena parte de las entidades estatales para recibir los comprobantes digitales de sus proveedores de bienes y servicios.

La DGT desconocía hasta esta semana la situación. Tampoco tenía reportes de cuáles entidades no están recibiendo la factura en su formato digital.

"No existe motivo para no ser aceptada por una institución sea pública o privada", respondió Carlos Vargas, director general de Tributación. "En estos momentos hay sectores que ya se encuentran obligados a emitir facturas únicamente por vía electrónica, por lo que estos comprobantes no podrían ser rechazados".

El funcionario agregó que las resoluciones de la DGT respaldan legalmente la obligatoriedad en el uso de la factura electrónica y su validez.

De acuerdo al Colegio de Contadores Públicos la factura se puede entregar a un cliente enviándola a su correo electrónico o en forma impresa, pero había advertido que el público debe acostumbrarse a que se solicite la dirección de email para el envío del archivo digital del comprobante.

Durante el año anterior la factura electrónica empezó a ser utilizada por varios de los grandes contribuyentes y en lo que llevamos del 2018 su uso ya es obligatorio en el sector salud y para los profesionales y empresas que brindan servicios contables, financieros administrativos desde este 1° de febrero.

Otros sectores deben empezar a usarla en los próximos meses, según el calendario de Hacienda.

LEA MÁS: Situaciones que sufrieron los contribuyentes que empezaron a usar factura electrónica el 15 de enero

Instituciones: unas sí...

Mientras los contribuyentes dan el paso, la preparación de las entidades para recibir la factura electrónica a través de sus correos electrónicos es desigual.

De acuerdo a la consulta realizada por EF a una decena de instituciones, la mayoría recibirá la factura electrónica e incluso algunas como los ministerios de Economía y el de Comercio Exterior (Comex) viene aceptando facturas digitales desde tiempo atrás.

"Venimos recibiendo facturas electrónicas desde hace años por iniciativa de los proveedores", dijo Alexander Mora, titular de Comex. "Ahora la diferencia es que el proveedor debe estar registrado en Hacienda y cuando envía la factura le llega a Hacienda y aquí se recibe la validación".

En el Ministerio de Economía, Industria y Comercio se reciben las facturas electrónicas desde que fue aprobada la ley de firma digital en el año 2005, aseguró el proveedor institucional Rodolfo Bonilla.

En el Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ) tampoco hay inconvenientes para recibir las facturas electrónicas. "El MCJ, al ser parte del Poder Ejecutivo, sigue las disposiciones del ente rector en esta materia, es decir, el Ministerio de Hacienda", recalcó Dennis Portuguez, viceministro administrativo.

En la dirección financiera del Ministerio de Trabajo se recibe la factura tanto en físico como a través del correo electrónico, pues para realizar los pagos a los proveedores mediante el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (Sigaf), de Hacienda, "se requiere el comprobante físico que queda en los acuerdos de pago, hasta tanto el Ministerio no modifique este proceso".

Otras entidades están corriendo para ajustar sus sistemas y procedimientos.

Manuel Martínez, gerente de la división de gestión de apoyo de la Contraloría General de la República señaló que todavía no han recibido facturas electrónicas, pero que en la institución sí las aceptarán y que están ajustando los procedimientos internos para su tramitación.

Jesús Orozco, director de la división corporativa de finanzas del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), dijo que también recibirán las facturas electrónicas.

"El ICE está en el proceso de cumplir con la resolución para implementar la factura electrónica y, como parte de esa gestión, se trabaja tanto en generar como en recibir las facturas electrónicas", aseguró Orozco.

LEA MÁS: Vea aquí los videos sobre cómo registrarse en Hacienda y cómo generar facturas electrónicas

Y otras, ahorita no

En el Banco Nacional (BN) "por el momento" no se va a recibir la factura en forma electrónica y se realizan esfuerzos para implementarla en el menor tiempo posible, indicó Silvia Chaves, directora de responsabilidad social corporativa del BN.

Entre esos esfuerzos está la unificación de la normativa contable y de la plataforma; alinear la facturación electrónica con la plataforma de compras públicas; y ajustar la normativa contable para desarrollar los aplicativos en el sistema de pagos, darle trazabilidad (monitorear el proceso que sigue el trámite) y realizar los pagos.

El Ministerio de Educación Pública (MEP) "por el momento" tampoco recibe facturas electrónicas de los proveedores de bienes y servicios, pues en el proceso de pago de facturas intervienen varias dependencias (algunas externas) y hay normativas vigentes que deben ser ajustados a los cambios digitales.

"A la fecha no se cuenta con la directriz o instrucción del ente rector en materia de la Administración Tributaria sobre cómo va a proceder el Gobierno Central y la ruta a seguir con la implementación de la factura digital", afirmó Rosario Segura, diectora de proveeduría institucional del MEP.

En la CCSS, Solano dijo que se utiliza además una factura propia a la cual los proveedores le anexan la factura comercial impresa como respaldo.

Explicó que para hacer el pago de forma más eficiente y ágil, el proveedor presenta la documentación (que incluye la factura comercial) en la unidad de la Caja que lo contrató.

Asimismo, dijo que el nuevo formato exigido por Hacienda a los contribuyentes no afecta ni altera los procedimientos de contratación administrativa ni los procedimientos para el pago.

Y aún así, hay que presentar la factura en papel.

"Si el proveedor utiliza el sistema de facturación electrónica, bien puede presentar la factura electrónica, pero en forma impresa", reiteró el funcionario.

Contribuyente preparado

En la otra acera los contribuyentes hacen la tarea de adoptar la factura electrónica. Klever Ramos, contador público y privado de Puntarenas, empezó a utilizar la factura electrónica desde el 10 de enero anterior, en parte porque debía asesorar a sus clientes del sector salud y en parte porque para él mismo es obligatorio desde este jueves.

En su caso eligió utilizar un sistema de facturación desarrollado por el Grupo Naby, debido al servicio que le brindan, las mejoras que introducirá la firma y la bonificación de dos meses en el paquete que adquirió. "El sistema es muy sencillo y amable. He estado facturando sin inconvenientes. El tiempo de respuesta es muy rápido", aseguró Ramos.

Los contribuyentes pueden elegir entre unos 28 proveedores de sistemas de facturación y quienes ofrecen diferentes planes y costos, así como el del Ministerio de Hacienda que es sin costo.

LEA MÁS: No deje para lo último el registro ante Hacienda para empezar a usar la factura electrónica

Naby, por ejemplo, ofrece planes a nivel profesional y para pequeñas y medianas empresas y, según su gerente comercial Armando Vargas, cuentan con 25 socios comerciales para asesorar a los clientes.

"Algunos sectores se prepararon para la factura electrónica, como los contadores", dijo Vargas, que incluso realiza giras fuera del Área Metropolitana para explicar cómo funciona la factura electrónica. "Otros, como salud, sí lo dejaron para lo último".

La firma Gosocket, otro de los proveedores de facturadores electrónicos, aconsejó a los contribuyentes elegir una firma que cumpla con todos los requerimientos de ley, de manera que garantice que sus documentos tributarios son válidos y legales.

También recomentó elegir el proveedor de acuerdo al costo y a los servicios adicionales que brinda, pues se ofrecen varias herramientas para ayudar en las operaciones de los contribuyentes.

El proveedor, además, debe cubrir las necesidades de crecimiento de las operaciones y adaptar los sistemas de forma sencilla.