Una queja común de las jefaturas es que su tiempo suele ser consumido por reuniones que les dejan poco espacio para trabajar.
Empero, ese inconveniente es evitable y el primer paso es asegurarse de tener únicamente las reuniones, de verdad, necesarias.
La publicación especializada Harvard Business Review (HBR) propone un árbol de decisión con cuatro preguntas para evaluar la pertinencia de una convocatoria.
Las consultas planteadas por la revista son:
1. ¿He analizado la situación a profundidad?
2. ¿Necesito aportes externos para avanzar en este tema?
3. Para avanzar, ¿se requiere una conversación en tiempo real?
4. ¿La conversación amerita una reunión cara a cara?
Para cada pregunta, la coach Elizabeth Grace Saunders propone una serie de reflexiones que ayudan a responder en forma estratégica.
Dos especialistas locales agregan recomendaciones prácticas para evitar que el espacio designado a trabajar se convierta en una pérdida de tiempo colectiva.
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¿Para qué es la reunión?
Aunque parezca una afirmación obvia, el punto de partida para evitar sesiones innecesarias es acordar que solamente se convoquen reuniones cuyo objetivo esté claro. Lo contrario es garantía de resultados poco satisfactorios.
Johanna Durán Monge, coaching manager partner de la firma consultora Dilectus, asegura que el aporte de la herramienta de HBR es que obliga a repensar antes de colocar en la agenda.
“Ciertamente, la reunión es una práctica común en cualquier ámbito profesional y muchas veces salen sobrando tantos espacios comunes de diálogo generados simplemente porque sí, porque es común o es la práctica en nuestra empresa”, advierte.
Al preguntarse si ya analizó la situación, el primer objetivo es definir qué necesita, porque podría encontrar que el trabajo pendiente le corresponde a usted en solitario.
“Cuando no tiene claridad sobre lo que le toca hacer en un proyecto, es tentador agendar una reunión para tener un sentimiento de avance”, advierte Saunders en la publicación de HBR.
El problema es el costo: un pobre uso de su tiempo y el de sus colegas.
La recomendación es reservar tiempo para hacer pensamiento estratégico individual sobre el tema que sirva como base para toma de decisiones, incluida la de convocar a otros a discutir el asunto.
Rodolfo Cruz Naranjo, docente de MBA de la Ulacit, explica que una base errada es un obstáculo para la reunión e impedirá obtener resultados adecuados.
“Si no tenemos la ruta programada, cualquier destino dará igual”, advierte.
Con la meta clara, la siguiente pregunta es a quién necesita para avanzar. Después de la sesión estratégica, puede encontrarse que usted tiene todo lo necesario para esta etapa del trabajo.
La necesidad de retroalimentación se convierte en la próxima tentación para reunirse, pero muchas veces un correo electrónico es suficiente. “Esto es particularmente cierto cuando lo que busca es retroalimentación sobre un plan escrito o un documento”, afirma Saunders en HBR.
Cuando sí sea necesario el intercambio con los demás en tiempo real, tampoco se debe saltar a la conclusión de que la reunión física es el paso siguiente: chats, videollamadas o sesiones virtuales, suelen ser igual de efectivas, y eliminan el tiempo de traslado y otros inconvenientes.
Además, incluso después de este proceso, se pueden convocar actividades por razones equivocadas. Cruz señala cinco escenarios en los que no siempre es aconsejable reunirse:
k El tema que se quiere tratar es un problema personal.
k No pudo preparar previamente la reunión.
k Para cumplir el objetivo se puede utilizar otro medio de comunicación.
k Ya se tomó una decisión sobre el tema.
k Hay gran carga emocional en el grupo.
Y para cerrar, cuando pasó por el cuestionario y la evaluación del tema, si llega a la conclusión de que se debe reunir, haga el trabajo previo que asegure un mejor aprovechamiento de la sesión.
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Errores comunes
Además de convocar sin objetivo claro, hay varios errores comunes adicionales a la hora de convocar reuniones y asistir a ellas, por ejemplo, hacerlo sin tener clara la dinámica que se seguirá o los recursos con los que se contará.
Si usted es quien convoca la reunión, solicite a los invitados que informen sobre cualquier necesidad particular que tendrán para participar (por ejemplo, a los externos, si requieren Internet para sus presentaciones).
“Otro error común es que no se convoca a las personas adecuadas o claves para lograr el objetivo (por falta de claridad en este)”, afirma Cruz.
Los criterios para decidir quién participa deben estar definidos y evitar que se realice “con los que pueden” y luego sea necesario repetirla o duplicar el trabajo de comunicación.
Para Cruz, en cada reunión deben estar:
k Los tomadores de decisiones.
k Los que tienen la información.
k Los que tienen un rol en los problemas.
k Los que necesitan saber lo que se comunicará en la reunión para realizar su trabajo.
k Todos los que implementarán las decisiones tomadas.
Y debe estar claro quiénes se encargarán de documentar y compartir cuáles son los siguientes pasos a seguir. Esto permitirá la continuidad del proceso.
No lo olvide: las reuniones pueden ser herramientas útiles. “No cabe duda de que compartir ideas y opiniones o buscar ayuda de especialistas o expertos siempre será algo positivo, tampoco se trata de encerrarse a esta posibilidad”, comenta Durán.