Los negocios tienen diferentes herramientas como la factura electrónica para el financiamiento de sus operaciones y los créditos fiscales de cara al cierre fiscal, para lo cual deberán seguir varias recomendaciones de los especialistas.
La factura electrónica se puede obtener recursos mediante servicios de factoreo y también para cobros judiciales en caso necesario. Los créditos fiscales sirven para disminuir la deuda fiscal, pagar recargos o multas pendientes e incluso solicitar la devolución en efectivo.
“En Costa Rica el caso más común (en el uso de los créditos fiscales) es la compensación de saldos a favor entre impuesto de valor agregado e impuesto sobre la renta”, dijo Alex Barboza, asesor financiero de la firma A&B Advisory.
Los especialistas recomiendan que las personas emprendedoras aprovechen sus estados financieros, pues son un insumo muy valioso para determinar las posibilidades de optimizar el pago de impuesto sobre la renta ante el cierre fiscal y para la toma de decisiones internas.
Por ejemplo, es importante evaluar la forma en que se valora el inventario y si es la permitida por la administración tributaria; reducir los niveles de inventario de cara al cierre fiscal; y valorar el uso de métodos de depreciación aceptados por la administración tributaria que aumenten el escudo fiscal.
También se puede evaluar la viabilidad de utilizar el financiamiento de activos, siempre que respete las condiciones y los límites establecidos por la administración tributaria para asegurar la deducibilidad del gasto financiero.
Barboza advierte que los tres principales errores que se suelen cometer en cierre fiscal van desde no realizar un aprovisionamiento del impuesto sobre la renta de manera mensual y omitir uno o varios pagos obligatorios de adelantos de impuesto sobre la renta.
Otro error es no solicitar, analizar y tomar decisiones con el extracto de cuenta corriente (estado de cuenta del IVA, impuesto sobre la renta ,entre otros) sino hasta que tiene lugar el cierre fiscal. Es recomendable realizar una conciliación y estudio trimestral.
Factura electrónica
La factura electrónica es una herramienta que surgió y se expandió para fortalecer el control fiscal a cargo del Ministerio de Hacienda, a través de la Dirección General de Tributación. Los comprobantes electrónicos, recordemos, deben cumplir los parámetros establecidos y en Costa Rica existen diversidad de servicios de facturación e integración a los sistemas contables.
La factura física tenía fuerza ejecutiva, era equiparada como título ejecutivo con el respaldo del artículo 460 del Código de Comercio y se podía utilizar en los servicios de descuentos de factura o de factoreo, que permiten a las empresas proveedoras recibir un porcentaje del monto y tener recursos financieros para seguir operando.
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Para utilizar la factura electrónica en estos servicios había quedado un vacío legal, hasta que se aprobó en la Asamblea Legislativa la reforma del artículo 460 del Código de Comercio (Ley N° 3284) y la Ley de digitalización del cobro judicial (N° 9973). En esta reforma se reconoce la factura electrónica como título ejecutivo.
Así también es posible utilizar la factura electrónica para cobro judicial, lo que implica utilizar el timbre fiscal en el acto de presentar este comprobante digital a cobro judicial. “El valor del timbre será el que correspondería a un pagaré y se cargará al deudor como gastos de cobro”, dijo Alberto Porras, socio director GCF Consultores.
También será título ejecutivo la factura electrónica “siempre y cuando” se cuente con la firma digital del comprador o sumandatario debidamente autorizado. En este caso, el timbre fiscal correspondiente deberá agregarse a la copia impresa de la factura digital que se aportará a la demanda junto con el respaldo digital de la original.
Porras también recordó que la aceptación del comprobante electrónico y la firma digital en la factura suscrita por el deudor, comprador o adquirente debe ajustarse para su validez a lo establecido por la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.
“Lo anterior implica que los acreedores, que emitan una factura electrónica a crédito que cumpla con los requerimientos, podrá interponer un proceso monitorio dinerario para la recuperación de los montos adeudados por el comprador o adquirente de servicios”, agregó Porras.
Créditos fiscales
Los créditos tributarios se refieren a los saldos a favor del contribuyente que se han ido generando a lo largo del año.
De cara al cierre fiscal y al pago de impuestos que se aproximan, las empresas pueden sacar provecho de los créditos tributarios para solicitar la devolución, compensación en el pago de otras deudas fiscales y la compensación de saldos a favor entre impuesto de valor agregado (IVA) e impuesto sobre la renta
Los créditos fiscales tienen un plazo de prescripción de cuatro años posteriores a la fecha en que se presentó la declaración o pago que generó el crédito fiscal.
Barboza, de A&B Advisory, explicó que los créditos fiscales pueden aprovecharse mediante una solicitud de devolución o la compensación con deudas tributarias de la misma naturaleza u otro tipo de impuesto.
Por ejemplo, es posible compensar créditos por IVA con impuestos por trámites aduaneros o de la renta, incluso se pueden utilizar para pagar recargos o multas pendientes de pago.
Las compensaciones también pueden mejorar el flujo de efectivo en momentos en que la situación económica así lo requiera, pues se puede solicitar el reintegro de esos recursos.
Para identificar si las empresas tienen créditos fiscales se recomienda:
—Tener claridad sobre los tributos a los que está sujeta la actividad económica de su negocio. Hay algunos que afectan a la gran mayoría de las actividades como IVA o el impuesto sobre la renta, pero algunas empresas deberán considerar otros más específicos como el impuesto a las bebidas o a los productos de tabaco, entre otros.
—Identifique las circunstancias del negocio que dan lugar al crédito tributario. Por ejemplo, en el caso del IVA un contribuyente puede tener crédito a favor como resultado de que sus ventas las realiza a un régimen especial exentos de este impuesto, pero no sucede así en las compras a sus proveedores.
—Realice una estimación del crédito fiscal considerando los alcances de la legislación tributaria vigente.
—Solicite a la administración tributaria un estado de cuenta de sus impuestos con el fin de determinar la existencia de créditos.
El Ministerio de Hacienda dispone del formulario Solicitud de devolución de saldos acreedores (D-402), para la devolución en efectivo de los créditos fiscales, y el formulario Recibo para la compensación de créditos fiscales (D-110) para la utilización de créditos fiscales para el pago de impuestos como el IVA, al consumo, sobre la renta y transferencia de bienes inmuebles, entre otras.
El contribuyente, de la mano de un especialista contable y tributario, puede completar estos formularios y entregarlo en una entidad financiera autorizada. Pero, si la administración tributaria determina que el contribuyente indujo a error, por exigir créditos fiscales inexistentes, se puede dar lugar a una denuncia ante el Ministerio Público.
“Es de suma importancia que los empresarios comprendan estos conceptos que pueden alivianar los pagos que deben realizar a fin de año, en especial en una época de dificultad económica”, agrega Barboza.