Los contribuyentes deben dar la aceptación o rechazo de los comprobantes electrónicos que le entregan sus proveedores para que sea deducible del impuesto de la renta.

“La norma me obliga como receptor a realizar la aceptación o rechazo total o parcial”, recalcó Carla Coghi, socia de Deloitte durante el Desayuno EF organizado con la firma Deloitte realizada este 31 de octubre en el auditorio de Grupo Nación.

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El proceso de factura electrónica empezó en 2013 en forma voluntaria. Tres años más tarde Hacienda emitió la resolución de obligatoriedad y en el 2017 se empezaron las pruebas con grandes contribuyentes.

En el presente año se implementó la la obligatoriedad para la mayoría de los sectores.

Este 1° de noviembre deben estar usando comprobantes electrónicos todos los contribuyentes que están obligados, pues se incorpora el último grupo con cédulas físicas y jurídicas cuyo último dígito termine en 7, 8, 9 y 0.

El Ministerio de Hacienda concedió prórrogas debido a situaciones particulares en varios sectores.

En el camino se han realizado diferentes tipos de ajustes, conforme los sectores y las empresas han planteado requerimientos específicos que no se tenían contemplados.

Alan Saborío, socio director de Deloitte, también recordó que la administración tributaria cuenta con información y tecnología de big data para efectos del control fiscal, entre otros objetivos.

Varios países ya han implementado la factura electrónica, donde México se destaca por su avance incluso a la contabilidad electrónica donde se homologan las cuentas y la administración tributaria puede consolidar datos.

Obligados

La obligación de emitir facturas electrónicas es para todos los contribuyentes que realizan actividades que generan una renta, con excepción de entidades reguladas, instituciones públicas, y quienes están registrados en el régimen simplificado, entre otras.

Casos como las cooperativas y las asociaciones solidaristas están exentas de emitir comprobantes, pero sí lo deben hacer por actividades que no forman parte de su naturaleza como tiendas o servicios de cable e Internet.

Sin embargo, en el largo plazo todos deberán usar comprobantes electrónicos.

“Hacienda quiere que todos los contribuyentes emitan factura electrónica. Irá en forma paulatina, pero en algún momento en el futuro todos estarán obligados”, afirmó Coghi.

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Beneficios

Teóricamente la factura electrónica generará ahorros en las empresas conforme se haya madurado en su uso y que por ahora eso no se estará sintiendo, tanto por las inversiones en sistemas como por el ajuste de procesos.

Otro de los beneficios es que las empresas contarán con inventarios actualizados y se facilita el almacenamiento de información, de documentos para efectos de garantías y en el futuro se haría innecesaria la declaración informativa que se presenta con el formulario D 151 tanto como algunos auxiliares como el de ventas.

“Es a futuro. Todavía no se está aplicando y Tributación lo está analizando”, afirmó Coghi.

Sanción: Coghi recordó que la sanción por incumplimiento va desde tres salarios base (unos 431.000 colones) hasta un máximo de cien salarios base.

Cuatro documentos electrónicos: La resolución de Hacienda establece cuatro comprobantes electrónicos que los contribuyentes deben generar: la factura, la nota de crédito, la nota de débito y el tiquete electrónicos.

Si el proveedor está exento de emitir comprobantes electrónicos para efectos deducibles son válidos los comprobantes actuales.

Dos archivos

Al emitir un comprobante electrónico se generan dos archivos digitales, un XML y un PDF.

El XML es el archivo que permitirá a los sistema de Hacienda y al que tenga el contribuyente la validación y almacenamiento, respectivamente.

El PDF es la representación gráfica del XML y muestra un formato del comprobante como el de un documento físico actual (logo de la empresa, lenguaje y presentación sencilla, entre otros).

Cuanto el cliente recibe un correo electrónico con su factura electrónica podrá encontrar ambos archivos (PDF y XML), para efectos deducibles y de garantía, entre otros propósitos.

En el sistema que utiliza para recibir facturas electrónicas deberá indicar la aceptación o rechazo del comprobante.

Asimismo, se recibe un XML de Hacienda que indica la validación de la factura.

Sistemas

El Ministerio de Hacienda encargó a la Empresa de Servicios Públicos de Heredia (ESPH) el desarrollo de un sistema de validación de las facturas electrónicas.

Este sistema es el que recibe los archivos XML y valida o acepta las facturas electrónicas.

Asimismo cada contribuyente debe tener un sistema o servicio de facturación para generar los comprobantes electrónicos.

Para este sistema puede elegir entre diferentes proveedores, incluyendo otro sistema de Hacienda (sin costo) para generar facturas y los otros comprobantes. Elija bien cuál va a utilizar pues cada uno tiene ventajas y desventajas.

Paso 1, que sólo puede hacer el contribuyente

Los contribuyentes deben inscribirse en el sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV) en el sitio del Ministerio de Hacienda Pública, recordó Jorge Rivero, director de consulting de Deloitte.

Paso 2, seleccione bien sistema de facturación

Posteriormente se debe seleccionar su proveedor de servicio o sistema de facturación: implementación propia, usar el sistema de Hacienda o elegir entre las ofertas de distintos proveedores.

