En un emprendimiento o una pequeña empresa muchas veces la gestión de recursos humanos se deja a un encargado de planillas, un jefe o único encargado de recursos humanos que debe organizar hasta las fiestas de cumpleaños y fin de año, o la lleva la persona propietaria según su tiempo y a lo que puede.
Lo último ocurre principalmente en empresas de menor tamaño. En cualquiera de los casos, la gestión de los recursos humanos, del capital humano o del talento debe ser una responsabilidad tan importante como la venta y generación de ingresos, pues precisamente es el personal quien produce, vende o atiende reclamos.
Probablemente, sin embargo, la persona emprendedora o propietaria de la empresa está tan ocupada que no puede abarcarlo todo y se desentiende o no le dedica suficiente tiempo a algunas áreas, como la de talento.
“Un alto grado de centralización podría desembocar en que, al ser el gerente general el principal tomador de decisiones, las personas pueden minimizar su capacidad de análisis y se fragmenta la capacidad de desarrollar colaboradores con habilidad para asumir responsabilidades y responder por las decisiones tomadas”, advirtió Paula Sánchez, gerente de recursos humanos de Matra.
Una gestión del talento le debería reportar a la empresa una mayor capacidad para innovar, pues al ser su personal quien está en primera línea y tiene contacto directo con los clientes puede aportar ideas de nuevos productos y servicios, así como mejoras que generen respondan a los requerimientos del mercado y una ventaja competitiva.
ManpowerGroup advierte que actualmente existe una crisis de escasez de talento, pese a que por el otro lado hay desempleo, por lo que las empresas adaptan sus negocios a modelos de trabajo virtuales o híbridos, una cultura organizacional positiva para retener talento. “Es imprescindible que no descuiden sus procesos de creación y fortalecimiento de su propia cultura organizacional”, dijo Andrés Soto, gerente regional de ManpowerGroup
La contradicción entre la escasez de talento y el desempleo ocurre porque las empresas requieren personal con competencias técnicas y blandas, al tiempo que el desempleo afecta a segmentos del mercado laboral con dificultades para prepararse tanto en ese tipo de competencias como en idiomas.
Según el reporte global sobre la contratación internacional hecho por Deel, Costa Rica figura en el top cinco de los países con mayor crecimiento en contratación. La firma indicó que Costa Rica creció en un 197% en la contratación internacional de trabajadores independientes o freelancers, siendo superada por Argentina, Israel y República Dominicana.
Ventajas y desventajas
La centralización y concentración de la gestión de talento en una pyme tiene ventajas y desventajas que se deben mantener en cuenta.
Entre las ventajas se están:
1. “Se logra mayor orden dentro de la empresa, gracias a la estructura y jerarquía que ante los colaboradores es clara”, dijo Nancy Mena, directora de gestión humana de Coopeservidores (CS).
2. Facilita la comunicación dentro de la empresa al estar los roles claramente definidos.
3. Toda centralización genera jerarquías y establece dinámicas de jefatura, por lo que se trata de un sistema idóneo para los liderazgos fuertes.
Sin embargo, la centralización también tiene sus desventajas, especialmente en lo que refiere a la dependencia entre el núcleo y la periferia respecto a la toma de decisiones y proceso de información como las siguientes:
1. Se podrían generar reprocesos y bajas en la productividad, al generarse embudos o “cuellos de botella” al no poder desahogar el volumen de trabajo con el apoyo de otros colaboradores en la toma de decisiones al estar centralizado el poder en una sola persona.
2. Un exceso de rigidez y burocratización en los procesos.
3. Los colaboradores, podrían verse desmotivados al sentir que su crecimiento podría verse limitado al no existir una estructura más amplia que les permita en un futuro ejercer puestos que involucren mayor responsabilidad o de liderazgo.
4. El líder responsable de la empresa puede verse sometido a una gran presión debido al volumen de trabajo y responsabilidad en la toma de decisiones que recae sobre sí mismo.
