En los próximos meses de setiembre, octubre y noviembre unos 526.256 contribuyentes físicos o jurídicos deberán empezar a utilizar la factura electrónica, por lo que es importante que se prepare para incorporar las herramientas y ajustar procesos. ¿Está usted o su empresa entre ellos?

Ya en el primer semestre debieron empezar a usar la factura electrónica unos 133.000 contribuyentes de los sectores de salud, contabilidad, finanzas, administración, legales, ingenierías, comunicación, consultores y docentes por cuenta propia.

El calendario para el segundo semestre ordena a las empresas y profesionales según el último dígito del número de su cédula.

LEA MÁS: Factura electrónica será obligatoria para todos los sectores en segundo semestre del 2018

“Los grandes contribuyentes nacionales, a quienes se les comunicaba individualmente el inicio de esta obligación, también deberán aplicar la obligatoriedad según el número de cédula jurídica, siguiendo las mismas fechas para los demás contribuyentes”, recordó Carlos Vargas, director general de Tributación.

Vargas advirtió que las principales dificultades para el uso de la factura electrónica se relacionan con la integración de este método con el resto de los sistemas que tienen las empresas o los profesionales, con el fin de automatizar todos los procesos.

Los empresarios, contribuyentes y especialistas también han señalado inconvenientes con la plataforma de validación de Hacienda, y provista por la Empresa de Servicios Públicos de Heredia, y con el software gratuito de facturación del Ministerio.

Lo recomendable es no esperar hasta el último momento para iniciar las pruebas, realizar ajustes y activar los sistemas de facturación electrónica.

Las principales dificultades, por encima de los inconvenientes reportados, se deben al desconocimiento del procedimiento.

Profesionales y pymes

Tanto los profesionales independientes como los pequeños negocios deben prepararse, pues la factura electrónica podría implicar cambios en la forma de operar.

1. Capacítese.

Es necesario informarse, preguntar y conocer sobre emisión y recepción, comprobante provisional de contingencia, tipos de comprobantes electrónicos, flujo de información y los documentos, respuestas de aceptación y rechazo (total o parcial).

German Morales, socio director de la firma Grant Thornton, recordó que los contribuyentes tienen la responsabilidad, ante sus clientes y usuarios, por el uso o destino que se haga de la información que mantienen.

2. Revise fechas.

Revise los calendarios o cronogramas publicados por Tributación.

Bryan Mora, gerente de impuestos y legal de Deloitte, aconseja que verifique cuál es la actividad que tiene inscrita en el sistema de la Administración Tributaria Virtual (ATV), en el sitio web de Hacienda.

En caso de ser necesario, modifíquela para que se ajuste a la actividad que realmente realiza.

En el ATV debe inscribirse para usar la factura electrónica como emisor-receptor y modificar el formulario D-140. Al hacer esta inscripción se genera un comprobante de inscripción y la firma criptográfica (que será necesaria a la hora de instalar o suscribirse a un sistema facturador).

3. ¿Cuántas facturas genera?

Tenga clara la cantidad de comprobantes electrónicos que genera su negocio por semana, mes y año.

Contemple la cantidad de facturas electrónicas y de notas de débito o crédito para corregir errores.

Los proveedores de servicios ofrecen paquetes o planes con cantidades distintas de documentos electrónicos. Cada factura o nota se contabiliza como un documento generado.

4. Evalúe opciones.

Estudie al menos tres opciones de proveedores de sistemas o servicios de facturación.

Hay empresas con servicios especializados según la actividad económica y también algunas se ajustan a la realidad de los negocios o de las actividades profesionales.

Pregunte a sus colegas cuáles usan y los resultados obtenidos, solicite periodo de pruebas y revise las características de las empresas proveedoras. Cotice y compare las tarifas.

La Asociación GS Uno cuenta con un listado de 24 empresas que forman parte del Comité Nacional de Factura Electrónica y a los que le brinda un sello de garantía. Recuerde que Hacienda no certificó a ningún proveedor de sistemas o servicios de facturación.

Dunia Zamora, fiscal del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, aconsejó pedirle al su proveedor que lo acompañe en el proceso de instalación del servicio.

