Por medio de la Resolución R-31-2016, la Dirección General de Tributación (DGT) emitió los “Lineamientos formales para la presentación de información Administración Tributaria”. Dada la gravedad de las sanciones económicas a las que se expone el contribuyente frente a una innumerable cantidad de comportamientos suyos que pueden considerarse incumplimientos, es necesario tener muy presentes los detalles que se exigirán.
Ciertamente, existen disposiciones que facultan a la DGT para ordenar los procedimientos de inspección y determinación de las obligaciones tributarias. Sin embargo, ese esfuerzo no puede convertirse en un obstáculo para el ejercicio del derecho de defensa, ni imponer al administrado obligaciones que impliquen cargas desproporcionadas.
Siempre debe presentarse un escrito, firmado por el representante legal, con el detalle claro de la información aportada, para que se pueda ubicar, verificar y confrontar ágilmente. Se debe detallar si son originales o a copias certificadas –nos preguntamos si siempre será indispensable certificar las copias, sobre todo cuando se trate de documentos que el auditor tenga a la vista–.
Cuando se aporten recibos, facturas, comprobantes, etc., “…deben encontrarse en buen estado, y su contenido debe ser legible; además deberán entregarse en forma ordenada, … foliados y referenciados al impuesto y periodos respectivos, … en folder o Ampos.”
En el caso de información electrónica, debe levantarse en un programa compatible con “Word”, “Excel” o “Adobe Reader”, o el que se indique en el requerimiento, y el soporte en el que se presente debe llevar una carátula que detalle su contenido.
Llama la atención que la normativa advierta que en caso de que la información no cumpla con esas reglas, y luego de realizada una prevención, se tendrá como no presentada, lo cual podría motivar el inicio de un proceso sancionador.