El próximo 1° de octubre están obligados a empezar a usar la factura electrónica 157.241 contribuyentes, que incluyen a aquellos cuyo último dígito de la cédula termina en 4, 5 y 6.
Si usted está entre ellos, e incluso entre los 212.050 contribuyentes que deben empezar a usar comprobantes electrónicos en noviembre, puede evitarse inconvenientes si cumple con todo de forma anticipada.
En noviembre le corresponde a aquellos cuyo último dígito de su cédula es 7, 8, 9 y 0.
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¿Cuáles son los problemas más comunes que se han enfrentado?
Las firmas proveedoras de sistemas y servicios de facturación electrónica coinciden en que los principales problemas que se han presentado son:
1. El sistema de de Administración Tributaria Virtual (ATV) del Ministerio de Hacienda no es capaz de procesar en forma adecuada el registro único tributario, ni las solicitudes de credenciales y tampoco las llaves criptográficas, lo que imposibilita la configuración de las diferentes plataformas.
2. Nuevos usuarios no pueden generar la llave criptográfica en el sistema de ATV.
3. Con el aumento de contribuyentes generando facturas electrónicas, se presentan problemas en el envío y procesamiento de los documentos electrónicos al sistema de validación de Hacienda.
4. También las respuestas de los acuses de recibo del sistema de validación de Hacienda son lentas e inconsistentes.
5. Se reciben errores “extraños”, como que la firma del contribuyente (llave criptográfica) no es válida, pese a que se utilizó en otros documentos y sí fue aceptada.
6. Se requieren hacer ajustes en la operación de la empresa, que deben ser identificados con tiempo para que la empresas, los clientes y los proveedores estén preparados.
7. El primer grupo que ingresó el pasado sábado 1° de setiembre (dígitos 1, 2 y 3) experimentó problemas con los certificados y con la respuesta de Hacienda. El sistema “estuvo caído” hasta el domingo a eso de las 4 p.m. Durante el resto del mes se siguen reportando problemas con la respuesta del sistema de Hacienda.
Con anticipación
“Lo primero que deben hacer es implementar la factura electrónica con anticipación y no dejarlo para el final”, recomendó Luis Gómez, gerente comercial de TecApro. “Es importante que no esperen el día que ingresan, si no empezar a facturar días antes para contrarrestar cualquier inconveniente”.
De esta forma, se puede resolver cualquier duda del sistema o del régimen con los equipos de soporte de las empresas proveedoras e implementar todo el proceso sin apuros ni contratiempos de último minuto.
Ariel Rochwerger, fundador y Co-Ceo de Fygaro, para muchas empresas ha sido una dura tarea el migrar de la facturación impresa a la digital.
Además, podrían aprovechar el esfuerzo para ir más allá de la emisión de las facturas y aplicar otras funcionalidades que brindan los sistemas para ahorrar tiempo y dinero, como utilizar recordatorios automáticos de vencimiento de facturas, sistema contable integrado o la capacidad de recibir pagos en línea.
También facilidades para calcular y emitir automáticamente notas electrónicas de crédito y de débito.
“En lugar de tener que aprender y emitir este tipo de documentos, simplemente marcad como debería quedar la factura y el sistema (en este caso Fygaro) se encargará del resto”, dio Rochwerger.
Carolina Piña, de Siku, recomendó que, además de realizar el proceso lo antes posible, los contribuyentes busquen proveedores con experiencia en sus respectivos tipos de negocios.
“En caso de los nuevos contribuyentes, que inician el 1° de octubre, deben evitar esperar a los últimos días para poder realizar el proceso de factura electrónica, ya que pueden obtener la información de Hacienda días antes”, reiteró Carlos Moreno, gerente general de Cyberfuel.
Álvaro Retana, gerente general de GTI Factura Electrónica, recomendó que los contribuyentes deben asesorarse lo mejor posible sobre la obligatoriedad de la factura electrónica (qué es, cómo funciona y errores a corregir).
“Hay que investigar si el servicio a contratar cumple a cabalidad con la necesidad que requiere la empresa y que se brinde el soporte que se requiere”, dijo Retana.
| Sugerencias a tomar en cuenta |
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| Estas son las recomendaciones de algunas de las firmas proveedoras de sistemas y servicios de factura electrónica: |
| No se espere a último momento. Inicie el proceso lo antes posible. |
| Asesórese sobre cómo funciona el proceso de factura electrónica y sobre cuál de los sistemas y servicios que existen en el mercado se ajusta al giro de su negocio. |
| Asegúrese de entender las implicaciones y principales diferencias de la factura electrónica y la factura impresa. |
| Pregunte por las condiciones y garantías de servicio que brindan los proveedores de sistemas de facturación. |
| Evite ofertas muy atractivas que finalmente no cumplen con la resolución de Hacienda. |
| Revise si la empresa tiene trayectoria en el mercado, así como la seguridad y certificación en el almacenamiento de los datos. |
| Analice que el sistema sea fácil de utilizar y que se pueda tener acceso desde cualquier dispositivo (computadora, teléfono inteligente, tableta) y sin importar el sistema operativo. |
| No brinde datos de cuentas personales o empresariales a desconocidos. |
| Asegúrese que el sistema contratado o desarrollado realiza el proceso de reintento de envío de facturas electrónicas en caso de problemas del sistema de Hacienda. |
| Capacitese y capacite a su personal para el uso de la factura electrónica, sobre cómo enfrentar los inconvenientes más frecuentes y los cambios operativos que debe implementar para emitir y recibir facturas electrónicas. |
| Tenga presente el proceso de recepción y aceptación de facturas electrónicas para efectos de la contabilidad y que los gastos sean reconocidos y deducibles para efectos del impuesto de la renta. |
| Entender y disponer de recursos para la gestión del proceso de facturación electrónica. |
| Tener preparados los certificados de prueba y de producción, llave criptográfica, correo de la cuenta y correo para envío, contraseñas, puertos de correo saliente y verificar que la conexión a Internet sea excelente. |
| No tener resistencia al cambio e iniciar con una cultura de facturación y digitalización. |
| Fuente: Cyberfuel, Fygaro, GTI, Siku y TecApro. |