Por: .   9 abril, 2017
Tres formas de hacer espacio a las pequeñas tareas para las que nunca tiene tiempo

Todos quisiéramos pasar nuestra jornada laboral en actividades de alto valor: definir estrategia, alentar la innovación y aconsejar a empleados prometedores.

Sin embargo, todo profesional enfrenta un incesante aluvión de tareas triviales: la saturada bandeja de entrada, las presentaciones que prometió llevar a cabo, la pila de papeles que debe archivar o los artículos que necesita leer.

Este trabajo de bajo valor es particularmente fastidioso a la luz del Principio de Pareto, adagio –ahora convertido en evangelio para Silicon Valley y muchos círculos empresariales– de que el 20% de sus actividades son responsables del 80% del valor que usted genera.

La idea es que, si puede deshacerse de lo que es menos importante, podrá duplicar esfuerzos en sus contribuciones más importantes.

Algunas veces puede deshacerse de estas actividades, pero debe reconocer que hay un precio.

Tim Ferriss, autor del exitoso libro The 4-Hour Workweek , promueve este enfoque. Él escribió que, después de un largo viaje internacional, durante el cual evitó el correo electrónico, se había perdido de una gran cantidad de mensajes de mucha importancia, incluyendo la crisis de un centro logístico que le ocasionó perder más del 20% de las órdenes mensuales para su negocio, oportunidades de entrevistas en los medios que habían expirado y más de una docena de ofertas para trabajar en sociedad.

Sin embargo, en lugar de lamentarse por estas oportunidades perdidas, aceptó la pérdida. “Muchas veces”, escribió, “para hacer las cosas grandes debe dejar que sucedan pequeñas cosas malas. Esta es una habilidad que queremos cultivar”.

Quizá. Sin embargo, si usted trabaja para alguien más, el nivel de tolerancia para estas oportunidades perdidas es mucho menor.

Si no puede permitirse ignorar por completo el correo electrónico u otras tareas de bajo valor, y sus opciones para delegarlas son limitadas, he aquí tres técnicas para hacer las cosas:

Agrupe en lotes sus tareas menos importantes. Cuando las acomoda en un solo bloque, crea una idea de impulso. Usted puede hacer esto en solitario o, en algunos casos, comunitariamente.

En Nueva York, por ejemplo, usted puede asistir a un Cave Day , evento que le permite a los profesionales pasar el domingo en una instalación de trabajo colectivo y dedicarse a tareas como limpiar su bandeja de entrada y escribir tarjetas de agradecimiento.

Pruebe la “estrategia del pequeño goteo”. Este enfoque incremental involucra identificar pequeños bloques de tiempo en su horario –típicamente de 15 a 30 minutos al día– y ocuparlos con tareas de bajo valor.

Recientemente, tuve que verificar cuánto le había pagado a mi asistente virtual el año pasado y enviar la información a mi contador. Es una tarea aburrida, pero obligatoria, que es fácil dejar para después. Sin embargo, cuando revisé mi calendario y vi una ventana de 15 minutos entre dos llamadas, lo asigné y lo hice.

Usted puede buscar estos huecos en su agenda, o separar una media hora para trabajo burdo, quizá al final de la jornada laboral, cuando su energía y habilidad de pensar creativamente se han agotado.

Posponer estratégicamente. Sopese el valor de la oportunidad que alguien le ofrece y defina su propio cronograma para manejarla. Si dicho cronograma funciona también para la otra persona, es una feliz coincidencia. Si no, usted ya se había reconciliado con la posibilidad de perder esa oportunidad.

Yo suelo asumir este enfoque cuando se trata de solicitudes que me mandan los blogueros. Si alguien está escribiendo una publicación para un blog personal, me gustaría ayudar, pero no quiero sacrificar una tarea importante para hacerlo. Eventualmente le respondo, pero podría tomarme días, o incluso semanas. Si el bloguero todavía puede usar mi aporte, fantástico. Si no, es solo una pérdida menor.

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp. Distribuido por: The New York Times Syndicate