Papeles hablan y en los negocios deben contar con los libros establecidos por ley que registren las principales decisiones empresariales, incluyendo algunos nombramientos, y las contabilidad de la empresa, cuya base sirve para la toma de decisiones.

“Es fundamental tenerlos y tenerlos al día”, recalcó Andrea Martín Jiménez, abogada corporativa de Sfera Legal.

La formalización de la empresa permite ser proveedora de instituciones públicas y también de otras compañías, que requieren desde factura electrónica hasta el cumplimiento de normas de seguridad social y otras para concursar en procesos de contratación.

¿Son necesarios?

Tanto por Código de Comercio como por las leyes fiscales las decisiones en las empresas deben quedar registradas en los libros.

Por ejemplo, los nombramientos de junta directiva. Aquí la elección es de la asamblea y por tanto debe registrarse en el libro de la asamblea de accionistas.

Si es el nombramiento de un gerente, la decisión es de la junta directiva. El registro queda en el libro de actas de la junta directiva, independientemente de si una persona tiene el control accionario de la compañía o éste se distribuye entre varias.

Un cambio en las personas propietarias también debe quedar registrado en el libro correspondiente. O el cambio del fiscal.

Cuando la empresa establece que la venta de un activo debe ser aprobada por la junta directiva o la asamblea, según se tenga establecido, si el valor del activo iguala o sobrepasa cierto porcentaje de activos o del patrimonio (10%, por ejemplo), la decisión debe quedar registrada en el acta de la sesión correspondiente donde se analizó y se decidió.

En los libros de asamblea también debe quedar registrada la aceptación o aprobación de los estados financieros, lo cual debe producirse a los tres meses del cierre fiscal.

“Hay empresas que tienen un dueño y no lo hacen, pero si el contador presentó la declaración ante Hacienda y hay un error, se debe presentar el acta donde el propietario muestra su desacuerdo con los estados financieros”, advierte Martín.

Las empresas pueden cambiar algunas normas internas, siempre que no contradigan las leyes y sus reglamentos. Pero, en cualquier caso, los cambios también deben quedar registrados en libros.

Tipos de empresas y libros

Los libros que se deben tener dependen del tipo de sociedad formada y legalizada para la empresa.

—Sociedad de responsabilidad limitada: aquí no hay junta directiva y la empresa es dirigida por quienes ocupan la gerencia. En este caso se debe llevar dos libros: uno de registro de cuotistas (los propietarios) y uno de asamblea de cuotistas.

—Sociedad anónima: sí tiene junta directiva, que delega en sus gerentes la operación diaria. En este caso se debe llevar el libro de registro de accionistas, el de actas de la asamblea de accionistas y el libro de junta directiva.

Otros registros

Martín recordó que se debe llevar también el registro de transparencia ante el Banco Central de Costa Rica y el de sociedades inactivas ante el Ministerio de Hacienda.

En el caso del registro de transparencia se registra de dónde se obtienen los fondos para adquisiciones de bienes inmuebles, edificios, casas y vehículos. Si bien en este tipo de transacciones se pagan los impuestos respectivos, se debe demostrar el origen del dinero.

En el caso de las sociedades inactivas no se vale decir que los registros están en blanco porque la sociedad no está activa, pues en la actualidad las sociedades activas e inactivas deben presentar sus respectivas declaraciones.

Todo se apunta

Se registran tanto los acuerdos de nombramientos, de compras o venta de activos y de financiamiento como cuando se rechaza un nombramiento, una transacción de activos o un crédito corporativo. Los acuerdos y los desacuerdos deben quedar en actas, también.

Las empresas que están en régimen simplificado también deben llevar sus libros, estén activas o no. Lo mismo ocurre cuando hay aportes de capital de inversionistas.

El objetivo es evitar líos futuros y que queden las responsabilidades claramente establecidas.

Digitales

Las empresas también deben llevar al día sus libros contables, que actualmente son digitales y deben mantenerse por 10 años.

Los libros, físicos o digitales, deben conservarse incluso cuando se disuelve la empresa, pues Hacienda puede realizar una revisión incluso en estos casos.

Si se extravía

Cuando un libro se extravía se debe seguir un proceso en el cual se publica un edicto, se cumple el plazo de ley y se emite directamente el nuevo libro, con el correspondiente número de legalización, con apoyo del abogado o de la abogada de la empresa, siguiendo el mismo procedimiento que al inicio.