El paso de operar en la sede a trabajar en forma remota fue imprevisto para la mayoría de las empresas.
Algunas han venido implementando las recomendaciones de teletrabajo, tanto en términos tecnológicos como en cuánto a las condiciones mismas de esta modalidad de operación.
El Observatorio de Recursos Humanos de Chile, un centro de investigación y capacitaciòn orientado a impulsar la transformación de la gestión de personas en las organizaciones, llamó la atención que ese paso significó un cambio drástico para las empresas.
El desconcierto por lo que ocurre con la pandemia del coronavirus y la economía es tanto para el emprendedor como para los trabajadores.
Para que la gestión del personal no se complique, el Observatorio publicó una guía con 14 recomendaciones, las cuales se las resumimos aquí:
Recuerde
El trabajo remoto no es nuevo. Los chóferes, los agentes vendedores, los técnicos de soporte y otros están acostumbrados a trabajar fuera de la empresa, en algunos casos por semanas.
Confíe en la gente
Quien trabaja bien va a seguir trabajando bien. La situación no es fácil, pero se puede aprovechar para mejorar el modo de trabajar dedicándole tiempo a gestionarlo y a estabilizarlo.
No es un problema de tecnología, sino una cuestión de pautas de gestión, hábitos de trabajo y cultura de confianza y responsabilidad.
Organice el trabajo
Cuando están todos juntos es más fácil creer que se tiene control de lo que están haciendo, es más sencillo reasignar o reorganizar las tareas y suplir sobre la marcha los cambios.
El trabajo remoto tiene una mayor exigencia de planificación, identificando bloques de tareas específicos, estimando la carga de trabajo, compartiendo los objetivos a medio plazo y definiendo con los colaboradores el plan de trabajo, incluyendo indicadores de seguimiento y reporte.
Redescubra la tecnología
Revise cuáles herramientas están a disposición, elija la la más adecuada al tipo de trabajo que harán, asegurándose de la calidad del sonido y de la imagen.
Hay que asegurarse que los colaboradores cuenten con las condiciones necesarias: conexiones por cable o wifi, facilidades para compartir y archivar documentos y ayude al equipo a resolver las dificultades.
Asegure el entorno virtual
Dedique tiempo a que los colaboradores descubran cómo funcionan las herramientas, cuáles facilidades incluyen y que pierdan el miedo. Proponga que cada persona realice alguna función de la herramienta y que la prueben.
Roles claros
Si hay cambio en los roles, las responsabilidades, tareas, objetivos y relaciones asegúrese de que todo queda claro para todos y que si hay alguna duda se comunique.
Comunique el mapa de funcionamiento del equipo en grupo y repaselo en las reuniones individuales.
Motive
Usted es la persona responsable de ayudar al equipo a centrarse en lo que sabe, en lo accionable (pequeñas metas) y reconociendo, agradeciendo y celebrando el compromiso y los logros.
Mantenga las reuniones individuales y en equipo reforzando el aporte de cada uno.
Reuniones dinámicas y ágiles
Organice las reuniones de tal manera que haya una parte informativa y una parte participativa, con normas claras, agenda previamente enviada, y sesiones ágiles y rápidas.
Genere hábitos
Inicie, realice y cierre las reuniones a la misma hora, con el mismo orden y a través de la misma herramienta de conexión.
El cierre debe incluir un retroalimentación positiva o un agradecimiento.
Comunique bien
Las diferencias en comunicación se amplifican con la distancia: hay colaboradores que necesitan más detalle y más orientación o solo requieren que les indiquen el objetivo y pocas instrucciones.
Asegúrese que la información sea compresible para todos, invite a participar en las conversaciones, sea inclusivo y verifique que todos entienden lo mismo.
Cafetería virtual
Crea un espacio informal para el equipo, que sea divertido y donde se hablen de otros temas, cómo están los demás y cuide las relaciones.
Delegue
Establezca un sistema rotativo de organización de reuniones de equipo de manera que todos tengan la oportunidad de convocarlas y dirigirlas.
Ceda el control
Establezca un trabajo por tareas y objetivos cumplidos sin intentar controlar las horas.
Proponga el qué y que los colaboradores definan el cómo.
Dé el ejemplo
Sea estricto con Usted mismo en temas de puntualidad, agilidad, aportación de valor y diversión.
Usted debe ser el modelo a seguir y no abandone a su gente, transmita confianza, organiza el trabajo de forma realista, demuestre comodidad con los nuevos hábitos, dedique tiempo a comunicarse con su gente e interesese por ellos, manteniendo la calma y liderando el aprendizaje.