Por: Carlos Cordero.   7 marzo
Gerardo Chévez, del Ministerio de Hacienda, dijo que para los contribuyentes la generación de la factura electrónica sigue los mismos pasos que una física o en papel.
Gerardo Chévez, del Ministerio de Hacienda, dijo que para los contribuyentes la generación de la factura electrónica sigue los mismos pasos que una física o en papel. "No debería complicarse", recalcó. (Foto Alonso Tenorio)

La implementación y uso de la factura electrónica será obligatoria a final del 2018 tanto para contribuyentes físicos y jurídicos de acuerdo con el nuevo calendario que emitirá el Ministerio de Hacienda en dos semanas.

Gerardo Chévez, subdirector de información y asistencia de la Dirección de Servicio al Contribuyente, y Minor Arias, coordinador de programa de factura electrónica, ambos del Ministerio de Hacienda, afirmaron que en ese plazo se emitirá una resolución que establece que en setiembre próximo deberán usar los comprobantes electrónicos las personas físicas y jurídicas que son contribuyentes y cuyo último dígito de la cédula sea 1, 2 y 3.

“Estamos cumpliendo con lo establecido por la ley. La factura electrónica debe implementarse de acuerdo a la norma. No hay que salirse de ahí”, recalcó Arias, durante el Desayuno Financiero, realizado este 7 de marzo por la firma Deloitte y EF.

Estamos cumpliendo con lo establecido por la ley. La factura electrónica debe implementarse de acuerdo a la norma. No hay que salirse de ahí", recalcó Arias, durante el Desayuno Financiero, realizado este 7 de marzo por la firma Deloitte y EF.

Calendario de factura electrónica para el segundo semestre del 2018
Los contribuyentes deben empezar a usar la factura electrónica de acuerdo al último dígito de la cédula física o jurídica:
Setiembre: 1, 2 y 3
Octubre: 4, 5 y 6
Noviembre: 7, 8, 9 y 0
Fuente: Ministerio de Hacienda
Minor Arias, funcionario del Ministerio de Hacienda, dijo que la implementación de la factura electrónica es un proceso que sigue el mandato de la normativa aprobada en el 2016. (Foto Alonso Tenorio)
Minor Arias, funcionario del Ministerio de Hacienda, dijo que la implementación de la factura electrónica es un proceso que sigue el mandato de la normativa aprobada en el 2016. (Foto Alonso Tenorio)

El funcionario indicó que la normativa para factura electrónica fue aprobada en el 2016.

Hasta el momento, a los contribuyentes de cada sector se le comunica con seis meses de anticipación para que vayan implementando los sistemas y ajustes para generar las facturas electrónicas.

De acuerdo al calendario vigente en enero anterior la factura empezó a ser obligatoria para profesionales y servicios de salud. En febrero ingresaron el sector de servicios contables y administrativos y en marzo el de legales, que incluye a abogados y notarios.

En abril próximo deben usarla en ingeniería, arquitectura e informática y en mayo otras consultorías y servicios como meteorólogos, mantenimiento industrial y mecánico, construcciones e ingeniería civil, químicos, geólogos, geógrafos, biólogos, tecnología de alimentos, publicidad, bibliotecología, docentes, salud ocupacional, educación especial y periodistas.

El Desayuno Financiero con suscriptores de EF se realizó este 7 de marzo en el Auditorio del Grupo Nación. (Foto Alonso Tenorio)
El Desayuno Financiero con suscriptores de EF se realizó este 7 de marzo en el Auditorio del Grupo Nación. (Foto Alonso Tenorio)

Con el calendario que se publicará en dos semanas se incluiría a todos los contribuyentes físicos y jurídicos, tanto grandes como pequeños, la factura electrónica será obligatoria para todos "los obligados" antes de finalizar el año.

Arias y Chévez reiteraron que la implementación de la factura electrónica es un proceso donde se incorporan sectores de contribuyentes en forma paulatina. De la misma manera, hay aplicaciones como el código QR que no se implementarán hasta que no se cumpla la primera etapa de masificación de la factura electrónica.

Chévez indicó que ya se han generado más de 22 millones de comprobantes electrónicos de parte de 26.090 contribuyentes que se han registrado de los sectores de salud, contabilidad y legal. “Si se recibe servicios en uno de estos sectores y no le entregan factura electrónica hay alguien que está evadiendo”, advirtió.

El funcionario indicó que los contribuyentes no deberían complicarse, pues se trata de hacer lo mismo que antes realizaban con la factura en papel.

Carla Coghi, socia de Deloitte, dijo que es necesario tener claridad sobre los elementos, componentes, sistemas de facturación involucrados, firmas electrónicas a incluir y contingencias. (Foto John Durán)
Carla Coghi, socia de Deloitte, dijo que es necesario tener claridad sobre los elementos, componentes, sistemas de facturación involucrados, firmas electrónicas a incluir y contingencias. (Foto John Durán)
Dudas y recomendaciones

La factura electrónica es un mecanismo de control de la autoridad tributaria y para la reducción de la evasión e implica un esfuerzo conjunto entre las áreas de contabilidad y finanzas con tecnología de la información de las empresas.

"Ya hay sectores que deben estarla usando, como salud, contadores y legal, pero es aconsejable iniciar y prepararse con anticipación", dijo Carla Coghi, socia de impuestos y legal de Deloitte.