En cualquier caso debe contar con sistemas que generen documentos a los clientes y reciban comprobantes de los proveedores.

Tenga en cuenta que el sistema gratuito de facturación de Hacienda sólo almacena documentos por dos meses.

Compruebe

Usted debe cerciorarse si el proveedor de sistemas y servicios de facturación cumplen esas y otras condiciones.

Si el sistema y los servidores se ubican en otros países, especialmente multinacionales, deberán realizar ajustes.

Asesorese

Los proveedores de estos sistemas son especialistas en informática, pero no en temas tributarios y fiscales.

Esto implica tener muy claro los procesos tributarios y la normativa, así como contar con un asesor experto en esta materia que ayude a realizar los ajustes.

Busque a empresas de su mismo ramo y vea sus experiencias con los diversos proveedores de sistemas de facturación.

Implementación de sistema de facturación

Cumpla el proceso de definición, diseño, desarrollo e implementación del sistema de facturación.

En las primeras fases debe entender los requerimientos y mapear sus procesos internos, así como identificar cuál sistema utilizar.

En las fases de desarrollo e implementación debe mantener y actualizar los controles de operación de los sistemas.

Además, realice el monitoreo e identifique problemas que se estén presentando en los procesos, incluyendo los que se deriven de la capacidad de procesamiento del sistema de validación de Hacienda.

Cambios internos y otros procesos

Las empresas deben cerciorarse de sus procesos internos, quiénes serán los encargados de emitir y recibir facturas electrónicas, en cuáles correos electrónicos y la disponibilidad de Internet.

En el caso de exportadores también deben revisar los momentos de emisión de documentos debido a las diferencias en los procedimientos en la actividad.

También se debe tener claro cuándo se contabiliza una factura, lo que normalmente se aclara en la fase de pruebas.

Realice pruebas: Las pruebas permiten hacer ajustes de los sistemas para no tener inconvenientes cuando se deban emitir las facturas y otros comprobantes al cliente.

Cerciórese que los proveedores que cuenten con sistemas y mecanismos para atender caídas de Internet, de electricidad y otros.

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Proveedores y aceptación

Asimismo cada contribuyente debe cerciorarse que sus proveedores están obligados y deben entregarle factura electrónica.

Cuando recibe el documento electrónico tiene un plazo de ocho días hábiles para aceptarlo o rechazarlo.

La aceptación del comprobante se indica en el archivo XML con un código que indica “Mensaje 1” y el rechazo con la de “Mensaje 3”.

Los mismo mensajes se aplican en la validación que realiza Hacienda, que dura un máximo de tres horas.

Sin embargo, no se debe esperar a este XML de Hacienda para generar el comprobante al cliente. Debe hacerlo de inmediato.

Para la aceptación o el rechazo de los comprobantes deben comprobar que sus sistemas informáticos tienen la funcionalidad para realizar esta acción.

Almacenamiento

Otro cuidado que se debe tener es el almacenamiento de los comprobantes, no sólo por los cinco años que exige Hacienda sino también por el plazo de depreciación de activos que se extiende hasta por diez años.

El almacenamiento debe facilitar el poder encontrar sin dificultades los comprobantes electrónicos, en caso de fiscalización y solicitudes de información por parte de Tributación.

Los contribuyentes deben mantener copias de los comprobantes almacenadas en otro repositorio propio.

Eso vale para quienes usan el sistema de Hacienda, que solo almacena comprobantes por dos meses.

También para el caso de otros sistemas o servicios para efectos de respaldo en caso de diferencias contractuales con la empresa informática, cambios de sistema y proveedor, de que éste quiebre o desaparezca, etc.

Actualización de sistemas

Las empresas también deben comprobar que los proveedores de sistemas y servicios los actualicen de acuerdo a las modificaciones que va realizando Tributación.

Nada en cero

Los comprobantes electrónicos siempre deben indicar una cifra monetaria de ventas, pues no pueden indicar monto cero en ventas ni acepta descuentos del 100%.

Asimismo, la base para calcular el impuesto de ventas es el subtotal.

Autenticación

Las empresas y contribuyentes deben utilizar un mecanismo de autenticación segura (firma digital, llave criptográfica), tarea que sólo pueden hacer ellos mismos.

La firma digital es generada por el Banco Central de Costa Rica, junto con el certificado; mientras que la llave criptográfica es emitida por el Ministerio de Hacienda.

Cada una tiene sus ventajas y desventajas de acuerdo a la actividad y el tamaño de operación del contribuyente, por lo que es éste el que debe revisar las opciones y elegir.

Contingencias

Cuando hay problemas de electricidad, servidores o de Internet se genera una factura provisional (con comprobantes autorizados) para entregar al cliente en forma inmediata.

Apenas se resuelva la situación se genera el archivo digital que incluye el PDF y el XML en un plazo máximo de dos días. Los documentos provisionales no tienen validez para efectos deducibles.

Cuide los detalles: “Hay muchos detalles. No es algo trivial que pueda dejarse para otro momento”, advirtió Rivero. “Esto no se hace en un mes”.

Rivero recomendó tener una fase de pruebas antes de pasar a productivo y generar comprobantes.

Hay firmas que pasan directamente a productivo y empiezan a ver muchos problemas.