¿Es usted un empresario que se preocupa mucho por vender y por aumentar la productividad de su negocio, pero descuida la contabilidad y no tiene respaldos de las transacciones relacionadas con su empresa?
¿O quizás le delega todo a su contador, sin cuestionarse si aquel está haciendo un buen trabajo?
¿O, peor aún, le da instrucciones sobre el monto de impuestos que está dispuesto a pagar, como si fuera algo que dependiera de su voluntad?
Muchas de estas malas prácticas son cometidas a diario por las empresas, incluidas las pymes, especialmente las que trabajan informalmente.
Este tipo de conducta debería irse eliminando, en virtud de una mayor transparencia y para resguardar la seguridad del mismo comercio.
¿Por qué?
El no guardar facturas, el declarar que no se obtuvieron ganancias aunque sí se alcanzaron y el mantener un desorden financiero, no solo puede acarrearle sanciones serias de parte de la administración tributaria (multas, fiscalización, cierre de su negocio), sino la misma quiebra de su empresa.
Puede suceder que no tendrá la capacidad de pagar las altas multas y se verá obligado a cerrar.
Importancia de la contabilidad
German Morales Martínez, socio de impuestos de Deloitte, advierte que la inexistencia de una contabilidad o tener una que sea deficiente impiden que el negocio pueda tomar las mejores decisiones.
“La consecuencia más importante de no darle importancia a la contabilidad es que el dueño de la pyme o la persona que es emprendedora, no tiene en realidad control de su negocio, porque no sabe con certeza cuáles son los rendimientos que tiene, las ventas, las utilidades, cuáles son los costos reales”, critica el contador público autorizado.
Por ejemplo, sin buenos indicadores que nacen de un correcto manejo de su contabilidad, usted no podría enterarse si la cantidad de empleados que tiene a su cargo es sostenible financieramente.
Tampoco podría analizar si sus proveedores le están vendiendo muy caro y si conviene cambiarlos. O si su política de descuentos es desproporcionada y le está causando perjuicios.
Es como manejar un negocio sin estar realmente al mando, sino lejos, viendo a través de un espejo empañado.
La contabilidad y los impuestos son una prioridad
Otra mala práctica es no tomar en cuenta el costo de los impuestos cuando se inicia un negocio y cuando se está en los primeros períodos del año.
“Yo hago mis proyecciones de ingresos, mis proyecciones de gastos, pero por ningún lado meto el tema de los impuestos. Deberíamos de tener claro que los negocios deben pagar impuestos porque si no se está partiendo de un supuesto incorrecto”, manifiesta Morales.
Otro error es no cumplir a tiempo las obligaciones tributarias.
“Se le da prioridad dos o tres al pago de los impuestos”, reprocha. “Es más caro dejar de pagar impuestos que otro desembolso que tiene que hacer una pyme, por las multas, moras e intereses que luego se deben pagar”.
Tenga un buen contador
Asegúrese de que el contador que vaya a elegir para su empresa esté bien capacitado y que actúe de manera transparente, sin triquiñuelas.
“Que sea un contador que diga: ‘yo voy a registrar sus operaciones de ventas y de compras, lo que da es lo que da y usted va a pagar de acuerdo con lo que dé el negocio’”, propone Morales.
Resguarde estos documentos
Hay varios documentos importantes que su pyme debe proteger.
-Respaldos de las operaciones de la empresa, como compras, ventas, pagos de gastos. Aquí estarían incluidas las facturas, los contratos.
-Documentos legales de la empresa: abarca el acta constitutiva de la sociedad, las personerías jurídicas, los libros legales.
Elabore un expediente tributario en el que registre todos los cumplimientos que ha realizado con las diferentes entidades públicas con las que tiene relación: la administración tributaria, la municipalidad, el Ministerio de Salud y otras instituciones.
Apóyese en recursos útiles
Capacite constantemente a su personal de contaduría o vaya usted mismo a cursos de contabilidad diseñados para no contadores.
El Colegio de Contadores Públicos Autorizados y varias instituciones privadas y públicas brindan diferentes capacitaciones durante el año.
Utilice programas informáticos de contabilidad, los cuales aligeran el trabajo y brindan mayor exactitud.
“Son baratos. Podemos encontrar programas de $500 o $1.000, que sirven perfectamente y controlan muy bien. Un programa de estos permite que, cuando se digita la información, va a dar reportes de estados financieros, análisis de cuentas, que me van a permitir conocer mi negocio, analizarlo y declarar correctamente”, explica Morales.
Aclare sus dudas
Si tiene dudas sobre algún tema, no tema consultarle a otras empresas similares a la suya o a colegas.
Compartasus experiencias, ya que es probable que otros negocios hayan pasado por su misma situación.
Por otro lado, la Dirección General de Tributación (DGT) cuenta con quioscos en sus instalaciones en los que usted puede hacer consultas; también hay líneas telefónicas habilitadas y correos electrónicos.
Aproveche este nuevo año para mejorar el manejo de su contabilidad y de sus documentos empresariales, todavía está a tiempo para evitar sanciones.