Por: Carlos Cordero.   20 julio
Pese a las actividades de capacitación y de información que se realizan en distintos lugares y por iniciativa de diferentes entidades, la falta de claridad y el uso de terminología muy técnica es una de las barreras del proceso. En la foto los comerciantes del Mercado Central escucharon con atención la explicación de los expertos sobre factura electrónica. (FOTO ARCHIVO GN)
Pese a las actividades de capacitación y de información que se realizan en distintos lugares y por iniciativa de diferentes entidades, la falta de claridad y el uso de terminología muy técnica es una de las barreras del proceso. En la foto los comerciantes del Mercado Central escucharon con atención la explicación de los expertos sobre factura electrónica. (FOTO ARCHIVO GN)

Usuarios, especialistas y representantes de entidades señalan que el software para generar facturas electrónicas, que el Ministerio de Hacienda dispuso gratis, cuenta con problemas que bloquean su uso y el cumplimiento de parte de los contribuyentes.

Todos apuntan también a problemas del proceso de masificación y señalan que Hacienda, pese a sus esfuerzos, debe reforzar y hacer más sencillas la comunicación, la información y la capacitación.

Carlos Vargas y Minor Arias, director general de Tributación Directa y encargado del proyecto de factura electrónica, respectivamente, respondieron que el sistema no tiene problemas técnicos.

Justificaron que deben cumplir con las normativa, hasta en los términos que se usan, y que realizan mejoras continuas al sistema.

El software fue lanzado por Hacienda a mediados de enero anterior, cuando el primer grupo de contribuyentes –perteneciente al sector de salud– debía empezar a usar los comprobantes electrónicos.

El servicio no tiene costo. Pero los comentarios apuntan a varios problemas, deficiencias o defectos, algunos de los cuales Hacienda alega ya se resolvieron y que, siendo así, causaron inconvenientes.

“A nivel de sistemas hay muchas dudas en los contribuyentes”, aseguró Jorge Rivero, gerente de consultoría de la firma Deloitte.

Masificación “atropellada”

El proceso para masificar el uso de la factura electrónica también está recibiendo observaciones.

En términos generales el principal vacío es a nivel de información y sobre los detalles del proceso, lo que provoca muchas dudas y confusión incluso en la misma institución.

Por un lado, Hacienda y Tributación asumen que los contribuyentes conocen la resolución, sus obligaciones y la terminología, y que ubican los manuales, vídeos y guías con facilidad en un sitio que es complejo.

Por el otro, muchos contribuyentes supusieron que se trataba de un cambio trivial. No perciben el impacto en sus negocios y no se han preparado adecuadamente.

Las dificultades para comprender lo que se debe hacer se ve en situaciones sencillas, pero que pueden tener efectos sancionatorios graves para los contribuyentes.

Por ejemplo, cuando se recibe una factura electrónica se debe aceptar o rechazar (si trae algún error). Hay empresas que no lo estaban haciendo.

El Colegio de Contadores Públicos recordó el pasado 16 de julio que las facturas electrónicas deben ser confirmadas, pues de lo contrario no se pueden considerar para efectos de contabilidad y de la declaración de renta.

La confusión se presenta incluso en empresas grandes, que cuentan con asesorías externas y equipos internos abocados al tema, por lo que la preocupación es mayor para el caso de empresas medianas y pequeñas, profesionales y quienes brindan servicios independientes.

Las críticas apuntan a la falta de estandarización de la información que da la institución a través de distintos canales, de lineamientos claros a los desarrolladores, de un registro certificado de proveedores, y de una transición informada y con comunicación comprensible para “que todos entiendan”.

Algunos usuarios consideran que, aunque el proyecto de factura electrónica lleva mucho tiempo de estar en la palestra, al final Hacienda lo logra ejecutar pero de forma atropellada.

