El Centro Nacional de Congresos y Convenciones de Costa Rica, ubicado en Barreal de Heredia, albergó más de 25 eventos durante su etapa preoperativa (del 1° de mayo a este 30 de julio).
La obra, que comprende 15.600 metros cuadrados y requirió una inversión de $35 millones, fue inaugurada el pasado 05 de abril. Sin embargo, es hasta ahora, que cumple con todo lo necesario para operar formalmente.
Esta infraestructura tiene ocho salones de diferentes dimensiones, seis salas para reuniones, sala de prensa, una sala VIP, área de cocina, entre otros espacios.
Los dos salones principales, nombrados Talamanca uno y Talamanca dos, tienen capacidad para 4.600 personas. Además hay otros salones con espacio para 1.200 personas.
El complejo es administrado por el consorcio tico-colombiano Grupo Heroica-Volio & Trejos.
Álvaro Rojas, gerente del proyecto, explicó que desde el 1° de mayo se concentraron en realizar diversas tareas, como la selección de proveedores o la realización de reglamentos, para que el centro de convenciones opere tal y como se había planeado.
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Rojas conversó con EF sobre lo que han hecho durante los últimos cuatro meses y las expectativas de cara a la fase operativa del complejo.
-¿Cuáles han sido las etapas de este proyecto?
-La primera fue el inicio de actas que fue en enero pasado y luego se dio la entrega del edificio que fue el 30 de abril, esta última fue una ardua labor pues recibimos toda la edificación, toda la parte de sistemas, la tecnología, plaquetear (identificar) todos los activos y entrenar a nuestro personal sobre el funcionamiento de esos equipos.
“Después del 30 de abril, brincamos al 1 de mayo, que iniciamos formalmente la etapa preoperativa, que terminará el 30 de julio. En esta etapa terminamos de contratar al personal, de entrenarnos -el personal fue a casa matriz de Grupo Heroica, así como, algunos representantes del conglomerado visitaron el país-, hicimos los planes de emergencia, de salud ocupacional, los planes ambientales, tramitología de permisos y la selección de proveedores.
“Importante que en la etapa preoperativa ya hemos realizado eventos. Llevamos más de 25 eventos con alto grado de satisfacción y ya hay ciertos clientes que han experimentado la diferenciación que tiene un centro de convenciones”.
-¿Qué tipo de eventos han realizado?
-Algo que tenemos que desmitificar es que el centro de convenciones es solo para eventos masivos. Hemos hecho eventos desde 4.000 personas hasta juntas directivas de 10 personas, altos ejecutivos que quieren un espacio diferente.
-¿Cuántas personas contrataron para la operación del complejo?
-Tenemos 25 personas de planta, pero además, para los eventos contratamos muchísima mano de obra en temas variables, regularmente por medio de nuestros socios comerciales como Intercontinental, que maneja la parte de alimentos y bebidas, o Masco que se encarga del audio y video.
-¿Cuántos proveedores son?
-Tenemos cinco empresas que se encargan de alimentos y bebidas (Intercontinental), audiovisuales (Masco), estacionamiento (Estacionamientos ticos), aseo (Xtreme Clean) y seguridad (Global Protector Security).
“La selección de proveedores tiene varias etapas. Primero establecimientos unos requisitos mínimos de invitación con estándares internacionales para garantizarnos que los que van a trabajar aquí tengan un servicio de corte internacional.
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“Después establecimos un proceso de invitación privada que fue fiscalizado por el Instituto Costarricense de Turismo. El Buró de Convenciones fueron los que enviaron la invitación a sus empresas y recibimos una serie de empresas que cumplían los requisitos e hicimos un comité interno para que no fuera una decisión de una sola persona.
“En el proceso de selección participaron unas 15 a 20 empresas; algunas se descartaban porque no cumplían los requisitos y de ahí fuimos depurando”.
-¿Cuántos eventos esperan realizar en lo que resta del año?
Tenemos alrededor de 20 eventos y muchos en negociación. No dejamos de lado nuestro enfoque principal que son los eventos internacionales, los cuales requieren un poquito más de tiempo para madurar.
-¿Cuáles son los esfuerzos para atraer esos eventos internacionales?
-Tenemos nuestro impulso de captación, pero no lo podemos desligar del buró de convenciones, que es el que promueve el destino y también nos brinda insumos para generarle valor a esos clientes internacionales, como el número de habitaciones alrededor del centro de convenciones, las atracciones turísticas y toda esa unión de recursos que nos brinda el buró para nosotros hacer nuestra parte de promoción.
“También tenemos dentro de nuestro organigrama una analista de ventas, somos parte de la asociación internacional de congresos y convenciones, hacemos nuestra búsqueda en particular de qué eventos no han venido al país todavía y qué eventos podrían por su rotación natural ser aptos para el país”.