Ricardo Chaves trabaja desde hace cuatro años en el centro de servicios de Cargill, en Belén y, pese a no tener estudios en finanzas ni en informática, desarrolló un robot que realiza más de 400 transacciones contables diarias de forma automática.

“Me gusta la tecnología. Me gusta travesear, pero no tengo preparación en informática”, dijo Chaves, quien es casado, tiene tres hijos y vive en Canoas, Alajuela.

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Él considera que fue elegido para el proyecto por su experiencia y su actitud ante los retos.

Después de obtener el bachillerato en el Instituto de Alajuela, Ricardo estudió inglés en el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA). Luego trabajó en un hotel, siguió perfeccionando el inglés en otro centro de idiomas y pasó a desempeñarse en el centro de servicios de una firma de logística.

Ahí empezó escaneando facturas, formó parte de las unidades encargadas de resolver las diferencias en los cobros con los proveedores y del registro contable de los cargamentos y, después, fue supervisor.

Cuando pensaba que su ciclo laboral estaba concluyendo ahí, en 2015, a través de redes sociales se enteró de que Cargill Business Services buscaba personal con experiencia para puestos de supervisión.

Ingresó como supervisor senior.

“Los centros de servicio como el que tenemos en Costa Rica los hemos construido por etapas”, explicó Jorge Calderón, vicepresidente de asuntos corporativos para Cargill Latinoamérica.

Desde su nuevo puesto, Chaves participó en la migración de procesos internos de los que antes se encargaban las sedes de México, Estados Unidos y Canadá. Por ejemplo, el soporte a los proveedores, donde se atendían hasta 200 consultas diarias.

A los dos años de estar en Cargill, la firma decidió mover algunos procesos de contabilidad, como cuentas por pagar, de Costa Rica a centros de servicios en India.

Chaves fue encargado de preparar la nueva migración. El equipo de 15 personas que tenía a su cargo fue trasladado a otros puestos dentro del mismo centro de operaciones ubicado en el oficentro El Cafetal, en Belén.

Siempre dispuesto a participar en nuevos procesos y ampliar su experiencia, Chaves levantó la mano para que se le tomara en cuenta en la implementación de los proyectos de automatización.

Tendencia

La automatización de tareas en esta operación forma parte de un esfuerzo que realiza la compañía desde el 2018. En este proceso se utilizan tecnologías de Robotic Process Automation (RPA).

Mientras que en Brasil y Argentina apenas se ejecutan planes piloto, en Costa Rica, Cargill implementa la automatización en las áreas de finanzas, cobros, cuentas por pagar, logística y transporte.

Los proyectos de RPA se aplican cada vez más en sectores de servicios, tanto globalmente como en el país.

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Un estudio de la Comisión Asesora de Alta Tecnología (Caatec) encontró que en Costa Rica el 60% de las firmas de tecnología y de servicios offshore tienen planes pilotos o están en etapas intermedias en la automatización.

La RPA se aplica a tareas rutinarias y fáciles de estandarizar en finanzas, contabilidad, atención al cliente, proveeduría, logística y soporte, según el mismo reporte, y brinda la oportunidad para reubicar talento en procesos de más análisis y solución de situaciones.

Los procesos de cambio digital corporativo implican la demanda de talento con una serie de habilidades blandas y técnicas que incluyen la adaptación al cambio, la programación, la inteligencia artificial y la ciencia de datos.

Los avances logrados y la experiencia con RPA en el país, gracias a la competencia de sus recursos, podrían ser “extrapolados” a otros centros globales de la firma, asegura Calderón.

Equipo

Como otras tantas iniciativas corporativas, los proyectos de automatización son producto del esfuerzo colectivo.

En el caso de Cargill, la idea era automatizar ocho procesos que afectan el pago a los proveedores.

La misión fue encomendada a un equipo en el que Ricardo Chaves asumió el cargo de “configurador de automatización robótica de procesos”: el creador del código informático.

Con él trabajaron un documentalista, un especialista en procesos, un analista de negocios y un gerente de proyectos.

Ellos recibieron una capacitación en línea del proveedor del sistema de RPA. Posteriormente, un técnico vino al país para completar el entrenamiento.

El equipo de trabajo también contó con el apoyo de dos desarrolladores encargados del soporte y de brindar el punto de vista lógico para estructurar la solución.

La tarea –que se extendió de agosto a diciembre del 2018– consistía en traducir cada paso del proceso que se quería automatizar, y de los escenarios posibles, al código del bot. Para esto iban cumpliendo una guía técnica.

El bot

La automatización se concentra en las actividades más repetitivas y rutinarias, las que ordinariamente quitan tiempo y evitan que las personas se dediquen a cumplir otras funciones más estratégicas, creativas o analíticas.

Esa es solo una parte del proceso.

El robot que se desarrolló en Cargill es un software que busca las facturas de los proveedores, las agrupa en categorías, confirma datos (como monto y moneda) y descarga una hoja de cálculo con esa información en una carpeta compartida; hasta ahí llega.

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Los siguientes pasos son realizados por el personal: elaborar conciliaciones bancarias, verificar cuentas, responder consultas de los proveedores, corregir errores identificados por el mismo bot y pagar.

Estas otras responsabilidades requieren búsquedas de información, análisis y conversaciones con las partes, tareas que un bot “no está ni cerca” de poder realizar.

“Al principio uno duda si tiene lo que se necesita”, reconoció Chaves. “Pero siempre tengo la costumbre de afrontar las cosas de la mejor forma posible, de aprender y trabajar en equipo”.

Aparte de la capacitación, Chaves se apoyó en otros recursos que encontró en Internet (utilizando los buscadores).

Cuando se implementan este tipo de proyectos, es normal que haya resistencia y temor en el personal.

Después de varios meses de funcionamiento del bot y de los resultados obtenidos en términos de eficiencia, ahora muchos colaboradores acuden a Ricardo para que les enseñe a construir más robots.

De alguna manera, esta es otra faceta para la cual no se había preparado. Sin embargo, él la asume con gusto y orgullo.

“Se han abierto otras posibilidades. Ya aplicaron 25 personas que estaban preparadas únicamente en el área de finanzas y ahora ven cómo cambian sus profesiones y oficios”, dijo Chaves.