¿Qué debe hacer?
Los líderes tienen un rol fundamental de ser un promotor positivo e influyente en todo lo que ocurre en la empresa. En una pyme, además, por la relación directa, tienen una mayor visibilidad.
Su influencia es determinante en el ambiente laboral, por ejemplo, o en el fomento de los procesos de formación continua (coaching, capacitaciones en habilidades blandas y duras, y dar retroalimentación efectiva).
Para mejorar la gestión de talento recuerde su propia experiencia cuando fue parte de una empresa como colaborador o porque usted no quiso nunca incorporarse a una empresa y optó por emprender.
Las empresas, no importa su tamaño, deben desarrollar procesos de gestión de desempeño por competencias y por objetivos, en donde los colaboradores tengan claro de qué manera sus objetivos individuales se conectan con los objetivos de la organización.
1. Defina cuáles son las habilidades de comportamiento que la empresa requiere de los colaboradores para alcanzar los objetivos. Por ejemplo: orientación al logro, orientación al cliente, comunicación, gestión del cambio. Luego establezca mediciones de las competencias en los candidatos durante el proceso de reclutamiento y, posteriormente, establezca mediciones del desempeño basado en esas mismas competencias organizacionales.
2. Defina una estrategia de talento que esté alineada con la estrategia de la organización. Además, implementar programas para:
—Desarrollar habilidades de liderazgo: el liderazgo es la dimensión más determinante en el clima organizacional, pero el liderazgo debe ser inclusivo como un elemento clave para habilitar la diversidad y la inclusión en la compañía.
—Desarrollar competencias técnicas y habilidades de comportamiento a través de planes de capacitación. Mida la efectividad de esas capacitaciones consultando a los colaboradores si fue de valor para ellos.
—Mejorar el bienestar integral de las personas.
—Crear planes individuales de desarrollo: que los colaboradores perciban posibilidades de crecimiento dentro de la organización.
—Conectar a los colaboradores con el propósito organizacional. Que conozcan por qué su trabajo es importante.
—Realice retroalimentaciones sanas y propositivas: los colaboradores pueden identificar y obtener el conocimiento y las habilidades necesarias para desempeñar su rol a partir de una retroalimentación sana y propositiva.
“Creer en el potencial del recurso humano con el que se cuenta, empoderarlos y brindar confianza en la toma de decisiones y promover su crecimiento interno hacen que una organización sea altamente atractiva en la atracción y retención de dicho talento”, recalcó Mena, de CS.
Áreas de gestión
Aunque la persona propietaria o emprendedora tenga a cargo la gestión de talento en su empresa, y solamente sean pocas personas las que colaboran en ella, se debe atender los siguientes procesos de gestión de recursos humanos (ajustando al tamaño y necesidades):
—Planificación estratégica: vincule el recurso humano al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, para mejorar la productividad y gestión exitosa del desempeño, atraer, desarrollar y retener al mejor talento, fomentar la salud y bienestar integral y desarrollar las habilidades y competencias, entre otros objetivos.
—Reclutamiento y selección: la imagen de la empresa como empleadora inicia desde el primer contacto con el candidato. “Su experiencia en el proceso de selección es importante para iniciar la conexión con la compañía”, dijo Sánchez, de Matra. “Adicionalmente, el desarrollo de un plan estructurado de inducción al puesto”.
—Salud ocupacional y bienestar: la empresa debe crear una cultura de seguridad ocupacional. Cuando tiene pocos colaboradores, incluso, es más urgente, pues si falta uno por una incapacidad laboral su falta se sentirá y tendrá un costo en la operación aunque contrate una persona que lo sustituya temporal o permanentemente.
—Compensación: esta área permite estructurar análisis objetivos de esquemas de compensación y beneficios para los colaboradores. El salario no es suficiente. De acuerdo a las posibilidades de la empresa puede diseñar planes de compensación según rendimiento.
