Los bancos, universidades y más comercios podrán actualizar sus procesos al dejar el papel atrás y emitir las letras de cambio y pagarés en formato digital a sus deudores. Esta opción estará disponible a partir del 24 de marzo a través del Reglamento sobre Entidades de Registros Centralizados de Letras de Cambio y Pagarés Electrónicos (acuerdo Sugeval 21-23).
El proceso en papel no desaparecerá en cuanto entre a regir la normativa. Por el contrario, ambas versiones cohabitarán —de momento—, y quienes decidan continuar con el formato físico podrán hacerlo.
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Por otra parte, los acreedores que deseen transformar a digital las letras de cambio y pagarés que ya emitieron antes de la vigencia de la normativa, podrán hacer la migración por medio de la entidad de registro centralizado que elijan.
“Este reglamento establece las disposiciones para la autorización y funcionamiento de las entidades que van a brindar el servicio de registros centralizado. Estos registros van a ser ese tercero de confianza que brindará certeza jurídica y técnica de que un pagaré o una letra de cambio electrónica existe a favor de un acreedor y hay un deudor obligado”, detalló Juan Durango, especialista en derecho digital de la firma Ecija Legal.
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Si bien la aprobación del Reglamento se dio en este 2023, Costa Rica cuenta desde el 2021 con la Ley sobre Letra de Cambio y Pagaré Electrónicos (10.069). Dicha ley no se podía poner en práctica porque el país carecía de una normativa que regulara esa transformación digital.
Convertirse en custodio
La regulación a la Ley 10.069 la creó el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (Conassif), pero quien autoriza el correcto funcionamiento es la Superintendencia General de Valores (Sugeval).
Las entidades que quieren convertirse en registros centralizados de letras de cambio y pagarés tendrán que presentar la solicitud ante Sugeval y demostrar que es una sociedad y quiénes la constituyen.
“También debe demostrar de dónde viene el dinero de los socios. Hay que tener un capital social mínimo que está entre ¢85 millones y ¢90 millones, porque es la mitad del capital social que se pide para las ‘cevales’ según lo que está en el reglamento”, explicó Luis Hernández, especialista en derecho financiero y bancario de la firma BLP.
Hernández consideró que los registros centralizados funcionarán similar a las centrales de valores (Ceval), en el que las empresas que cotizan en la Bolsa Nacional de Valores tienen títulos electrónicos que se custodian en esas centrales.
Las entidades interesadas en convertirse en registros centralizados deben cumplir con más de 20 requisitos, según el artículo 25 del reglamento. Algunas de las condiciones que destacan son:
- Contar con un reglamento de procedimientos.
- Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que reciban.
- Consignar rápidamente la información que reciban para la anotación en cuenta y la conservarán al menos cinco años tras el vencimiento de los títulos valores pertinentes.
- Implementar medidas administrativas y de organización para la gestión de los conflictos de interés que pudieran generarse en la prestación de los servicios.
- Si una entidad ofrece más servicios distintos al de registros centralizados, deberá mantener la operación de esos servicios accesorios separados de la función del registro.
- Suscribir contratos específicos por los servicios que prestan con los usuarios.
- Definir un esquema de comisiones y precios.
- Contar con políticas y procedimientos razonables para evitar el uso inadecuado de la información conservada en sus sistemas y registros.
“Van a custodiar (las entidades de registros centralizados) una gran cantidad de títulos electrónicos en sus servidores, por lo tanto se entiende que es de mucha relevancia toda la seguridad informática que deban implementar”, expresó Durango.
En cuanto a la solicitud ante la Sugeval, esta debe estar firmada por el representante legal de la entidad. La resolución tiene un tiempo máximo de 30 días naturales, y subsanar alguna información ante las autoridades tiene un plazo máximo de díez días hábiles.
A criterio de Durango, con el reglamento ya no se corre el riesgo legal al que estaban expuestos los usuarios y empresas que emitían de manera electrónica sin reglas claras.
“Cuando la empresa requiera cobrar por la vía judicial una letra de cambio o un pagaré electrónico, deberá acudir a este registro centralizado. La entidad emitirá una certificación electrónica que confirma que ese pagaré o esa letra de cambio existen y son válidos”, aseguró Durango.
Desmaterialización
Las entidades de registros centralizados tienen la potestad de convertir una letra de cambio o pagarés en versión digital, y de esa manera custodiarla en sus sistemas electrónicos.
Hernández especificó que las entidades autorizadas serán las encargadas de brindarle a sus usuarios la herramienta para efectuar los documentos mercantiles de manera electrónica y así deben establecerlo en el reglamento interno.
“Tienen que aportar los formatos de los contratos de servicios que van a suscribir. También se incluyen los términos y condiciones; además la Ley 10.069 establece que cualquier acreedor con pagaré o letra de cambio puede ir a un registro centralizado y pedirte que le brinden el servicio de custodia”, indicó Hernández.
Mantener esas evidencias de manera digital facilita la utilización del mismo al asignarle un número de registro que permitirá realizar de manera rápida la identificación del documento.
Esa transformación es una de las actividades autorizadas hacia las entidades de registros, según el inciso a) del artículo 3 del reglamento, donde indica que “desmaterializar la letra de cambio y pagarés emitidos en papel, que les sean solicitados por el legítimo tenedor”.
El acreedor que quiera hacer esa transformación debe entregar el documento físico a la entidad de registro. En caso de trasladar el crédito a otro acreedor, es necesario hacer la solicitud a la entidad e informar el nuevo destino.
“Para la desmaterialización de ese título valor es requisito que la entidad cuente con un manual de procedimientos aprobado por la Sugeval”, aseveró Durango.