Se acerca el fin de año y, con él, resurgen obligaciones a cargo de patronos. Conviene estar bien informado para evitar imprevistos y prevenir que, por incumplimiento, se presenten inconvenientes, aumenten los riesgos o se deban afrontar cuantiosas consecuencias para la empresa.
Las tres principales obligaciones que se deben tener en mente son el aguinaldo, las vacaciones y los auxilios por cesantía. Tener claro el panorama legal en cada rubro y velar por su ejecución es responsabilidad de las empresas con personal contratado.
Todo trabajador que haya laborado un periodo superior a un mes calendario tiene derecho a percibir de su empleador el pago del aguinaldo, independientemente de su forma de contratación, forma de pago o desempeño en el cumplimiento de sus labores. El pago tendrá lugar durante los primeros veinte días de diciembre y, para determinar su monto, deben considerarse los salarios ordinarios y extraordinarios –incluido salario en especie– devengados por el trabajador en el año correspondiente o fracción de tiempo menor; es decir, salarios percibidos en los doce meses previos al primero de diciembre del año o fracción de tiempo menor, en caso de no haber laborado el periodo completo.
Entre los salarios a promediar no se deben incluir aquellas sumas de dinero percibidas por concepto de subsidios de incapacidad, salvo por aquellos pagos provenientes de la licencia por maternidad. Al aguinaldo no deben deducírsele cargas sociales ni impuesto sobre la renta (este último hasta por una suma que no exceda de la doceava parte de los salarios ordinarios y extraordinarios devengados durante el año), como también, en caso de duda, corresponde al patrono la acreditación de su pago.
Muchas empresas suelen aprovechar los días de fin de año para otorgar vacaciones a sus trabajadores. En este sentido, corresponde al patrono determinar con exactitud el momento a partir del cual estos podrán ausentarse del trabajo para gozar de dichos días; sin embargo, debe considerarse que los feriados (25 de diciembre y 1 de enero) no podrían ser considerados como vacaciones. En caso de contención, corresponde al patrono demostrar que cada uno de sus trabajadores disfrutó satisfactoriamente de sus días de vacaciones, o bien que le fueron compensados, lo cual hará mediante un documento firmado por el trabajador.
El tercer aspecto importante a considerar durante el fin de año es el auxilio de cesantía. El Código de Trabajo dispone que la cesantía debe pagarse al momento de la terminación del contrato de trabajo. A pesar de lo anterior, los jueces han permitido el pago anual del auxilio de cesantía al empleado, ya que con esta práctica se le favorece pues pasa de ser una expectativa de derecho a un derecho adquirido del trabajador. Partiendo de esta autorización, constituye práctica habitual para muchas empresas y patronos, ejecutar el pago anual de la cesantía durante el fin de año, a manera de liquidación parcial.
No obstante, debe tenerse en mente que esta práctica rompe el tope de cesantía establecido en la ley, toda vez que el trabajador se beneficiará de su pago cada año en que se mantenga vigente su relación laboral, aún cuando se sobrepasen los ocho años de servicio; mientras que el patrono se verá igualmente favorecido al momento de finalizar la relación laboral, al no tener que realizar un egreso tan oneroso. En caso de inclinarse por esta práctica, el patrono debe asegurarse de documentar correctamente este pago parcial del auxilio de cesantía.
Los empresarios precavidos y bien asesorados podrán contemplar todos los escenarios en estas materias que impactan, sin excepción, la administración del recurso humano al fin del año.