5. Estudie el impacto.

Fíjese si al usar la factura electrónica se requiere algún cambio en la operación de su negocio o su contabilidad.

Recuerde que hay sistemas que se integran con la contabilidad y hay servicios que ofrecen la facturación y el software administrativo contable integrados.

6. Almacenamiento y respaldos.

Determine si el almacenaje de los comprobantes electrónicos lo realizará usted en servidores de su negocio o en servicios en la nube (a través de Internet) o si lo hará el proveedor.

Tanto si usted guarda los archivos como si el proveedor se encarga, defina cuál será el respaldo que tendrá y en cuál servicio mantendrá este respaldo, en caso de una eventual ruptura de contrato con el proveedor, desaparición de éste o fallo de los servidores.

7. No entregue datos a desconocidos.

Ni el Ministerio de Hacienda ni Tributación están llamando a los contribuyentes para citas o para solicitar sus datos bancarios.

Algunos usuarios han reportado que reciben llamadas de desconocidos con promesas de ayuda para factura electrónica y haciéndose pasar por funcionarios de Tributación, incluso. Las autoridades han advertido que se trata de intentos de timos.

Tributación únicamente está notificando a los contribuyentes que deberían estar usando la factura electrónica, pero no están cumpliendo. La notificación es al correo electrónico y no se solicita ningún dato personal.

8. Mantenga el control.

Usted debe mantener el control de lo que se haga en el sistema de la ATV del Ministerio de Hacienda y en el software de facturación.

No se lo entregue completamente al contador o a otra persona, pues ante Tributación es usted el responsable.

Si le da acceso a otra persona al sistema ATV o al sistema de facturación debe poder ingresar, revisar lo que se hace ahí y cambiar las claves, contraseñas y atribuciones en caso requerido.

También recuerde que es usted o el encargado de compras, no su contador, quien debe aceptar o rechazar las facturas y los otros comprobantes electrónicos.

LEA MÁS: Planifique su paso a la factura electrónica y anticípese a la fecha que ordena Hacienda

Grandes empresas

La incorporación de la factura electrónica en las empresas puede implicar cambios operativos, funcionales y de relación con proveedores y clientes. Tampoco las grandes empresas pueden darse el lujo de esperar a último momento para incorporar la factura electrónica.

Para estas compañías valen todas las recomendaciones anteriores. “Adicionalmente es importante determinar si la sociedad tiene un beneficio como, por ejemplo, ser una empresa de zonas francas y que solo sea receptor de comprobantes electrónicos”, dijo Carlos Barrantes, socio de PwC.

1. Infórmese.

Revise si su empresa debió empezar a utilizar la factura electrónica en el primer semestre o si debe hacerlo ahora, entre setiembre y noviembre. No delegue esta responsabilidad ni se desentienda.

Infórmese del funcionamiento general de la factura electrónica para medir el impacto en su compañía. Como ya tiene un software gerencial tipo ERP o contable, verifique si el proveedor ya habilitó algún módulo de factura electrónica que cumpla los requerimientos de Hacienda.

2. Involúcrese e involucre a su personal.

Incorpore en todo el proceso, incluyendo en la capacitación, a todos los ejecutivos, gerentes o encargados claves de su empresa.

Establezca un equipo multidisciplinario para analizar los procesos actuales que conecten con la facturación, determinando requerimientos y cambios de negocio.

No los deje solos. Usted debe revisar con ellos los cambios que implique la incorporación de la factura electrónica a nivel operativo, en la relación con proveedores y clientes, y en la gestión de la empresa.

Realice un diagnóstico de las transacciones de la compañía para determinar qué puede seguir haciendo igual y qué debe cambiar cuando inicie con la factura electrónica a nivel tecnológico (puntos de ventas, integración a sistema financiero contable), manejo de cuentas por cobrar o por pagar, y a nivel de ruteros.

3. Haga un plan (urge).

Establezca un plan de implementación que contemple los cambios en la empresa en todas las áreas operativas y gerenciales.

Defina las vías más oportunas de implementación del sistema (software propio, de proveedor, módulo del ERP), pruebas con sistema de Hacienda y ajustes según resultados.