Recomendó verificar si el código de contribuyente corresponde a su actividad para luego realizar el registro en el sistema de Administración Tributaria Virtual del Ministerio de Hacienda.

Asimismo es necesario tener claridad sobre los elementos, componentes, sistemas de facturación involucrados, firmas electrónicas a incluir y contingencias para los que se debe estar preparado, como caídas del sistema de Hacienda o del enlace de Internet del contribuyente.

Hay que tener claro que no se permiten anulaciones totales de las facturas y otros comprobantes en casos de errores y también cuál es el proceso que siguen las facturas y archivos electrónicos desde la generación hasta la validación y almacenamiento.

El formato de la factura es similar al de un documento físico en papel, con pequeños cambios correspondientes al archivo digital.

"El temor de migrar a la factura electrónica debe dejarlo de lado. Los datos sobre ingresos de la actividad Hacienda los va a tener tarde o temprano por diferentes vías", advirtió Coghi.

Dudas frecuentes
Respuestas a algunas de las preguntas más usuales que realizan los contribuyentes sobre factura electrónica:
1. Firma digital: Se incorpora la firma electrónica de representante autorizado en el Registro Único Tributario.
2. Impuesto de ventas: En caso de consumidor final se debe indicar "I.V.I".
3. Software con opción de "aceptar": El sistema facturador debe incluir opciones de aceptar, aceptar parcialmente y rechazar el comprobante electrónico.
4. Si contribuyente tiene varias actividades: Debe usar la factura electrónica en todas sus actividades comerciales una vez que empieza a usarla en una de ellas.
5. Otros medios de facturación: No se podrán utilizar otros medios de facturación. Sólo puede utilizar la factura electrónica.
6. Firma electrónica de Hacienda: Sólo se usa con el servicio gratuito de facturación provisto por Hacienda.
7. ¿Qué se hace con comprobantes en casos de contingencia? Son provisionales y se tienen dos días para generar el comprobante electrónico.
8. Clave numérica: Es una clave de 50 dígitos generada de forma automática y consecutiva para garantizar la integridad del archivo. Es diferente al consecutivo de la factura.
9. Tiquete de caja: En puntos de venta hay que tener opciones de factura electrónica para empresas clientes y tiquete de caja para consumidor final.
10. Mecanismos de seguridad para firmar comprobantes: Firma digital y sello electrónico del BCCR y llave criptográfica de Ministerio de Hacienda.
11. Aceptación del receptor: El comprobante electrónico debe ser "aceptado", "rechazado" o "rechazado parcialmente" por el receptor.
12. Dispositivos: Se pueden utilizar handhelds para generar factura. Si se genera comprobante provisional por no contar con enlace a Internet, apenas se tenga conexión se envía el comprobante electrónico. 
13. Rechazos de comprobante: Hacienda puede rechazar archivo XML por presentarlo a destiempo; por errores en número de cédula, cálculo de impuestos de ventas y sumatoria de líneas en la factura; o por no incluir la leyenda de autorización.
14. Métodos de seguridad: El estándar XAdES permite incluir varias firmas en el archivo XML cuando se requiera, aparte de la firma del emisor, la firma del receptor.
15. Diferencias de firma electrónica de Hacienda y del BCCR: La llave criptográfica de Hacienda es sólo para fines tributarios y la firma y el sello electrónico del BCCR es para fines tributarios y judiciales.
16. Anulación de facturas electrónicas: No se puede modificar o anular. Lo que corresponde es hacer una nota de débito o de crédito.
Fuente: Deloitte.

La implementación y los ajustes tecnológicos son distintos para cada empresa, al tiempo que –por encima de lo propiamente fiscal— la factura electrónica también fortalece la digitalización de los procesos en las empresas.

En esta área los contribuyentes deben analizar sus necesidades y requerimientos para elegir los sistemas de generación de facturas electrónicas (facturador), para lo que tiene las opciones del servicio que brinda Hacienda sin costo y los de casi 30 proveedores de software que hay en el mercado.

Es posible que también las empresas deban realizar ajustes en controles, asignación de responsabilidades internas, puestos y funciones, y en operaciones, los cuales no son indicados por Hacienda sino que se imponen para poder implementar, usar y que las actividades comerciales estén alineadas.

"La factura electrónica cambia los procesos en las empresas. No solo hay ajustes desde el punto de vista tecnológico sino también de procesos", dijo Andrés Casas, socio de Deloitte.

Andrés Casas, socio de Deloitte, recomendó utilizar una funcionalidad de validación en el software antes de enviar la factura electrónica a Hacienda para reducir el volumen de errores. (Foto John Durán)
Andrés Casas, socio de Deloitte, recomendó utilizar una funcionalidad de validación en el software antes de enviar la factura electrónica a Hacienda para reducir el volumen de errores. (Foto John Durán)

Por ejemplo, ahora las facturas se recibirán vía electrónica y no física. También hay que implementar modificaciones de acuerdo al volumen de facturas que se recibirán y para las contingencias que se puedan presentar.

Otro aspecto que se debe decidir es si se usa la firma electrónica que provee Hacienda o la firma digital, validada por el Banco Central de Costa Rica, que tenga la empresa o el contribuyente para todas sus transacciones y operaciones digitales.

Casas recomendó utilizar una funcionalidad de validación en el software facturador antes de enviar la factura electrónica a Hacienda para reducir el volumen de errores y no tener que generar notas de crédito o débito y otras correcciones internas.