En su negocio, la tecnología adquiere cada vez un papel más importante, a veces sin que se dé cuenta plenamente.
Por ejemplo, sus clientes lo contactan a través de celular o correo electrónico, usted puede revisar un email con un pedido en su móvil, los clientes buscan información de sus productos en la Web y en redes sociales, y muchos pagos y transacciones bancarias, de impuestos y de la seguridad social (con el INS o la CCSS) se realizan en línea.
Si va a comprar equipos, tenga en cuenta algunas recomendaciones específicas.
Pero sacarle todo el provecho a los recursos adquiridos, y que no se conviertan en un dolor de cabeza, implica tener cuatro cuidados básicos, como mínimo.
1. Conectividad y compatibilidad
En la empresas hay que pensar cómo se contratará el servicio de Internet y cómo se brindará la conectividad para sus colaboradores y para sus clientes (por ejemplo, PC con enlaces alámbricos y disponibilidad de servicio inalámbrico interno con WiFi).
Sin embargo, a la hora de adquirir los enlaces a Internet y los equipos hay que fijarse en varios requisitos.
De acuerdo con Henry Merino, director regional de ventas de Panduit, lo que adquiere para su pyme debe estar enfocado en sus necesidades, debe tener disponibilidad local (proveedor de servicio, equipos, repuestos y mantenimiento), debe ser fácil de instalar, debe cumplir los estándares de la industria, debe estar empaquetado convenientemente y debe tener un precio moderado.
Además, la adquisición depende del costo negociado con cada proveedor, la calidad y durabilidad de cada producto, las distintas marcas y, con ello, su compatibilidad. Esto significa que los sistemas actuales y por comprar deben seguir funcionando sin problemas y conectados entre sí.
2. Cuidado con las falsificaciones
A la hora de comprar tenga cuidado con las falsificaciones en equipos y sistemas tecnológicos. De acuerdo a la firma Xerox -que cita datos de la industria- las falsificaciones a nivel global alcanzan hasta los $5.000 millones al año en el campo de la impresión y manejo de imágenes.
Si una empresa adquiere equipos y sistemas falsificados puede enfrentar desde la carencia de garantías en caso de fallas y servicios de mantenimiento, menor calidad y productividad de los sistemas adquiridos, así como inconsistencias y pérdidas económicas por desperdicios de insumos, y acusaciones legales de los fabricantes.
Xerox recomienda a las empresas identificar los productos y sistemas de marca por medio de las etiquetas de autentificación que comprueban su origen (por ejemplo, la etiquetas de esta compañía incluyen seguridad holográfica). Además, se pueden evitar los problemas con productos y suministros falsificados comprando directamente al fabricante o a sus redes de distribuidores autorizados.
También adquiera y tenga al día las licencias de los programas y servicios informáticos, pues el uso de software pirata pone en riesgo la seguridad de la información de su empresa. Entre otros peligros, al no recibir actualizaciones, puede quedar a expensas de las pulgas o inconsistencias de los sistemas y de que los hackers puedan utilizarlas para difundir virus, robar claves y obtener información del negocio o de sus clientes.
4. Seguridad
El uso de Internet y de los celulares requiere tener medidas de seguridad de la información de su empresa y de sus clientes.
La seguridad de la información de la empresa tiene como objetivo evitar fraudes financieros, pérdida de archivos y de bases de datos requeridos para la operación, y que su imagen no se vea afectada. Además, hay que evitar que los datos y los planes de su negocio los lleguen a conocer sus competidores.
Marcos Nehme, director regional de la división técnica de la firma RSA, recomienda a las pymes tener en cuenta el acceso a información de la empresa mediante datos móviles y la divulgación a través de redes sociales.
El ejecutivo dijo que se debe determinar cuáles serán las necesidades de seguridad de la empresa, así como cuáles son las tecnologías disponibles y cuáles podrían aplicarse al entorno de la empresa.
Además, se debe evaluar costos y eficacia de los controles de seguridad de forma continua, lo que incluye, por ejemplo, determinar si la pyme puede aceptar el riesgo de no hacer todas las actualizaciones de software o de hardware.
5. Actualizaciones
Aunque los dispositivos, equipos y sistemas tienen una vida útil de varios años, el rápido avance de la tecnología y de las telecomunicaciones hace que sean obsoletos a gran velocidad y queden rezagados en relación a las necesidades del mercado, de la empresa, de los clientes, de los colaboradores y del mismo propietario de la empresa.
Tenga en cuenta que los proveedores de software o servicios en la Nube -a través de Internet- le indicarán el momento de una actualización de los sistemas que ya usa o cuándo hay una nueva versión completa, la cual podría requerir actualizar sus equipos.
Un ejemplo de por qué es necesario actualizar los equipos se da con los enrutadores, que deben responder cada vez más a exigencias de mayores velocidades y capacidades de conexión inalámbrica de los colaboradores de la empresa e incluso de los clientes que la visitan.
En cafeterías o restaurantes esto es muy evidente, pero también puede ocurrir que un cliente visite la planta de una empresa y necesite conectarse con su celular, su tableta o una laptop para ahí mismo hacerle una orden de compra a Usted.
En el caso de los enrutadores lo recomendable es actualizarlos cada dos años, dijo Danilo Esquivel, gerente regional de D-Link en Costa Rica. Pero hay varias señales de cuándo es necesario renovar el equipo: si la conexión empieza a dar señales de ser más lenta, sufre caídas frecuentes o tiene problemas para que los usuarios puedan enlazarse.
Lo mismo ocurre con otros equipos y dispositivos. Cada uno tiene un ciclo de vida útil que se indica en sus manuales, pero hay que estar atentos a cuándo es necesarios renovarlos.