Factura electrónica será obligatoria para todos los sectores en segundo semestre del 2018

La implementación y uso de la factura electrónica será obligatoria a final del 2018 tanto para contribuyentes físicos y jurídicos de acuerdo con el nuevo calendario que emitirá el Ministerio de Hacienda en dos semanas.

Gerardo Chévez, subdirector de información y asistencia de la Dirección de Servicio al Contribuyente, y Minor Arias, coordinador de programa de factura electrónica, ambos del Ministerio de Hacienda, afirmaron que en ese plazo se emitirá una resolución que establece que en setiembre próximo deberán usar los comprobantes electrónicos las personas físicas y jurídicas que son contribuyentes y cuyo último dígito de la cédula sea 1, 2 y 3.

“Estamos cumpliendo con lo establecido por la ley. La factura electrónica debe implementarse de acuerdo a la norma. No hay que salirse de ahí”, recalcó Arias, durante el Desayuno Financiero, realizado este 7 de marzo por la firma Deloitte y EF.

Estamos cumpliendo con lo establecido por la ley. La factura electrónica debe implementarse de acuerdo a la norma. No hay que salirse de ahí", recalcó Arias, durante el Desayuno Financiero, realizado este 7 de marzo por la firma Deloitte y EF.

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El funcionario indicó que la normativa para factura electrónica fue aprobada en el 2016.

Hasta el momento, a los contribuyentes de cada sector se le comunica con seis meses de anticipación para que vayan implementando los sistemas y ajustes para generar las facturas electrónicas.

De acuerdo al calendario vigente en enero anterior la factura empezó a ser obligatoria para profesionales y servicios de salud. En febrero ingresaron el sector de servicios contables y administrativos y en marzo el de legales, que incluye a abogados y notarios.

En abril próximo deben usarla en ingeniería, arquitectura e informática y en mayo otras consultorías y servicios como meteorólogos, mantenimiento industrial y mecánico, construcciones e ingeniería civil, químicos, geólogos, geógrafos, biólogos, tecnología de alimentos, publicidad, bibliotecología, docentes, salud ocupacional, educación especial y periodistas.

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Con el calendario que se publicará en dos semanas se incluiría a todos los contribuyentes físicos y jurídicos, tanto grandes como pequeños, la factura electrónica será obligatoria para todos "los obligados" antes de finalizar el año.

Arias y Chévez reiteraron que la implementación de la factura electrónica es un proceso donde se incorporan sectores de contribuyentes en forma paulatina. De la misma manera, hay aplicaciones como el código QR que no se implementarán hasta que no se cumpla la primera etapa de masificación de la factura electrónica.

Chévez indicó que ya se han generado más de 22 millones de comprobantes electrónicos de parte de 26.090 contribuyentes que se han registrado de los sectores de salud, contabilidad y legal. “Si se recibe servicios en uno de estos sectores y no le entregan factura electrónica hay alguien que está evadiendo”, advirtió.

El funcionario indicó que los contribuyentes no deberían complicarse, pues se trata de hacer lo mismo que antes realizaban con la factura en papel.

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Dudas y recomendaciones

La factura electrónica es un mecanismo de control de la autoridad tributaria y para la reducción de la evasión e implica un esfuerzo conjunto entre las áreas de contabilidad y finanzas con tecnología de la información de las empresas.

"Ya hay sectores que deben estarla usando, como salud, contadores y legal, pero es aconsejable iniciar y prepararse con anticipación", dijo Carla Coghi, socia de impuestos y legal de Deloitte.

Recomendó verificar si el código de contribuyente corresponde a su actividad para luego realizar el registro en el sistema de Administración Tributaria Virtual del Ministerio de Hacienda.

Asimismo es necesario tener claridad sobre los elementos, componentes, sistemas de facturación involucrados, firmas electrónicas a incluir y contingencias para los que se debe estar preparado, como caídas del sistema de Hacienda o del enlace de Internet del contribuyente.

Hay que tener claro que no se permiten anulaciones totales de las facturas y otros comprobantes en casos de errores y también cuál es el proceso que siguen las facturas y archivos electrónicos desde la generación hasta la validación y almacenamiento.

El formato de la factura es similar al de un documento físico en papel, con pequeños cambios correspondientes al archivo digital.

"El temor de migrar a la factura electrónica debe dejarlo de lado. Los datos sobre ingresos de la actividad Hacienda los va a tener tarde o temprano por diferentes vías", advirtió Coghi.

La implementación y los ajustes tecnológicos son distintos para cada empresa, al tiempo que –por encima de lo propiamente fiscal— la factura electrónica también fortalece la digitalización de los procesos en las empresas.

En esta área los contribuyentes deben analizar sus necesidades y requerimientos para elegir los sistemas de generación de facturas electrónicas (facturador), para lo que tiene las opciones del servicio que brinda Hacienda sin costo y los de casi 30 proveedores de software que hay en el mercado.

Es posible que también las empresas deban realizar ajustes en controles, asignación de responsabilidades internas, puestos y funciones, y en operaciones, los cuales no son indicados por Hacienda sino que se imponen para poder implementar, usar y que las actividades comerciales estén alineadas.

"La factura electrónica cambia los procesos en las empresas. No solo hay ajustes desde el punto de vista tecnológico sino también de procesos", dijo Andrés Casas, socio de Deloitte.

Por ejemplo, ahora las facturas se recibirán vía electrónica y no física. También hay que implementar modificaciones de acuerdo al volumen de facturas que se recibirán y para las contingencias que se puedan presentar.

Otro aspecto que se debe decidir es si se usa la firma electrónica que provee Hacienda o la firma digital, validada por el Banco Central de Costa Rica, que tenga la empresa o el contribuyente para todas sus transacciones y operaciones digitales.

Casas recomendó utilizar una funcionalidad de validación en el software facturador antes de enviar la factura electrónica a Hacienda para reducir el volumen de errores y no tener que generar notas de crédito o débito y otras correcciones internas.