El sistema o servicio que se utilice debe cumplir con los requerimientos de Hacienda, soportar el volumen de facturación de su compañía y almacenar los archivos por cinco años.

Para recibir facturas electrónicas en formato XML habilite un correo electrónico único, que minimice posibilidades de pérdida, desorden o alguna otra situación.

Realice tantas pruebas técnicas como sea necesario para tener un inicio exitoso con la facturación electrónica.

LEA MÁS: Walmart confirma inconvenientes con factura electrónica

Evite errores

A estas alturas es conveniente tener en cuenta los errores y dificultades que ya enfrentaron muchos y contribuyentes.

1. Entender las estructuras e interfaces.

Uno de los problemas más comunes ha sido comprender las estructuras técnicas definidas por Tributación.

La razón es la falta de una guía que profundice en la explicación, acusa Guillermo Varela, director ejecutivo de la asociación GS Uno.

Otra dificultad que han enfrentado los usuarios es comprender las interfaces de las aplicaciones que sirven como canal de comunicación para enviar y recibir comprobantes electrónicos.

Asimismo, muchos contribuyentes no contaban con el enlace del sistema contable para enviar y recibir comprobantes hacia el ATV ni con la llave criptográfica, que se descargan de ahí al inscribirse como emisores y receptores de la factura electrónica.

También hay contribuyentes que no podían ingresar al ATV porque las claves las tiene el excontador o el propietario y él está fuera del país.

Algunos sistemas tampoco cumplen los requerimientos técnicos que estipula la Administración Tributaria. Verifique que el servicio o software cumpla las condiciones exigidas.

2. Falta de coordinación y comunicación.

Hay contribuyentes que no coordinaron ni han tenido la comunicación interna, con sus contadores o con sus clientes y proveedores para ajustar los procesos.

En algunos casos no se comprendía que hay que aceptar o rechazar las facturas electrónicas, pues si no se hace este paso en ocho días hábiles es imposible incorporar una compra como un gasto en la contabilidad.

También se ha detectado mucho desconocimiento de las resoluciones de Hacienda y falta de asesoría en cuanto a los aspectos básicos que se deben tener: actividad definida, fecha de obligatoriedad, y falta de personal capacitado.

3. Subestimación del proceso.

Uno de los errores más comunes fue la subestimación del proceso de factura electrónica. No pocos contribuyentes apostaron a su fracaso, a que la implementación del sistema era muy simple o lo delegaron en el contador o en el proveedor del sistema de factura.

Los contribuyentes deben asumir la responsabilidad de la implementación de la factura electrónica y esto puede implicar que, por primera vez, tengan que revisar su cuenta en el ATV.

Para esto, aparte de planificar bien los pasos a dar, se debe obtener la mejor asesoría posible, capacitación, estudio de la resolución, revisión de la información de Hacienda y no dejar la incorporación de la factura electrónica para el último momento.

Y, sobre todo, el mayor error es que una buena cantidad de contribuyentes se esperaron para implementar la factura electrónica al último momento.

4. No poner atención a los detalles.

Una de las situaciones que debe tener claro es que cada comprobante electrónico (factura, nota de débito o nota de crédito) es un documento que se descuenta del paquete que le compró al proveedor del servicio de facturación. Prevea controles para saber cuántos documentos electrónicos se han generado.

También lleve el control de los comprobantes electrónicos validados por el sistema de Hacienda, pues la confirmación constituye el respaldo para aplicar créditos fiscales o gastos deducibles.

5. Diseñe medidas de contingencia.

Es su responsabilidad implementar medidas de contingencia para la continuidad de la emisión y recepción de los comprobantes electrónicos, así como de la aceptación o rechazo de las facturas que recibe.

Entre las medidas de contingencia recomendadas, en caso de caídas del sistema o de Internet, están utilizar comprobantes pre-impresos, contratados a imprentas autorizadas por Tributación y que indiquen en la parte de arriba que es “comprobante provisional”.

Cuando lo emita indique que se trata de una factura de contingencia en la información de referencia.

Recuerde que tiene dos días hábiles, después que se habilite el servicio, para confeccionar y enviar el comprobante electrónico, indicando -en este caso- que no puede ser usado para respaldos de créditos fiscales ni gastos deducibles”.