La rendición de cuentas es un concepto que se ha popularizado en la política, y como todo lo que toca, no significa lo mismo. Sin embargo, en la administración de condominios debe seguir siendo un concepto vigente, claro y que contribuya a crear calidad de vida y rentabilidad de propiedades.
La Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio , en su artículo 26, sólo indica que la asamblea anual “deberá conocer el informe del administrador y las cuentas que él rendirá.” No se da más detalle del contenido del informe. Nos indica, sin embargo, que el informe del administrador no equivale a las cuentas, por lo que es conveniente delinear mejor su contenido.
Si nos atenemos a los deberes que señala el artículo 30 de dicha ley, el administrador debería rendir un informe que cubriera al menos los siguientes temas:
Cuido y Vigilancia de bienes comunes: adquisiciones según se haya acordado en asambleas anteriores o adquisiciones necesarias, daños ocurridos o mejoras realizadas, o bien las rutinas de mantenimiento preventivo y acciones correctivas desplegadas o necesarias.
Atención y operación de las instalaciones y servicios generales: aparte del mantenimiento y mejoras realizados a los sistemas, es conveniente referir incidencias en los servicios que el condominio recibe. Es el momento de valorar si un proveedor es idóneo, o si la supervisión sobre estos, en especial la seguridad, ha sido diligente. Una supervisión negligente podría ser causa concurrente de responsabilidades civiles, que podrían incluso recaer sobre todo el condominio, si además la asamblea es negligente en la supervisión de la administración.
Ejecución de acuerdos de asamblea: No es necesaria la aprobación o lectura de actas anteriores, pues en cada asamblea debe de darse la firmeza a los acuerdos, lo que hace innecesaria esta segunda aprobación.
Sin embargo, la administración debe poder reseñar el cumplimiento de los acuerdos, junto con las causas documentadas de ejecuciones parciales, con sus recomendaciones, sea la ejecución completa o la revocatoria o modificación del acuerdo, si es más conveniente a los intereses del condominio. El administrador es un apoderado y, como tal, debe abstenerse de ejecutar acuerdos, si estos son perniciosos a sus mandantes, aun si estos no previeron el daño posible (artículo 1262, Código Civil). Los motivos para estimar como manifiestamente pernicioso un acuerdo deben estar bien documentados y razonados.
Cumplimiento de la ley y el reglamento del Condominio: Los eventos de incumplimientos de estas normas deben ser reseñados, sin aludir necesariamente a los presuntos autores. Es evidente que si este informe no se rinde, es posible asumir que no se ha llamado la atención a nadie.
Es conveniente redactar el informe en dos presentaciones: un resumen ejecutivo para la asamblea y un detalle profundo que puede ser puesto a disposición de los condóminos por vía digital. Los originales de comprobantes o los soportes de incidencias y eventos deben estar a disposición de los condóminos, a quienes les asiste el derecho de solicitar información, aclaraciones y explicaciones sobre los motivos para la toma de determinada decisión. Empero, este derecho no es ilimitado: “Los derechos deberán ejercitarse conforme con las exigencias de la buena fe.” (artículo 21 del Código Civil).
Algunos reglamentos exigen que este informe, el de las cuentas y hasta la propuesta de presupuesto a aprobar, sean circulados previamente. Esto es conveniente, pues acudir a una asamblea sin conocer los informes previos limita mucho, en la práctica, la capacidad de toma de decisiones por los condóminos.