En los negocios los cambios son una constante y especialmente una obligación para ajustarse a la evolución del mercado, la competencia y las regulaciones, las tendencias, las variaciones en los gustos de los consumidores y los avances tecnológicos. Ni siquiera los contratos quedan excluidos de esos avatares.
Una empresa, sin importar su tamaño, debe realizar contratos de alquiler de locales o equipos y vehículos, si elige de modelos arrendamiento en estos casos. También debe establecer contratos con proveedores de materia prima, de tecnología de información y comunicaciones (TICs) y de limpieza, así como con clientes (en particular si son empresas o instituciones) y con sus colaboradores.
“Los más importantes son los contratos de trabajo y con asesores”, dijo Erika Barrantes, especialista laboral de Sfera Legal.
De especial cuidado son los contratos y las relaciones con colaboradores en áreas de seguridad o limpieza, por ejemplo, que pertenecen a las empresas proveedoras de servicios de tercerización o outsourcing en esas y otras áreas.
En cualquier caso, tome en cuenta siempre estas recomendaciones:
En servicios contratados
Cuando se contratan servicios de outsourcing en TICs, seguridad, limpieza, contabilidad o servicios legales, entre otras, Usted debe verificar si la firma proveedora cumple sus obligaciones legales en el campo laboral con sus propios colaboradores.
“Esa es una responsabilidad que en principio le corresponde al patrono de esas personas, pero si se debe verificar el cumplimiento”, advirtió Barrantes.
La especialista indicó que un eventual incumplimiento de las compañías proveedoras podría implicar consecuencias también para la empresa contratante por la denominada responsabilidad solidaria.
Se debe verificar también si a los colaboradores se les brinda un trato adecuado, así como tener muy claro que deben seguirse y respetarse los mecanismos de coordinación con la empresas contratada cuando se requiere que las personas realicen alguna tarea.
En asesorías
Las colaboraciones de servicios de profesionales, consultores, freelance, asesores o trabajadores independientes, el contrato debe establecer claramente el tipo de labores, las condiciones pactadas y la categoría (como servicio externo) para que no se generen confusiones ni reclamos judiciales.
Tal claridad en las condiciones debe establecerse desde que se realiza la solicitud de servicios para recibir ofertas, en la negociación y al establecer el acuerdo, así como durante el periodo durante el cual se brindan los servicios.
Las contrataciones de servicios de profesionales o trabajadores externos deben estar en concordancia con la normativa, puesto que no es válida para casos donde la persona colaboradora debería ser parte de la planilla (con el cumplimiento de las respectivas obligaciones de seguridad social, por ejemplo).
Confidencialidad
Una empresa debe proteger su propiedad intelectual realizando los respectivos registros de marcas, patentes y diseños, entre otros, ante el Registro Nacional.
Puede establecer también condiciones a sus colaboradores sobre la información sensible, tanto con proveedores como con los colaboradores internos y externos. En toda contratación, la confidencialidad es implícita, pero se recomienda establecer una cláusula en el contrato.
Debe tenerse claro que el conocimiento adquirido por la persona colaboradora durante el desempleo de sus funciones y en las capacitaciones es parte del crecimiento técnico o profesional. La confidencialidad aplica para la información y los proyectos de la empresa.
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Barrantes indicó que es difícil establecer si alquien mantuvo la confidencialidad que debe, a menos que trascienda y se tengan pruebas de alguna situación en la cual se comprometió adrede información e iniciativas del negocio.
Hay empresas que establecen cláusulas de no competencia, donde se cuyo objetivo es evitar el uso de informaciones o conocimientos adquiridos durante el tiempo de la relación laboral y que establece restricciones a la persona colaboradora para su contratación por la competencia o para evitar que se convierta en competidora.
La especialista explicó que estas cláusulas de no competencia no están normadas en la legislación local, se basan en resoluciones o dictámenes de la Sala Segunda e implican cuidados, condiciones y límites que las empresas deben considerar.
Entre ellas se encuentran: las limitaciones deben ser por situaciones específicas, por un periodo determinado, en una zona específica específica y debe incluir una compensación que se paga mes a mes. Aunque no hay un porcentaje establecido, la compensación debería ser de un mínimo del 30% del salario y se acuerda entre partes.
“Lo ideal es establecer la compensación al inicio”, dijo Barrantes.
Actualizaciones
¿Cuándo se debe actualizar un contrato con un proveedor o con una persona colaboradora? Siempre que ocurra un cambio en las condiciones del servicio, de los horarios o de otras situaciones que afectan la relación entre las partes.
El cambio se documenta mediante un adendum donde se especifican las condiciones particulares que se vieron modificadas. “Se debe hacer cuando hay una modificación a lo establecido”, dijo Barrantes.
Los cambios no obligan a establecer un contrato nuevo si las partes son las mismas. Incluso, en casos de proveedores que son adquiridos o se fusionan con otras compañías, rige lo pactado. Se supone que los nuevos propietarios o socios realizaron la debida diligencia para revisar y aceptar todos los contratos que existían.
Cuando se adquiere una empresa debe recordarse que se establece un fondo y un periodo para enfrentar eventualidades o reclamos por acciones de los antiguos socios o propietarios, tanto con proveedores y clientes como a nivel laboral.
Barrantes reiteró que el adendum se utiliza cuando se requiere modificar una situación que se realiza en forma distinta. Cuando el contrato vence, pues tenía un tiempo límite establecido, y hay acuerdo en extenderlo se puede optar por establecer y firmar un nuevo contrato o por un adendum que indica la extensión de la validez.