El exceso de tareas dentro de las compañías, además de entorpercer el trabajo de los colaboradores, también afecta la productividad de la compañía.
Existe una confusión entre actividades y procesos. Muchas empresas dicen que poseen gran cantidad de procesos, pero en realidad, están llenas de "actividades" que no están contenidas dentro de esos procedimientos y que son parte de la esencia de la organización.
Las actividades pertenecen a los procesos, están en su interior.
Raúl Baides, profesor de Aden International Business School, recomendó que, al menos una vez al año, se revise el número de actividades que están incluidas en los procesos, dejando solamente aquellas que agregan valor al proceso y estén alineadas con la propuesta de valor de la empresa.
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Claves para un buena gestión
Para comenzar a desenredar la maraña de tareas, lo primero que se debe hacer es revisar el Mapa de Procesos, el cual pudo haber cambiado con el tiempo a raíz de que las necesidades y requerimientos de los clientes son otras, o bien se trabaja con otra tecnología.
"Hoy las empresas, se enfocan en tener modelos de gestión Lean, es decir ágiles y flexibles, pero para ello tratan de dejar en el interior de la empresa, solo aquellos procesos / actividades que forman parte de la organización, y el resto, criteriosamente lo tercerizan, en algunos casos, suelen formar alianzas con otras empresas", afirmó Baides.
Cristina Cubero, directora de Consultoría de Deloitte, aconsejó revisar la estructura de la empresa, es decir cuántos niveles existen y cuántos pasos debe recorrer una idea o un tema para recibir respuesta; cuántas revisiones o aprobaciones se requieren para dar un servicio, y cuánto se empodera a la gente para actuar.
En la medida que las empresas las hayan definido en forma efectiva y se guíen, a través del cumplimiento de objetivos, metas y planes de acción, tenderán a desaparecer las reuniones, correos y tareas repetitivas.
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Según el profesor, entre las principales prácticas y herramientas aplicadas para mejorar la productividad es el efectivo uso de la tecnología, además de la automatización de los procesos.
La directora de Deloitte concordó en este punto y señaló que hay que asegurarse que la tecnología sea integrada y acompañe el aprendizaje.
Si su organización invierte en sistemas pero no en un plan para que la gente la use correctamente, no tendrá el retorno esperado y sumará tiempo en lugar de disminuirlo.
Además, resulta indispensable conocer las competencias de las personas, para así aprovechar su talento y asignarles tareas con las que se puedan desenvolver adecuadamente, al tiempo que mejoran su productividad.
"Asuma la simplificación del trabajo como un tema clave: investigue entre sus empleados cuáles son los procesos más complejos, los que consumen más tiempo improductivo y genere casos de negocio para transformarlos. Investigue por ejemplo cuánto de esos procesos generan valor real", acotó Cubero.
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El que exista un ambiente de trabajo flexible, donde se fomente la creatividad y se piense en el desarrollo del colaborador, cuenta como valor añadido.
Baides también enfatizó en que otro aspecto que se debe desarrollar en el interior de las empresas es gestionar las tareas a través de procesos, en lugar de ser vistas por departamentos.
"Entre las malas prácticas que afectan al mejoramiento de la productividad, es la falta de objetivos y metas, comunicaciones defectuosas, un liderazgo ineficaz, verticalismo en la gestión y ausencia de indicadores", agregó.
El deseo y posterior materialización en hechos de los cambios, debe venir desde la alta gerencia, hacia a los niveles intermedios.
