El mundo de las bases de datos cambió para siempre desde hace tres años, pero pocas empresas se han enterado. Aquellos tiempos en que se hacían rifas en las gasolineras y luego se enviaba publicidad con los datos recopilados para el sorteo, tienen sus días contados. En realidad, hace dos meses debieron acabarse: todas las firmas que recopilen datos y los usen para lucrar (enviar publicidad, venderlos, ofrecer trabajos), deberían haber inscrito su base de datos ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes.
Es poco probable que haya escuchado hablar esta agencia, excepto por un par de notas periodísticas. Aunque existe desde hace más de dos años, no han destinado presupuesto para publicitarse. Sin embargo, podría multar a cualquier empresa que no haya inscrito sus bases de datos con un monto de hasta ¢12.000.000: recuerde que nadie puede alegar desconocimiento de la ley.
Una base de datos es cualquier archivo que contenga desde nombres, números telefónicos, números de cédula, correos electrónicos hasta información más sensible como opción religiosa, orientación sexual o estado de salud.
El sitio web prodhab.go.cr ofrece una serie de consejos y respuestas a preguntas frecuentes. Sin embargo, la mayoría de las consultas que recibe esta entidad tienen que ver con el procedimiento para inscribirse o sobre si su empresa debe seguirlo o no, según su carácter.
El procedimiento muchas veces se personaliza porque hay tantas variables como empresas: cada compañía tiene sus particularidades.
Un paso obligatorio es descargar el formulario del sitio web prodhab.go.cr. Deberá llenarlo con información sobre su empresa y del representante legal de la misma y tomar en cuenta:
-Dentro de la empresa, debe escoger un responsable de la base de datos. Según la experiencia de Manpower Costa Rica, compartida por su gerente jurídico José Valerio, el responsable puede ser tanto una persona física como jurídica. La persona debe aceptar el cargo y todas sus responsabilidades.
-Debe indicar también el lugar físico en el que se encuentra la base, cuántas personas hacen uso de ella, sus nombres y si existe solo uno o varios registros de la misma en diferentes sitios.
-En el registro, también deberá señalar cómo obtuvo los datos, para qué son utilizados, de dónde vienen, si son públicos o privados y mediante cuál soporte los recogió.
- Si esa base de datos se transfiere en algún momento a otra persona física o jurídica, también debe quedar por escrito en el formulario.
- Las medidas de seguridad deben ser descritas con precisión, así como una política o manual de actuación que deberá ser seguido al piel de la letra por el encargado de la base de datos. Para elaborarlo es recomendable recibir asesoría de la agencia e incluso de abogados con experiencia en derecho informático.
-El documento debe ir autenticado notarialmente y con la personería jurídica vigente, con menos de un mes de haber sido expedida. No debe entregar una copia de la base de datos.
-Al terminar todos los pasos del registro, deberá pagar un canon de $200. La Agencia le asignará un superusuario: un funcionario de la entidad que debe guardar la confidencialidad de estos datos y solo accederá a ellos para supervisar que todo funcione de la manera correcta.
El primer paso, quizás el más importante de todos, es informar de manera correcta y suficiente a las personas que se inscriben en la base de datos. Si no, ellas tendrán el derecho de demandar a la empresa y exigir que sus datos sean borrados.