—Capacitación: detecte brechas de conocimiento y competencia para desarrollar planes de capacitación con el fin de mejorar el desempeño de los colaboradores.
—Desarrollo organizacional: implemente acciones asociadas a la medición de clima y compromiso, así como a la transformación y cambio organizacional.
—Participación: toda decisión debe ser pensada primero en el bienestar integral de las personas colaboradoras, por lo que se debe desarrollar su participación activa y una cultura organizacional que genere un clima organizacional saludable.
Trabajo remoto
En los casos donde cuenta con personal que desarrolla tareas desde sus casas o en forma remota (incluyendo agentes de venta que pasan muy poco tiempo de la semana en la oficina) es imprescindible:
—Sus colaboradores pueden venir de ambientes laborales muy distintos al de su empresa, e inclusive no tener experiencia previa con modalidades de trabajo remoto, por lo que es importante crear espacios para conversar sobre la cultura organizacional de su empresa desde el proceso de contratación y así, evacuar dudas y establecer expectativas.
—Preste atención a las primeras semanas: las primeras dos semanas son cruciales en el proceso de adaptación a la cultura de cualquier colaborador. Asegúrese de generar espacios para presentar apropiadamente a los nuevos colaboradores con el resto del equipo y propiciar su integración, así como brindarles toda la información y recursos necesarios sobre la forma de trabajo y políticas de la empresa.
—Establezca canales de atención para sus colaboradores remotos: designe un canal virtual donde sus colaboradores puedan evacuar las dudas pertinentes a la empresa con total comodidad y asegúrese de que todos conozcan el procedimiento.
—Genere y mantenga rituales: genere nuevos rituales virtuales o adapte rituales antiguos de su empresa al nuevo entorno virtual. Por ejemplo, un espacio semanal para alguna actividad de recreación en equipo para fomentar la unión y sentido de pertenencia de sus miembros.
—Escucha activa: con el teletrabajo, las empresas están cada vez más involucradas en el espacio personal de sus colaboradores, por eso es importante prestar atención a los nuevos retos que tienen ellos para trabajar desde casa y generar soluciones estratégicas para estas nuevas necesidades.
—Mantenga la atención: “Es fácil descuidar los procesos de integración y cultura”, dijo Soto, de Manpower. “Los empleadores deben identificar nuevas rutas para preservar su cultura organizacional aún en la virtualidad y crear un ambiente donde todos sus colaboradores adquieran un sentido de pertenencia con la organización.
Cuide el balance
Las especialistas en gestión de talento advierten que las empresas deben cuidar el equilibrio y balance de la vida laboral, personal y familiar de sus colaboradores para aumentar la productividad en el trabajo y que no se vean afectados por el “síndrome del Desgaste” o Burnout, vivan “de incendio en incendio” cometiendo y corrigiendo errores y pueda avanzar en su trabajo.
“Todo esto impacta directamente a las empresas también, porque si el colaborador no es productivo, la empresa tampoco lo será”, afirmó Tanya Leiva, directora de la firma Sinapsis Consulting.
¿Cómo evitar estas situaciones?
1. Sea objetivo con el uso del tiempo disponible: no comprometa su personal con tareas que les obliguen a excederse de sus horarios.
2. Establezca un plan personal: que cada colaborador programe su día a día y sus proyectos, así como motive que cada persona colaboradora haga lo mismo a nivel de sus proyectos personales y profesionales.
3. Tenga un espacio de descanso: además de cumplir las normas de la jornada laboral, contemplando los descansos de media jornada para meriendas y almuerzo, habilite espacios donde puedan descansar y con normas claras que prevean problemas.
4. Respalde: respalde a sus colaboradores en sus tareas e intente ordenar los procesos, cómo atender emergencias y cómo formalizar las indicaciones para que no queden a criterio y memoria suya o de supervisores o jefes intermedios, sin burocratizar las tareas.