Delegar puede ser complicado. Usted está “haciendo malabares con múltiples intereses” en la búsqueda del desempeño óptimo de su equipo, dice Liane Davey, autora de You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done .
Hay riesgos reales involucrados en no distribuir la carga de trabajo de una forma equitativa, dice Julie Morgenstern, experta en productividad y autora de Never Check E-Mail in the Morning .
“Si sobrecarga a sus trabajadores de alto desempeño, los perderá, porque comenzarán a resentir el hecho de que están haciendo más”, explica Morgenstern. Similarmente, “si usted le quita trabajo a las personas que son más lentas, perderán interés”.
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Ya sea que usted esté dividiendo la carga de trabajo para el siguiente año, o para la próxima semana, he aquí algunas estrategias que ayudarán:
Tenga un plan. Morgenstern sugiere apartar una o dos horas al final de cada semana para la “revisión y estrategia de lo que se delegará”. Pregúntese: ¿Qué estamos tratando de lograr? ¿Quiénes son mis jugadores? ¿Quién hace qué bien? ¿Quién necesita desarrollarse en qué áreas?
Éstas preguntas lo ayudarán a descubrir la mejor forma de ubicar las asignaciones. Davey dice que, sin un plan bien encaminado, “los gerentes muchas veces hacen lo que es fácil en el corto plazo y le piden a la persona más talentosa” que haga el trabajo difícil. El problema es que “entonces nadie más aprende cómo hacerlo y usted no está construyendo la capacidad del equipo”.
Clarifique los roles . Un elemento clave para su estrategia de delegación es asegurarse de que “los miembros de su equipo tengan claro como el cristal cuáles son sus roles”, dice Morgenstern. Ella sugiere hacer una lista de todo el trabajo que debe hacerse, y después asignar las tareas de acuerdo con la función, posición y fortalezas específicas de cada empleado. Este ejercicio también le ayuda a descubrir cualquier brecha en el talento.
Usted quizá necesite ubicar temporalmente ciertos trabajos con otros empleados, o quizá requiera contratar alguien nuevo. “Sea deliberado” acerca de cómo asigna el trabajo, dice Davey.
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Defina expectativas. Expresar continuamente sus objetivos y enfatizar el nivel de esfuerzo y compromiso que espera, ayudará a enfocar al equipo, dice Morgenstern. Haga que se sepa que “las personas deben estar haciendo lo que les corresponde” y estar dispuestas a ayudarse entre sí, explica. Una de las dificultades de asegurarse de que la carga de trabajo es justa consiste en que los empleados laboran a diferentes ritmos.
“Es importante asegurarse de que sus empleados entienden que usted no equipara las horas con la productividad”, dice Davey. La mejor forma de hacer esto, señala, es alabar el buen desempeño, sin importar cuantas horas se trabajó.
Comuníquese de forma individualizada. Tener conversaciones individuales con los miembros del equipo acerca de su parte de la carga de trabajo es crítico para asegurar que se mantengan motivados y comprometidos. Considere estas discusiones como una oportunidad de hablar acerca de las metas profesionales de sus empleados, reunir información sobre las dinámicas del equipo y resolver problemas. He aquí algunas sugerencias de qué decir.
a) A su caballo de batalla, el que no puede decirle no : “Usted necesita demostrar a qué grado reconoce que depende de esta persona”, dice Davey. Antes de que usted se apoye en ella para otro proyecto de alto perfil o urgencia, reconozca que ella “podría tener mucho trabajo en marcha”. Luego, diga: “por las razones A, B y C, quiero asignarte esto a ti. Hablemos acerca de qué otras cosas más puedes tener en proceso” y qué proyectos pueden moverse a la lista de espera.
b) A la persona que está batallando : Sea franco en su retroalimentación. “Diga, ‘he notado que no estás realizando tu trabajo tan rápidamente como tus compañeros de equipo. Te toma tres días escribir este reporte, mientras que a los miembros de tu equipo les toma un día’”, asegura Davey. Investigue un poco. “Pregunte, ‘¿cuál es el problema aquí? ¿Necesitas más entrenamiento o más apoyo?’”. Quizá hay intervenciones que usted podría ofrecer.
c) A su estrella : Construir la capacidad de su equipo y asegurarse de que la carga de trabajo es equilibrada requiere compartir la riqueza de los mejores proyectos. “Sea transparente”, acerca de sus prioridades, dice Davey. Si, por ejemplo, usted le está ofreciendo una labor particularmente atractiva a alguien que no sea su estrella, dígale que “la razón por la que no te estoy dando esta tarea, es que necesito tener a varias personas en el equipo que sepan cómo hacer X”. Usted podría pedirle a su estrella que actúe como mentor del colega al que ha asignado.
d) A la personas que está desmotivada : Las personas como estas podrían ser inteligentes y buenas en sus labores, pero raramente se ofrecen cuando el equipo necesita ayuda. “Usted necesita ser claro con esa persona acerca de que su nivel de esfuerzo tiene consecuencias en términos de sus oportunidades de ascenso, incentivos financieros y elección de asignaciones”, añade Davey. Sea directo acerca de cómo él está quedándose corto respecto a las expectativas que usted definió, aconseja Morgenstern.
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Sea flexible. Sin importar cuánto trate de asegurarse de que la carga de trabajo está equilibrada, podría no siempre suceder de la forma que usted quisiera. También es importante recordar que la carga de trabajo de su equipo no es estática.
“Usted va a tener que alternar entre diferentes estrategias para distintas situaciones, dependiendo de las circunstancias”. Ciertos miembros del equipo podrían necesitar quedarse hasta la madrugada en un proyecto, mientras que otros tienen un tiempo más tranquilo. El siguiente trimestre podría ser una historia diferente. La meta es que “a lo largo del curso del año, todo se equilibre.”
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