“Soy una pequeña empresaria y honestamente me siento amenazada porque ya se debe presentar factura electrónica y punto. No he sentido una transición informada”, dijo Mónica Araya, emprendedora y especialista en consumo.

Las ingenieras Nathalie Howell y Sharon Muñoz detallaron al menos diez deficiencias, que llamaron
Las ingenieras Nathalie Howell y Sharon Muñoz detallaron al menos diez deficiencias, que llamaron "fatalidades" del sistema de factura electrónica del Ministerio de Hacienda. (Foto Diana Méndez)
Muy técnico

Uno de los problemas que se enfrentan es el uso de un vocabulario técnico, tanto informático como tributario, aunque Hacienda justifica que se debe apegar a las normas.

“No hay muchas cosas claras para el costarricense promedio, el cual no está atento a los cambios”, dijo Alex Siles Loaiza, confundador de Quality Developments Consulting S. A.

Nathalie Howell y Sharon Múñoz, ingenieras en diseño industrial, llamaron la atención sobre el hecho de que el sistema usa términos que nadie entiende y se llega a usar tres conceptos distintos para una misma función, lo que provoca frustración a la hora de emplearlo.

La complicación es que la mayor parte del lenguaje y del proceso (el 80% según Rivero, de Deloitte) es muy técnico a nivel de sistemas. El restante es sobre procesos tributarios.

El resultado es que se vuelve complicado incluso para profesionales de esas áreas.

Hay incidentes que demuestran que Hacienda presupone una cosa pero nadie logra adivinarle.

Por ejemplo, el software pasó varios meses sin incluir en las facturas la leyenda que indica que son autorizadas de acuerdo con la normativa, específicamente la resolución DGT-48-2016.

Muchas empresas que recibieron las facturas electrónicas sin esa notificación desconocían que un sello electrónico instalado por Hacienda sustituía esa leyenda. Si la entidad lo comunicó, nadie recibió el mensaje o nadie lo entendió.

Howell y Múñoz también indicaron que el flujo de pasos a la hora de ingresar, actualizar datos y usar el sistema no lleva un orden adecuado, se incluye información que no es útil y le falta información que sí se requiere.

En otros casos se solicita información cuya respuesta depende de haberse estudiado un manual de casi 60 páginas y que no guarda relación con la lógica del usuario.

Por ejemplo, los profesionales deben indicar un uno (1) en la casilla de sucursal, pese a tener una oficina adicional o sucursal. También pide el nombre comercial, aunque en este caso no aplica.

El problema es que si la respuesta es incorrecta, no se puede seguir avanzando.

También encontraron que al incluir datos de un cliente aparece una ventana que pedía cargar un documento con otra información y que al borrarlo eliminaba lo ya registrado.

En sus pruebas no se logró facturar en equipos MAC.

Almacenamiento por dos meses

Howell y Múñoz llamaron la atención de que incluso el sistema presenta errores de redacción y ortografía y datos del contribuyente equivocados o viejos pese a que fueron actualizados anteriormente.

Además, las facturas quedan en el sistema sólo por dos meses, aunque el contribuyente debe guardarlas por cinco años de acuerdo con la norma. Esto obliga a buscar otros sistemas de almacenamiento.

Según Hacienda, la resolución obliga a los servicios gratuitos a almacenarlos por un mes anda más.

A eso se suma que se han presentado fallas del sistema ocasionadas por problemas de respuesta del servidor y por cambios o ajustes informáticos.

“En los últimos meses se ha estabilizado y mejorado”, indicó Rivero.

A nivel de materia tributaria también hay dudas, como en el uso de factura y del tiquete electrónico. También en la obligación de las empresas pertenecientes a los grupos financieros de usar los comprobantes electrónicos.

“Hacienda ha tenido mucha disposición, lo han hecho bien porque venían en forma paulatina, pero sí hay fallas de comunicación. Falta más comunicación”, insistió Bryan Mora, gerente de impuestos y legal de Deloitte.